Background

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectionnés /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents

Office/Unite/Project Description

Dans le cadre du Programme de Coopération (CPD) 2019-20123, le PNUD, en concertation avec différents ministères dont celui de la Justice, de l’Intérieur, de la Décentralisation, de la Fonction Publique et de la Bonne Gouvernance a formulé un Programme opérationnel sur l’amélioration de l’Accès aux Services Administratifs et Judiciaires, PASD.

Le Programme vise l’amélioration de l’accès équitable (en tenant compte des besoins spécifiques des hommes, des femmes et des groupes vulnérables) aux services publics administratifs et judiciaires et aux droits notamment aux niveaux provincial et local, à travers l’autonomisation des citoyens et le renforcement des capacités techniques et opérationnelles de délivrance des services et des mécanismes de redevabilité.

Le Programme prévoit deux résultats. Le résultat 1, est que les populations locales des zones d’intervention, particulièrement les femmes et les groupes vulnérables sont mieux outillés pour demander les services essentiels et réclamer les droits fondamentaux.  Le résultat 2 est que Les institutions administratives, judiciaires ainsi que les collectivités locales ont des capacités techniques/opérationnelles accrues pour fournir des services de qualité et de proximité à la population, en tenant compte des besoins spécifiques des femmes et des groupes vulnérables. Dans le cadre de ce résultat, le projet met l’accent sur le renforcement des capacités des entités locales en charge de la délivrance des services administratifs et judiciaires comme les communes et les juridictions.

Le projet travaille en étroite collaboration et sous la tutelle des ministères sectoriels concernés par les différents services.  Aussi, le projet travaille avec les acteurs de la société civile, surtout ceux œuvrant dans la promotion des droits des groupes souvent laissés pour compte comme les Batwa, les personnes vivant avec handicap, les prisonniers, les rapatriés, etc., en vue du respect du principe de « Leave No One Behind » qui est un principe clé dans la mise en œuvre des ODDs.

En principe, le projet est mis en œuvre directement par le PNUD, mais pour certaines activités certaines activités qui sont d’ordre trop légalien, le PNUD signe des Lettres d’Accord (LoA) avec les Ministères et entités étatiques sectoriels. Un suivi financier et administratif de la mise en œuvre de ces lettres d’accord et aussi de la modalité en exécution directe s’impose, afin de s’assurer que les fonds du PNUD sont en train d’être affectés et dépensés selon les règles et procédures en la matière.   C’est dans ce cadre que le PNUD voudrait recruter - un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) pour le Projet afin d’appuyer dans la mise en œuvre des modalités de gestion du Projet.  

Duties and Responsibilities

Scope of Work

Sous la supervision directe du Chef de Projet PASD et la coordination de la Cheffe d’Unité Gouvernance et Etat de Droit, et en étroite collaboration les experts sectoriels du projet, le/la assistant/e administratif/ve et financier/e s’acquittera des tâches suivantes :

  • Assurer le suivi et l’application des procédures et réglementations financières du PNUD;
  • Participer à l’élaboration et à la formulation des budgets du projet  ;
  • Assurer le suivi financier des partenaires de mise en œuvre des activités,
  • Gérer les véhicules et les fournitures de bureaux pour les trois provinces.

Dans ce cadre, le titulaire du poste assumera les responsabilités suivantes :

  • S’assurer que les processus financiers, les enregistrements et rapports financiers sont conformes aux règles et à la règlementation du PNUD ;
  • Mettre en œuvre les recommandations des audits ; mettre en place un cadre de contrôle interne efficace ;
  • Collecter les données détaillées pour le Plan de Travail Annuel ; présenter des informations pertinentes en vue de l’élaboration des budgets en s’assurant de la conformité aux objectifs du Programme ;
  • Préparer les demandes de paiement pour les avances consenties aux partenaires dans le cadre de la mise en œuvre des Projets, assurer le suivi de l’exécution financière des ressources allouées et procéder à la vérification des états financiers et en particulier des pièces justificatives soumises ;
  • S’acquitter des tâches comptables diverses concernant les opérations quotidiennes et périodiques: préparation des demandes de paiement, établissement des éléments de rapports financiers périodiques, des rapports d’étapes et des rapports de fin des échéances financières qui sont présentés aux bailleurs de fonds ;
  • S’assurer que les documents de support des paiements sont complets avant leur transmission aux Finances pour finalisation ;
  • Maintenir un système de contrôle des dépenses internes pour s`assurer que les vouchers sont correctement saisis, que les transactions sont correctement enregistrées et saisies dans ATLAS/QUANTUM, que tous les paiements sont effectués ;
  • Vérifier dans ATLAS/QUANTUM l’exactitude des données bancaires du fournisseur, de la méthode de paiement, du COA et effectuer les contrôles nécessaires pour éviter une duplication dans les paiements ;
  • S’assurer que les conditions et les modalités de paiement soient conformes aux Purchase Orders et aux contrats pour les paiements avec PO ;
  • Initier les écritures de correction (régularisation dans le journal comptable) ainsi que les écritures de correction des paiements ;
  • S’assurer du renouvellement de l’assurance des véhicules et de leur entretien régulier et procéder à la vérification de l’enregistrement des déplacements ;
  • Gérer les approvisionnements de fournitures de bureau et du carburant comprenant la mise à jour des fiches de stocks ;
  • Classer et archiver les documents administratifs et  financiers ;
  • Assurer la gestion des absences de tout le personnel de projet en qualité de leave monitor ;
  • Assurer toute autre tâche selon les besoins et sur demande du coordinateur de programme.

Impact des résultats

  • Les résultats clés du poste auront un impact clé sur le bon déroulement des opérations et l’atteinte des objectifs du PASD. La performance adéquate des services aura un impact sur l’image du PNUD dans le Pays.
 

Compétences générales :

  • Démontre un engagement envers la mission, la vision et les valeurs du PNUD;
  • Fait preuve d’adaptabilité et d’aptitude à travailler dans un environnement multiculturel ;
  • Démontre /préserve des valeurs d’éthique et d’intégrité ;
  • L’auto développement, la prise d’initiative ;
  • Esprit d’équipe et facilite le travail d’équipe ;
  • Une aptitude à travailler en équipe dans un environnement multiculturel et multi ethnique avec la sensibilité et le respect de la diversité ;
  • Une bonne capacité interpersonnelle ;
  • Avoir une bonne capacité rédactionnelle.

Compétences fonctionnelles :

Gestion des connaissances et de l’apprentissage

  • Démontre une culture du partage des connaissances et de l’expérience ;
  • Travaille activement dans le cadre d’un processus d’autoformation continu, suit un plan de formation personnel et met en pratique les connaissances nouvelles acquises.

Développement et Efficacité opérationnelle : 

  • Capacité à accomplir une gamme variée de tâches liées à la gestion axée sur les résultats, y inclus la collecte et la vérification des données sur les programmes/projets, l’entrée des données en ATLAS/QUANTUM, la préparation des révisions, le classement et la fourniture d’informations.
  • Capacité à appuyer la revue et la révision des processus de travail et la mise en place de nouveaux systèmes, y inclus ceux basés sur les technologies de l’information.

Gestion et Leadership :

  • Orienté sur les résultats et répond positivement aux critiques.
  • Travaille de manière dynamique et constructive.
  • Aptitude à travailler sous la pression des délais et des résultats.

Institutional Arrangement

Identify the direct supervisor (s) the Contractor and attach a general overview (or Organigram) in an Annex to show the position of this function within the office and unit structure (without indicating names of individuals)- PASD organigram Attached.

Competencies

  • Core – applicable to all personnel. Select the relevant level for each competency based on the required behaviours.
  • People Management – if the personnel has people management responsibilities, insert the standard text with the link to the people management competencies list. 
  • Cross-functional & Technical : Insert up to 7 competencies from the approved UNDP Cross-functional & Technical competencies list uploaded on the the competency frameworksite
Minimum Qualifications of the Successful NPSA

Core

Achieve Results:

LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline

Think Innovatively:

LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements

Learn Continuously:

LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback

Adapt with Agility:

LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible

Act with Determination:

LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident

Engage and Partner:

LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships

Enable Diversity and Inclusion:

LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination

People Management (Insert below standard sentence if the position has direct reports.)

UNDP People Management Competencies can be found in the dedicated site.

Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies)

Thematic Area

Name

Definition

Administration & Operations

Documents and records management

Overall document (hard or electronic) management;

registry and retention policy including storing and

archiving

Inventory management

Each office to ensure sufficient inventory items are

available for use as well as reporting for items which

are beyond the corporate threshold of $5K and above

Registry & correspondence

management

Ability to collect, register, maintain and deliver mail

and UNDP pouch; ability to manage archives

Events management (including

retreats, trainings and meetings)

Ability to manage events, including venue

identification, accommodation, logistics, catering,

transportation, and cash disbursements, etc

Min. Academic Education

Au moins un Diplôme de niveau A1 en gestion administrative, Secrétariat, bureautique ou dans tout autre domaine apparenté est exigé.

Min. years of relevant Work experience

  • Un minimum de 5 ans d’expérience dans le domaine de l’administration ou du secrétariat administratif est exigé
  • Expérience dans l’utilisation de l’Informatique (MS Word, Excel, Power point, Outlook, etc.) et une connaissance avancée des tableurs et bases de données, une expérience dans l’utilisation de sites WEB basés sur les systèmes de gestion ainsi qu’une bonne maitrise des logiciels de gestion financière, de préférence PeopleSoft est exigé
  • Maîtrise du français et connaissance de l’anglais est exigé
  • Diplôme de niveau Licence en gestion administrative, Secrétariat, bureautique ou dans tout autre domaine apparenté serait un atout.
  • Expérience dans une organisation internationale et/ou expérience des mécanismes de gestion du système des Nations Unies constitue(nt) un avantage certain serait un atout
  • Une connaissance de IPSAS et/ou de IFRS est souhaitable

Required  skills and competencies

Core

Innovation

Ability to make new and useful ideas work

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

Leadership

Ability to persuade others to follow

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

People Management

Ability to improve performance and satisfaction

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

Communication

Ability to listen, adapt, persuade and transform

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

Delivery

Ability to get things done

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

Technical/Functional

Primary

Social Determinants of Health

Understanding and practical experience of social determinants of health and the ability to apply them to strategic and/or practical situations

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

Monitoring and Evaluation

Knowledge of methodologies, assessment tools, systems and apply practical experience in planning, monitoring, evaluating and reporting and ability to apply to practical situations

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

Capacity Development

Ability to strengthen and maintain the capabilities of individuals, societies, organizations and governments to set and achieve development objectives over time

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

Partnerships

Ability to engage with other agencies, donors and other development stakeholders and forge productive working relationships

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

Secondary

Knowledge Management

Ability to efficiently handle and share information and knowledge

  • Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully
 

Desired additional skills and competencies
  • Diplôme de Licence en gestion administrative, Secrétariat, bureautique ou dans tout autre domaine apparenté constitue un atout
  • Expérience dans une organisation internationale et/ou expérience des mécanismes de gestion du système des Nations Unies constitue(nt) est un avantage certain
  • Une connaissance de IPSAS et/ou de IFRS est souhaitable
  • Bon niveau d’anglais serait un atout ; 

Required Language(s) (at working level)
  • Maîtrise du français et connaissance de l’anglais est exigé

Professional Certificates

If required for specific services. For example: ACCA, CIPS, CISCO, etc.

Travel:

a) Periodic travel within and outside the country will be required to support the Programme PASD related meetings/workshops/trainings.  

Dislaimer

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Informations importantes pour les candidats

Tous les postes dans les catégories NPSA sont soumis à un recrutement local.

Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD

Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance.  Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d'autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

Diversité de la main-d'œuvre

Le PNUD s'engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.

Scam warning

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d'un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d'être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.

At Impactpool we do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify. Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.