Associé(e) administratif(ve) et Finance communautaire (Paludisme et C19RM / VIH-TB) - NPSA7 - (2 postes)

BACKGROUND

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. 

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et/ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et/ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectionnés/ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.

BUREAU/UNITÉ/DESCRIPTION DU PROJET

Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est le réseau Mondial de développement des Nations Unies, qui prône le changement et connecte les pays aux connaissances, à l'expérience et aux ressources pour aider les gens à construire une vie meilleure. Nous sommes présents sur le terrain dans 170 pays et territoires, travaillant avec les gouvernements et les populations pour trouver leurs propres solutions aux défis de développement mondiaux et nationaux afin de contribuer à l’autonomisation des vies et à la construction de nations résilientes.

L'Agenda 2030 des objectifs de développement durable (ODD) et l'engagement de ne laisser personne de côté reflètent l'interdépendance des questions de santé et de développement durable telles que l'aggravation des inégalités économiques et sociales, la crise climatique, l'urbanisation rapide, le fardeau persistant du VIH et d'autres maladies infectieuses (par exemple, paludisme, tuberculose, COVID.19), le fardeau croissant des maladies non transmissibles et l’émergence de menaces pour la santé. La portée et l’ampleur de la prestation de santé et de bien-être pour tous exigent des partenariats et des financements innovants.

Le partenariat du PNUD avec le Fonds Mondial (FM), conformément à la stratégie « VIH et santé 2022-2025 du PNUD : « Connecter les points », apporte une contribution essentielle au Plan stratégique 2022-2025 du PNUD, à l'Agenda 2030 pour le développement durable et à l'engagement de ne laissez personne de côté. Sur demande, le PNUD agit en tant que récipiendaire principal (RP) par intérim, travaillant avec les partenaires nationaux et le Fonds Mondial (FM) pour assurer la gestion, la mise en œuvre et la supervision des subventions du Fonds Mondial, tout en renforçant simultanément les institutions et les systèmes de santé pour que les entités nationales assument le rôle de PR au fil du temps. 

Le PNUD joue un rôle important dans le soutien aux résultats en matière de santé en aidant les pays à s'attaquer aux déterminants sociaux, culturels et économiques du VIH et de la santé, en partenariat avec les entités des Nations Unies et d'autres organisations. Cela se fait grâce au travail principal du PNUD visant à réduire les inégalités et l’exclusion sociale qui sont à l’origine du VIH et d’une mauvaise santé, à promouvoir une gouvernance efficace et inclusive de la santé et à construire des systèmes de santé résilients et durables. Le PNUD contribue également, par son rôle de coordination et de rassemblement, à rassembler de multiples partenaires et ressources aux niveaux national et local.

En tant que partenaire de confiance à long terme du FM la proposition de valeur du PNUD consiste à fournir un ensemble intégré de solutions de développement pour renforcer les institutions chargées de fournir des services de santé. Grâce à ses contributions en tant que récipiendaire principal (PR) par intérim et fournisseur d’assistance technique dans plus de 53 pays depuis 2003, la fourniture par le PNUD d’un soutien intégré en matière de politique, de mise en œuvre et de développement des capacités aux pays a produit des résultats significatifs en matière de santé et de développement dans des environnements opérationnels difficiles. La gestion proactive des risques et l'investissement dans la durabilité sont les pierres angulaires de l'approche de gestion de portefeuille du PNUD et de la fourniture d'une assistance technique aux homologues nationaux pendant toutes les phases de mise en œuvre, en renforçant la législation, les politiques et les cadres réglementaires, et en renforçant les capacités dans les domaines fonctionnels clés, y compris la gestion financière, l'information sur les systèmes de la santé, gestion des achats et de la chaîne d’approvisionnement. Au sein du groupe HHD, l'équipe du Partenariat et des systèmes de santé du Fonds Mondial (GFPHST) est une équipe dédiée qui fournit un soutien aux bureaux de pays du PNUD dans la mise en œuvre de programmes de santé et de développement.

Le PNUD fait office de PR intérimaire pour les programmes du FM pour le Burundi depuis le 1er janvier 2018 La subvention actuelle, qui prendra fin en décembre 2023, a été mise en œuvre en étroite coordination avec les partenaires nationaux, notamment les programmes de lutte contre les maladies, la CAMEBU, l’ABREMA, le Laboratoire national, les ONG., les partenaires techniques et les entités des Nations Unies.

Sous la direction et la supervision générales de l'Analyste Financier, l'Assistant Financier Communautaires est responsable de l'utilisation efficace et transparente des ressources financières et de l'intégrité des services financiers pour les programmes de lutte contre le paludisme du Fonds Mondial et C19RM2. L'Assistant Financier analyse et interprète les règles et réglementations financières et propose des solutions à un large éventail de problèmes financiers complexes. Il/elle promeut une approche collaborative et orientée client entre les sous-récipiendaires (SR), les entrepreneurs et les parties prenantes des subventions et doit coordonner et collaborer avec les programmes nationaux, les agences des Nations Unies, les ONG et les partenaires techniques, conformément aux règles et réglementations du PNUD et à l'accord de subvention du PNUD avec le Fonds Mondial. 

L'Associé(e) administratif(ve) et financier(e) travaille en étroite collaboration avec l'équipe de gestion de projet et des opérations du PNUD Burundi pour assurer la mise en œuvre et la supervision réussies des ressources du programme et des performances en matière de gestion financière. Il promeut une approche collaborative, axée sur le client, axée sur la qualité et les résultats dans l'ensemble des sous-financements -les bénéficiaires, les entrepreneurs et les parties prenantes et coordonneront et collaboreront avec les programmes nationaux, les agences des Nations Unies, les ONG et les partenaires techniques.

ÉTENDUE DES TRAVAUX

Assure la mise en œuvre des stratégies de gestion opérationnelle et financière et adapte les processus et procédures en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants :

• Respect total des règles, réglementations et politiques de l'ONU/PNUD et de l'accord de subvention du PNUD avec le Fonds Mondial concernant les activités financières et le système d'enregistrement/de reporting financier ; mise en œuvre de contrôles internes efficaces, bon fonctionnement d'un système de gestion des ressources financières orienté client ;
• Examiner en permanence la situation financière et soutenir l'Unité de gestion du programme (UGP) dans la préparation des prévisions et des demandes de décaissement périodiques à soumettre au Fonds Mondial ;
• Examen et approbation trimestriels des formulaires d'autorisation de financement et de certificat de dépenses (FACE) pour le(s) SR et vérification trimestrielle des dépenses du SR.
• Surveiller régulièrement les rapports d'exceptions financières pour les activités et transactions inhabituelles, enquêter sur les anomalies ou les transactions inhabituelles et informer le superviseur des résultats de l'examen lorsque des réponses satisfaisantes ne sont pas obtenues. Fournir des conseils et des orientations au personnel du bureau de pays du PNUD, aux consultants et au personnel des SR sur la gestion globale des finances et des actifs ;
• Sous la supervision de l’analyste financier, être le point de contact pour la communication avec le Fonds Mondial sur les informations financières du SR et fournir des réponses aux demandes de renseignements (le cas échéant) sur les questions financières émanant du Fonds Mondial, du LFA, du GFP/HST ou du bureau de pays ; et
• Sous la direction du superviseur, soutenir les processus d'audit et d'enquête et assurer le suivi en temps opportun pour garantir que les recommandations sont correctement traitées.

Assure la gestion du programme du Fonds Mondial et le fonctionnement du système optimal de recouvrement des coûts en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants :

• Remplir les sections financières de la mise à jour des progrès et de la demande de décaissement (PUDR) et préparer des prévisions de flux de trésorerie semestrielles et annuelles, ainsi qu'une analyse des écarts de budget et de dépenses pour la période précédente, conformément aux exigences du Fonds Mondial pour soumission au Fonds Mondial. ;
• Révision et finalisation en temps opportun du rapport financier annuel pour la subvention antipaludique et d'autres rapports financiers ad hoc, comme l'exige le Fonds Mondial ;
• Assurer le classement (copie dure et électronique) des rapports financiers des SRs ainsi que leurs dépenses en paiement direct ;
• Transmettre régulièrement aux SRs les pièces justificatives des paiements directs effectués pour leur compte et assurer le suivi de l’enregistrement dans leur comptabilité
• Faire le suivi du compte de TVA des SRs en veillant à l’établissement des demandes de remboursement de la TVA payée et au remboursement de TVA reçu de l’OBR
• Préparation périodique des soldes des fonds du programme, en tenant compte des données fournies par les soldes des fonds du ou des SR afin d'assurer une meilleure prévision des activités, le cas échéant ;
• Préparation en temps opportun des examens du budget du programme et fourniture de justifications pour les demandes de réaffectation/reprogrammation budgétaire (le cas échéant) à soumettre au Fonds Mondial ;
• Préparation et suivi des budgets ; analyse et reporting réguliers sur les approbations budgétaires et la situation d'exécution ;
• Surveiller et garantir que les contributions du Fonds Mondial sont correctement transférées au PNUD en temps opportun.

Assure un contrôle approprié des comptes des programmes du Fonds Mondial en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants :

• Analyse et élaboration de propositions pour le système de contrôle interne des dépenses garantissant que les factures traitées sont appariées et complétées et que les transactions sont correctement enregistrées et comptabilisées dans Quantum. Les avances aux SR, les paiements directs au nom des SR, les demandes de remboursement de voyage et autres paiements sont dûment traités et la réception des biens et services ainsi que l'établissement des régularisations sont correctement effectués conformément aux politiques et procédures IPSAS et du PNUD ;
• Veiller à la clôture ponctuelle des comptes mensuels et de fin d'année des SRs ;
• Actions correctives en temps opportun sur les factures non comptabilisées, y compris les factures comportant des erreurs de vérification du budget, des exceptions de correspondance et des factures non approuvées. Réponse rapide aux demandes du siège pour résoudre les problèmes de données financières ;
• Contrôle des comptes clients pour les programmes du Fonds Mondial et tenue du grand livre général ;
• Contrôle de tous les actifs du/des SRs conformément aux exigences de reporting, règles et réglementations du PNUD et du Fonds Mondial ; et
• Vérifier trimestriellement la liste des actifs des SRs et la comparer au registre des actifs issu de la comptabilité
• Contrôle de l'actif et transfert des stocks une fois le programme terminé.

Assure une bonne gestion de la trésorerie des programmes du Fonds Mondial en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :

• Revue à temps opportun des comptes de trésorerie du SR pour garantir la disponibilité de fonds suffisants pour la mise en œuvre et les décaissements appropriés ;
• Examiner en temps opportun le budget du projet et la disponibilité des liquidités dans Quantum et garantir que les transactions sont correctement enregistrées ;
• Identifier et suivre   en temps opportun des décaissements reçus du Fond Mondial
• Préparation en temps opportun des prévisions mensuelles de flux de trésorerie à l'usage du superviseur ; et
• Agit à titre de caissier pour les transactions sur place. 

Assure la facilitation du renforcement des capacités ainsi que du développement et du partage des connaissances, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Sous la direction de l'analyste financier, soutient le processus d'évaluation des capacités et l'élaboration de plans de renforcement des capacités et de transition dans le domaine de la gestion financière et de la gestion des actifs ainsi que la mise en œuvre et le suivi du plan ;
• Développer des outils, des procédures opérationnelles standard et des documents d'orientation à l'usage de l'UGP et des SRs ;
• Synthétiser les leçons apprises et les meilleures pratiques en matière de gestion financière et d'actifs ;
• Participer activement au réseau du PNUD et à d'autres réseaux externes pertinents pour promouvoir les programmes et représenter le PNUD dans les réunions techniques pertinentes, les groupes de travail aux niveaux national, régional et Mondial et rassemble les leçons apprises pour les appliquer aux programmes ;
• Identifier et soutenir le développement de communications (imprimées, vidéo) mettant en évidence les principales réalisations en matière de gestion financière, les meilleures pratiques et les leçons apprises et contribue au partage d'informations avec le ministère de la Santé, les sous-récipiendaires, les entités des Nations Unies, les partenaires financiers et techniques, le Fonds Mondial et le MAC ;
• Capacité à représenter le PNUD et le projet lorsque cela est nécessaire, et à agir en tant que responsable des programmes, si nécessaire.

Toute autre activité assignée par l'Analyste financier.

ARRANGEMENT INSTITUTIONNEL

L’Associé(e) Administratif(ve) et Financier(e) rendra compte à l’Analyste Financier, et travaillera en étroite collaboration avec l'équipe de gestion de projet et des opérations du PNUD Burundi.

COMPÉTENCES

Gestion du Personnel

N/A