Associe(e) au Programme charge(e) de paiement FLA CP et Rapport FT G6

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Le PAM célèbre et embrasse la diversité. Elle s’engage à respecter le principe de l’égalité des chances en matière d’emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler indépendamment de la race, de la couleur, de l’origine nationale, de l’origine ethnique ou sociale, des informations génétiques, du sexe, de l’identité et/ou de l’expression de genre, de l’orientation sexuelle, de la religion ou des convictions, du statut VIH ou du handicap.

A PROPOS DU PAM

Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire au monde qui lutte contre la faim dans le monde.  La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro de notre vivant.  Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour veiller à ce qu’aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent accéder aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.

QUALIFICATIONS STANDARD MINIMALES REQUISES

Education: Completion of secondary school education. A post-secondary certificate in the related functional area.
Language: Fluency in both oral and written communication in the UN language in use at the duty station and in the duty station’s language, if different.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Le Plan Stratégique Pays Intérimaire 2022-2024 du PAM pour le Burundi s'attaque aux défis et lacunes en matière de lutte contre la faim, identifiés dans le cadre d'un processus consultatif avec le gouvernement ainsi que d’autres parties prenantes. Au Burundi, le produit intérieur brut par habitant est le deuxième le plus bas au monde, et près de 65% de la population vivent dans la pauvreté. Le PAM étend ses activités novatrices aux interventions visant à sauver des vies, à l'appui aux petits exploitants agricoles et aux marchés agro-alimentaires, au renforcement de la résilience et à la lutte contre la dénutrition. Le PAM s'emploie à intégrer les filets de sécurité dans le système de protection sociale, contribuant à des progrès durables vers la réalisation de la faim zéro. Cela englobe le soutien aux politiques nationales et le renforcement des systèmes et des institutions. Ce Plan Stratégique Pays Intérimaire met un accent particulier sur l'autonomisation économique des femmes et les approches transformatrices de genre.
Ce Plan Stratégique Pays Intérimaire soutient les objectifs du pays en matière de lutte contre la pauvreté, la dénutrition et l'élimination de la faim à travers les cinq effets stratégiques suivants : 
i.    Les populations touchées par la crise, y compris les réfugiés vivant dans les camps, les déplacés internes et les rapatriés se trouvant dans les zones ciblées, sont en mesure de satisfaire leurs besoins alimentaires de base tout au long de l'année ; 
ii.    Les ménages en insécurité alimentaire dans les zones ciblées ont un accès sûr à des aliments adéquats et nutritifs tout au long de l’année ;
iii.    Les enfants, les adolescentes et les femmes et filles enceintes et allaitantes dans les provinces et les communes ciblées ont un état nutritionnel amélioré tout au long de l’année ;
iv.    Les petits exploitants agricoles et les communautés en insécurité alimentaire, vivant dans des zones ciblées, ont des moyens d’existence améliorés pouvant mieux répondre aux besoins en matière de sécurité alimentaire et de nutrition d'ici 2024 ;
v.    Les partenaires gouvernementaux, humanitaires et de développement ont accès à une gestion de la chaîne d'approvisionnement et à une logistique efficace tout au long de l'année.
 

OBJECTIF DU POSTE

Fournir un appui spécialisé efficace et des analyses techniques aux activités de politique et de programme qui répondent efficacement aux besoins d’assistance alimentaire.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (non exhaustives)

Sous la supervision directe de l’administrateur National en charge de la gestion de partenariat et sous la supervision globale du Chef de Programme, le titulaire du poste sera responsable des fonctions suivantes :
-    Appuyer les gestionnaires d’activités avec tous les outils nécessaires pour faciliter la planification budgétaire, l’exécution et la production de rapports sur le terrain ;
-    Soutenir les gestionnaires d’activités grâce à l’utilisation et au soutien du Portail des partenaires des Nations Unies (UNPP) aux partenaires ;
-    S’assurer de l’alignement entre le budget propose dans les FLA et le budget approuve par les bailleurs de fonds
-    S’assurer de la mise en œuvre exacte des lignes budgétaire approuves dans les FLA
-    Maintenir avec précision les accords de niveau de terrain (FLA) et d’autres documents garantissant des informations de partenariat, y compris les coordonnées (nom, adresse, courriels, numéro de téléphone, etc.) est régulièrement mise à jour ;
-    Produire des rapports, informations statistiques et tableaux incluant les valeurs contractuelles sur une base trimestrielle, semestrielle et annuelle ;
-    Fournir des formations ou orientations vers le personnel sur le terrain sur le contenu des FLA et les budgets afin de s’assurer qu’ils sont bien équipés pour surveiller la mise en œuvre des programmes dans leurs juridictions ;
-    Fournir un soutien de secrétariat aux réunions du Comité des Partenaires Coopérants (CPC) et rédiger des notes pour le compte rendu (NFR) et s’assurer que les trousses sont complètes à apporter à la CPC;
-    Soutenir les prévisions budgétaires, l’analyse budgétaire et la conformité aux accords (FLA) pour les partenaires, et donner des conseils sur les écarts observés ;
-    Assurer de nouveaux accords et partenaires sont enregistrés et maintenus dans les systèmes d’entreprise, y compris le maître de fournisseur, Country Office Tool for Managing Effectively (COMET) et WFP Information Network and Global System (WINGS);
-    Traiter et surveiller tous les documents financiers des FLA pour s’assurer qu’ils sont exacts et traités selon les échéanciers convenus ;
-    Mettre à jour régulièrement le FLA tracker afin de faciliter le suivi de la mise en œuvre des contrats
-    Appuyer les gestionnaires des activités à passer de SES et suivre le paiement des partenaires
-    Appuyer des relations de travail et des communications efficaces entre les unités de finance, les donateurs et les rapports, les programmes budgétaires et gestion du CP;
-    Analyser et signaler l’état des financements et l’utilisation des fonds au niveau du programme et signaler toute divergence sur la réalisation des budgets ;
-    Préparer l’analyse des différents budgets de la FLA afin d’harmoniser le processus et en collaboration avec l’Approvisionnement et l’OS/AO, normaliser l’évaluation des coûts afin de s’assurer qu’il n’y a pas de duplication des coûts et/ou dedouble/surperculement par les CP; et

-   Soutenir l’organisation et prestation des activités de renforcement des capacités telles que des ateliers et de la formation sur la planification budgétaire, l’utilisation et les rapports visant à améliorer le rendement des gestionnaires d’activités et des partenaires coopérants.
 

COMPETENCES ORGANISATIONNELLES DE BASE

Personne

1. Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Encadrer l’équipe de la manière la plus efficace de communiquer les objectifs stratégiques du PAM à l’équipe du PAM et aux partenaires sur le terrain.
2. Être une force de changement positif : Mettre en œuvre de nouvelles méthodes ou outils pour améliorer les processus de travail et la productivité de l’équipe.
3. Rendre la mission inspirante pour notre équipe : Cartographier les activités et les tâches de l’équipe avec des succès spécifiques dans les communautés bénéficiaires pour mettre en valeur l’impact positif.
4. Rechercher des moyens de renforcer les compétences des personnes : Identifier les opportunités de développement des compétences telles que les modules de formation ou les expériences en cours d’emploi pour soi-même, ses collègues et ses subordonnés directs.
5. Créer une culture inclusive : Facilite les activités de consolidation d’équipe pour établir des relations au sein de sa propre unité.
6. Être un coach et fournir des commentaires constructifs : Facilite le jumelage de collègues juniors avec des entraîneurs au sein de sa propre équipe.
7. Créer un esprit « je vais »/« nous allons » : anticipe de manière proactive défis potentiels et élabore des plans d’atténuation pour s’assurer que l’équipe atteint les objectifs et les cibles.

Performance

1. Encourager l’innovation et les solutions créatives : Identifie les opportunités d’être créatif dans son propre travail et d’aider l’équipe à être plus innovante et précise dans leurs tâches et domaines de travail respectifs.
2. Mettre l’accent sur l’obtention de résultats : Surveiller les livrables de l’équipe et fournir des commentaires pour s’assurer que les résultats sont livrés de manière cohérente et précise.
3. Prendre des engagements et tenir ses engagements : Fournir des conseils précis à l’équipe sur les responsabilités et les tâches attendues, tout en respectant son propre engagement envers l’équipe.
4. Faire preuve de détermination : Donne l’exemple et conseille les membres subalternes de l’équipe sur le moment de faire remonter les problèmes lorsqu’ils sont confrontés à des problèmes difficiles sur le lieu de travail ou sur le terrain.

Partenariat

1. Établir des liens et partager entre les unités du PAM : Faciliter les partenariats avec d’autres unités du PAM pour accomplir des missions sur le terrain.
2. Établir de solides partenariats externes : Donne l’exemple et fournit des conseils à l’équipe sur la façon d’établir des relations avec des partenaires externes.
3. Faire preuve d’agilité politique et d’adaptabilité : Expliquer à ses collègues ou à ses subordonnés directs l’importance de contribuer à d’autres équipes du PAM et à des partenariats d’agences dans la réalisation des buts et objectifs du PAM.
4. Être clair sur la valeur que le PAM apporte aux partenariats : Organiser, surveiller et hiérarchiser les efforts de son équipe pour s’assurer qu’ils répondront aux besoins des partenaires internes et externes.

CAPACITES FONCTIONNELLES

EXPERIENCES SOUHAITABLES POUR ENTRER DANS LE ROLE

• A travaillé avec des équipes techniques (nutrition, etc.).
• A contribué à la mise en œuvre des programmes.
• Observer ou aider aux discussions sur les politiques.

DATE LIMITE DE PUBLICATION

LA DATE LIMITE DE PUBLICATION EST FIXEE AU 27 JANVIER A 23:59MN

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Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l’égard de comportements tels que la fraude, l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus de pouvoir et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront respecter les normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse des antécédents en interne ou par l’intermédiaire de tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des renseignements supplémentaires dans le cadre de l’exercice de vérification. Une fausse déclaration des informations fournies au cours du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement

Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l’offre. Toute demande de paiement doit être refusée et signalée aux autorités locales chargées de l’application de la loi pour que des mesures appropriées soient prises.