Assistant Point Focal Finances & Actifs

Details

Mission and objectives

UNDP works in about 170 countries and territories, helping to eradicate poverty, reduce inequalities and exclusion, and build resilience so countries can sustain progress. As the UN’s development agency, UNDP plays a critical role in helping countries achieve the Sustainable Development Goals.

Context

Sous la direction et la supervision du spécialiste des finances, l'assistant aux actifs est responsable de la surveillance de tous les actifs des subventions dans le cadre d'un accord de garde temporaire avec les partenaires. Il/elle veille à ce que les registres des actifs soient bien tenus et que les partenaires soumettent en temps opportun des rapports sur tous les actifs conformément aux exi-gences des politiques du PNUD, y compris la politique relative aux actifs et les accords SR. Le poste favorise une approche orientée client, conforme aux règles et réglementations du PNUD et du Fonds Supervision, initiation, orientation et devoir de protection des Volontaires des Nations Unies (Rôles et responsabilités des organizations d'accueil). Les Volontaires des Nations Unies devraient bénéficier du devoir de protection et de diligence de l’entité hôte égal à celui de tout son personnel. L’appui de l'entité hôte au Volontaire des Nations Unies inclut, mais n'est pas limité à : • Des séances d'information préliminaires sur l'organisation et sur le contexte professionnel y compris la sécurité, les procédures d'urgence, les bonnes pratiques culturelles et l'orienta-tion vers l'environnement local ; • Un appui administratif à l’arrivée, y compris l’ouverture de comptes bancaires, les de-mandes de permis de séjour et autres démarches officielles requises par le gouvernement hôte ou l'entité hôte ; • Une orientation, un mentorat et un encadrement adéquats par un superviseur, y compris la provision d’un plan de travail clair et d’une évaluation de performance ; • L'accès à l'espace de bureau, aux équipements de bureau, l’appui informatique et à tous les autres systèmes et outils requis pour atteindre les objectifs de l’affectation, y compris une adresse électronique de l'entité hôte ; • L’accès aux connaissances institutionnelles, ainsi qu’aux programmes de formation et d'apprentissage de l'entité hôte ; L’inclusion du volontaire dans le plan de sécurité ; • La gestion de ses congés ; • Des indemnités journalières de subsistance pour les voyages officiels, le cas échéant ; • Tous les changements apportés à la description de l'affectation entre le recrutement effec-tif du Volontaire des Nations Unies et son arrivée sur son lieu d’affectation ou pendant l’affectation doivent être officialisés avec le Programme des Volontaires des Nations Unies.

Task description

Sous la supervision directe du Spécialiste Finance le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes : 1. S’assurer que toutes les immobilisations sont incluses dans l'inventaire des immobilisations RP et SR. Le cas échéant, assurer la mise à jour des rapports d'inventaire précédents, c'est-à-dire : rapport Deloitte, enquêter sur tout écart avec les inventaires récents. 2. S'assurer que tous les types d'immobilisations sont pris en compte en ce qui concerne l'entretien, l'assurance, l'utilisation et pas seulement les véhicules... c'est-à-dire la maintenance informatique tout en suivant spécialement la flotte des véhicules ainsi que leur maintenance 3. S’assurer de la mise à jour trimestrielle du registre des immobilisations dans Tompro au niveau des SRs et de la constitution des copies dures des documents support. 4. Assurer le respect des règles du PNUD et des directives du GF sur la gestion des immobilisations. 5. Renforcement des capacités de tous les SR et SSR en matière de gestion des immobilisations. 6. Superviser la bonne tenue du registre des immobilisations en enregistrant les informations relatives aux immobilisations et en veillant à l’exactitude et à l’intégrité de ces informations 7. Assurer le suivi précis des immobilisations existantes, mettre en œuvre et suivre le processus périodique d’inventaire semestriel et annuel physique. 8. Examiner, documenter et améliorer les directives et instructions existantes pour les processus liés aux immobilisations 9. Veiller à ce que le transfert de nouveaux actifs du RP aux SRs soit correctement documentés et que de détails soient fournis aux SR pour mettre à jour leur registre d’actifs. 10. S’assurer de l’exactitude et de l’intégrité de l’information contenue dans le registre des immobilisations en surveillant le système de contrôles établi et en mettant en place un formulaire (dument approuvé par les personnes habilités) pour l’enregistrement des immobilisations ; 11. Produire trimestriellement un rapport détaillé des actifs de chaque SR, tout en faisant ressortir les nouveaux actifs mis à disposition au cours de la période avec leur cout d’acquisition, les transferts vers d’autres emplacements/dépositaires ainsi que les actifs perdus, volés ou endommagés. Ce rapport devra montrer si une maintenance a été effectuée et toutes les vérifications des biens matériels effectuées par les SR au cours de la période de présentation des rapports. 12. Imprimer le rapport hebdomadaire du suivi des véhicules (vehicle cracking) et le partager avec le superviseur et la direction 13. En cas de perte d’actifs due à un vol ou à des dommages, veiller à ce que les cas soient correctement signalés, documentés et examinés conformément aux directives du PNUD aux fins de l’aliénation des biens et/ou des mesures de recouvrement financier. 14. Toute autre tâche connexe pouvant être requise ou assignée par le superviseur. En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés : • Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre. • Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil. • Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles. • Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc. • Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation ; • Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.