Assistant(e) Administratif(ve) NPSA5, Bujumbura Burundi

BACKGROUND

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. 
 
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectionnés /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents. 

 

OFFICE/UNIT/PROJECT DESCRIPTION

Le Bureau du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) au Burundi est un partenaire clé du Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme (le Fonds mondial) et joue le rôle de Récipiendaire Principal des nouvelles subventions. Dans son rôle de Récipiendaire Principal, le Bureau Pays est responsable de la gestion financière et programmatique de la subvention du Fonds mondial ainsi que des achats de produits pharmaceutiques. Dans tous les domaines de mise en œuvre du projet, le Bureau Pays fournit des services de développement des capacités aux institutions compétentes, sous-bénéficiaires et partenaires opérationnels.

Pour la mise en œuvre du programme Fonds mondial, le PNUD Burundi met en place une unité de gestion de programme (UGP) qui coordonnera la mise en œuvre des projets et fournira des directives générales sur les règles et procédures du Fonds mondial à tous les sous-récipiendaires participant à la mise en œuvre du projet.

Le Bureau du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) au Burundi recrute un(e) Assistant(e) Administratif (ve) pour appuyer l’UGP.

Sous la supervision directe du Coordonnateur de Projet, l’Assistant (e) Administratif (ve) appuie avec efficacité, qualité et constance le suivi et la gestion des activités des projets VIH/TB et paludismes financés par le Fonds Mondial.

Il/elle travaille en étroite collaboration avec le personnel de l’équipe de gestion des projets Fonds mondial afin d’appuyer la bonne exécution des activités.

 

SCOPE OF WORK

Sous la direction du Coordonnateur du Projet Fonds Mondial, l’Assistant(e) Administratif (ve) appuie avec efficacité et qualité les activités du projet Lutte contre le Paludisme financé par le Fonds Mondial de Lutte contre le SIDA, la Tuberculose et le Paludisme.

L’Assistant(e) Administratif travaillera en étroite collaboration avec le personnel de l’équipe de gestion du projet Fonds Mondial et aura à assumer les responsabilités suivantes :

Appui au fonctionnement efficace et efficient du projet ; Sous la direction du Coordonnateur du Projet Fonds Mondial, l’Assistant(e) Administratif (ve) appuie avec efficacité et qualité les activités du projet Lutte contre le Paludisme financé par le Fonds Mondial de Lutte contre le SIDA, la Tuberculose et le Paludisme.

L’Assistant(e) Administratif travaillera en étroite collaboration avec le personnel de l’équipe de gestion du projet Fonds Mondial et aura à assumer les responsabilités suivantes :

• Appui au fonctionnement efficace et efficient du projet ;
• Appui aux services administratifs et logistiques ;
• Facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances.

Assure le fonctionnement efficace et efficient du projet en assurant la réalisation des résultats suivants :

• Crée les réquisitions pour le compte du projet ;
• Organise les réunions internes et externes du projet (participants, salle, pause-café, équipements de réunion) et rédige les comptes rendus ;
• Assure les correspondances relatives aux activités du projet ;
• Rédige les correspondances;
• Traduit les rapports en français/anglais selon le besoin ;
• Répond aux demandes d’informations du Siège et du Fonds Mondial ;
• Assure la dissémination régulière des documents et des informations au niveau des Bénéficiaires Secondaires et des partenaires du projet ;
• Assure la coordination de la circulation des informations entre le projet et le PNUD;
• Assure la gestion des appels téléphoniques entrant et sortant ;
• Prépare les missions du personnel, les retraites et autres visites ;
• Produit les drafts de correspondance sur demande des superviseurs, mise en forme de documents ;
• Assure l’entretien du système d’archivage et de classement des documents;
• Assure un système efficient de classement (électronique et papier) de tous les courriers entrant et sortant et des autres dossiers du projet en veillant à la confidentialité des informations.

Fournit l'appui administratif et logistique efficace, en assurant la réalisation des résultats suivants :

• Assure la gestion des stocks des fournitures de bureau ;
• Assure la coordination des inventaires du projet et transmission périodique des informations à l’Unité Procurement du PNUD ;
• Assure le suivi de la maintenance des systèmes bureautique et informatique du projet, en collaboration avec les unités des services généraux et des technologies de l’information du PNUD ;
• Assure la gestion des absences du personnel en qualité de leave monitor;
• Assure toute autre tâche selon les besoins et sur demande du superviseur

Facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances :

• Participe aux formations destinées au personnel du projet ;
• Contribue aux réseaux de partage de connaissance et de pratiques.

Compétences générales :

• Démontre un engagement envers la mission, la vision et les valeurs du PNUD ;
• Fait preuve d’adaptabilité et d’aptitude à travailler dans un environnement multiculturel ;
• Démontre /préserve des valeurs d’éthique et d’intégrité ;
• L’auto-développement, la prise d’initiative ;
• Esprit d’équipe et facilite le travail d’équipe ;
• Une aptitude à travailler en équipe dans un environnement multiculturel et multi ethnique avec la sensibilité et le respect de la diversité ;
• Une bonne capacité interpersonnelle ;
• Avoir une bonne capacité rédactionnelle.

Compétences fonctionnelles :

Gestion des connaissances et de l’apprentissage

• Démontre une culture du partage des connaissances et de l’expérience ;
• Travaille activement dans le cadre d’un processus d’autoformation continu, suit un plan de formation personnel et met en pratique les connaissances nouvelles acquises.

Développement et Efficacité opérationnelle :

• Capacité à accomplir une gamme variée de tâches liées à la gestion axée sur les résultats, y inclus la collecte et la vérification des données sur les programmes/projets, l’entrée des données en ATLAS, la préparation des révisions, le classement et la fourniture d’informations.
• Capacité à appuyer la revue et la révision des processus de travail et la mise en place de nouveaux systèmes, y inclus ceux basés sur les technologies de l’information.

Gestion et Leadership :

• Orienté sur les résultats et répond positivement aux critiques.
• Travaille de manière dynamique et constructive.
• Aptitude à travailler sous la pression des délais et des résultats.

 

INSTITUTIONAL ARRANGEMENT

Identify the direct supervisor (s) the Contractor and attach a general overview (or Organigram) in an Annex to show the position of this function within the office and unit structure (without indicating names of individuals). – BDI GF-PMU Organogram Attached

 

COMPETENCIES

Complete the Competencies section for each set of competencies as follows:

• Core – applicable to all personnel. Select the relevant level for each competency based on the required behaviours.
• People Management – if the personnel has people management responsibilities, insert the standard text with the link to the people management competencies list. 
• Cross-functional & Technical : Insert up to 7 competencies from the approved UNDP Cross-functional & Technical competencies list uploaded on the the competency framework site.

Core

Achieve Results:       

LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline

Think Innovatively: 

LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements

Learn Continuously:

LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback

Adapt with Agility:  

LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible

Act with Determination:     

LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident

Engage and Partner:

LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships

Enable Diversity and Inclusion:     

LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination

 

People Management (Insert below standard sentence if the position has direct reports.)

UNDP People Management Competencies can be found in the dedicated site.

 

Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies)

Administration & Operations        

Documents and records management

Overall document (hard or electronic) management. registry and retention policy including storing and archiving

Inventory management          

Each office to ensure sufficient inventory items are available for use as well as reporting for items which are beyond the corporate threshold of $5K and above

Registry & correspondence management     

Ability to collect, register, maintain and deliver mail and UNDP pouch; ability to manage archives

Events management (including retreats, trainings and meetings)     

Ability to manage events, including venue identification, accommodation, logistics, catering,

transportation, and cash disbursements, etc

Please refer to the competency framework site for the entire list of competencies and further explanations

 

MINIMUM QUALIFICATIONS OF THE SUCCESSFUL NPSA

Min. Academic Education               

• L’obtention d’un diplôme d’études secondaires
• Etre titulaire d’un baccalauréat ou équivalent en Gestion Administrative, Secrétariat, Bureautique ou dans tout autre domaine apparenté sera dûment pris en considération

Min. years of relevant Work experience               

• Un minimum de 5 avec un diplôme d’études secondaires ou 2 ans avec un baccalauréat d’expérience en administration et finances ou dans le domaine fonctionnement des programmes sont requis

Required  skills and competencies             

• Professionnelle 3 ans d’expérience pertinente dans le domaine de l’administration ou du secrétariat administratif sont requis au niveau local ou international ;
• Posséder une excellente maîtrise des logiciels de bureautique (MS Word, Excel, PowerPoint), une bonne connaissance des logiciels de base de données et une connaissance pratique d’internet

Desired additional skills and competencies                       

• Connaissance pratique de l’anglais un atout.

Required Language(s) (at working level)              

• Excellente maîtrise du français ;

Professional Certificates     

• If required for specific services. For example: ACCA, CIPS, CISCO, etc.

 

TRAVEL:     

• Periodic travel within and outside the country will be required to support the GF-PMU related meetings/workshops/trainings. 

THE FOLLOWING DOCUMENTS SHALL BE REQUIRED FROM THE APPLICANTS:

 

• Personal CV or P11, indicating all past positions held and their main underlying functions, their durations (month/year), the qualifications, as well as the contact details (email and telephone number) of the Candidate, and at least three (3) the most recent professional references of previous supervisors. References may also include peers.
• A cover letter (maximum length: 1 page) indicating why the candidate considers him-/herself to be suitable for the position.
• Managers may ask (ad hoc) for any other materials relevant to pre-assessing the relevance of their experience, such as reports, presentations, publications, campaigns or other materials.

ANNEXES TO THE TOR

• Links to any relevant (non-confidential) materials that may help candidates gain a better understanding of the office/unit/project context.
• Organigram of the office/unit/project indicating the position of the function.

 

DISCLAIMER

Les candidatures féminines sont fortement encouragées. 

Informations importantes pour les candidats 

Tous les postes dans les catégories NPSA sont soumis à un recrutement local. 

Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD 

Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance.  Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d'autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires. 

Diversité de la main-d'œuvre 

Le PNUD s'engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines. 

Scam warning 

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d'un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d'être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.