Business Support Assistant à l'Administration SSA4

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) des Nations-Unies célèbre et embrasse la diversité.Il s'engage à respecter le principe de l'égalité des chances en matière d'emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans distinction de race, de couleur, de nationalité, d'origine ethnique ou sociale, d'information génétique, de sexe, d'identité et/ou d'expression sexuelle, d'orientation sexuelle, de religion ou de croyance, de statut VIH, de handicap physique ou mental.

Les candidatures des personnes souffrant d'handicap physique sont vivement encouragées.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Intitulé du Poste : Business Support Assistant (BSA) à l’Administration

Grade/Type de contrat : SSA4

Lieu d'affectation : Bujumbura

Durée : 11 mois

Unité : Administration

Date limite de dépôt des candidatures : 09 février 2024

A PROPOS DU PAM

Le Programme alimentaire mondial des Nations unies est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre la faim zéro à notre époque. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour faire en sorte qu'aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Situation du pays

Ces postes sont à pourvoir dans des bureaux de pays, des bureaux régionaux ou au Siège. Les titulaires peuvent soit assurer des fonctions d'appui administratif centralisé et relever de l'Adjoint(e) à la gestion, soit fournir un appui administratif aux équipes dépendant hiérarchiquement du ou de la Responsable de l'unité ou du de la Chef du service, ou de son ou sa suppléant(e). Lorsque ces postes apportent un soutien dans un secteur d'activité précis, ils peuvent relever du ou de la Responsable de l'unité considérée, du de la Chef de service, ou de son ou sa suppléant(e).  
Le rôle majeur du Business Support Assistant consistera essentiellement à effectuer des tâches courantes d'aide à la gestion dans un domaine d'activité spécialisé pour contribuer à une fourniture efficace des services.   

OBJET DU POSTE

Ce poste est basé à Bujumbura et le/la titulaire relèvera de l'Associé(e) a l’Administration – Chef de Section Administration. À ce niveau, le travail est effectué sous une supervision minimale. 
On attend du/de la titulaire qu'il/elle produise des travaux structurés et précis, et mène des activités spécifiques d'aide à la gestion. Il/Elle peut donner des orientations sur les pratiques courantes à d'autres membres du personnel moins expérimentés travaillant dans leur domaine d'activité.
 

RESPONSABILITÉS CLÉS (non exhaustives)

1. Réunir des informations en suivant des orientations claires pour aider d'autres membres du personnel à rédiger des documents et à établir des rapports.
2. Assurer des prestations de révision et de relecture de documents standard pour contribuer à l'élaboration de documents précis. 
3. Se charger de la gestion de certains systèmes et fichiers standard pour s'assurer que les informations sont fiables et que le service concerné y a accès facilement.
4. Repérer des anomalies simples dans les statistiques et les données, comme des informations manquantes, et les faire remonter au niveau supérieur pour aider les bénéficiaires des services dans leur travail.
5. Travailler avec des personnes d'horizons divers, en recueillant des informations en retour le cas échéant pour fournir une aide à la gestion au personnel.
6. Accomplir toute autre tâche demandée en relation avec le poste.  

NIVEAU DE QUALIFICATION ET D’EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE MINIMAL REQUIS :

FORMATION :

Achèvement des études secondaires au minimum.

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE :

- Avoir deux années d’expérience administrative. Avoir travaillé au sein du système des Nations Unies de préférence le PAM serait un atout.
- Capacité à analyser des informations diverses et à élaborer des recommandations.

CONNAISSANCES ET COMPETENCES:

- Aptitude à la mise en place d’une base de données de services d’administration (protocole, carburant, déplacements et autres)
- Aptitude à la création de la plateforme de rapports mensuels d’administration.
- Soutien à la mise à jour de la plate-forme de gestion des connaissances de l’unité d’administration, mise à jour de tous les documents pertinents.
- Aptitude à fournir un appui au coordonnateur de la gestion des voyages dans les bureaux de pays au sein de l’administration.
- Aptitude à fournir un soutien aux installations, au traitement des factures et à l’administration générale point focal.
- Aptitude à fournir un soutien au point focal du carburant, du transport et de la gestion des actifs dans les bases de données du PAM comme GEMS, WINGS, FMS, FUEL APP  
- Rompu(e) à l'utilisation du matériel de bureau et de progiciels tels que Microsoft Word/Excel.
- Connaissance des procédures et des méthodes courantes à appliquer pour mener à bien le travail demandé sous une supervision minimale. 
- Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d'informations avec des personnes d'horizons divers.
- Aptitude à repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attention particulière.
- Aptitude à donner des orientations ou à assurer une formation élémentaire en cours d'emploi à des membres du personnel moins expérimentés.

CONNAISSANCES LINGUISTIQUES:

- Maîtrise du Français oral et écrit. Connaissance de l'Anglais serait un atout.

CONDITIONS GÉNÉRALES

Les candidats sont priés de créer un compte dans le système de recrutement électronique du PAM avant de postuler. Veuillez également inclure votre CV accompagné d'une lettre de motivation, soulignant votre motivation et votre aptitude à occuper ce poste vacant, dans le cadre d'une candidature en ligne.

- Veuillez-vous assurer que votre candidature contient des informations exactes et complètes sur les qualifications académiques, les antécédents professionnels et les compétences linguistiques. - Le PAM appliquera un processus de sélection rigoureux et transparent comprenant une évaluation approfondie des compétences techniques afin de s'assurer que les meilleurs candidats sont sélectionnés pour le poste. - Seuls les candidats présélectionnés seront invités à passer un test écrit et un entretien.

LE PAM NE PERÇOIT PAS DE FRAIS À QUELQUE STADE QUE CE SOIT DU RECRUTEMENT ET NE DEMANDE PAS D'INFORMATIONS BANCAIRES.

DATE DE FIN D'AFFICHAGE

LA DATE LIMITE DE PUBLICATION DE CETTE OFFRE EST FIXEE AU 09 FEVRIER 2024 à 23h59. 

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Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l’égard de comportements tels que la fraude, l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus de pouvoir et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront respecter les normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse des antécédents en interne ou par l’intermédiaire de tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des renseignements supplémentaires dans le cadre de l’exercice de vérification. Une fausse déclaration des informations fournies au cours du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.

Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l’offre. Toute demande de paiement doit être refusée et signalée aux autorités locales chargées de l’application de la loi pour que des mesures appropriées soient prises.