Associé(e) à la Gestion des Ressources du Programme (PMSU)

Contexte

Présent en République Centrafricaine depuis 1966, le PNUD accompagne l’Etat dans la réalisation des Objectifs de développement durable à travers son « Country Programme Document » CPD. Le CPD actuel (2023-2027) du PNUD est arrimé au Plan-cadre de coopération des Nations Unies pour le développement durable (UNSDCF 2023-2027), lui-même inspiré par le Plan de Relèvement et de Consolidation de la Paix en Centrafrique (RCPCA 2017 – 2021 prorogé jusqu’ en 2023).
Le CPD 2023-2027 est structuré autour de trois (3) piliers : 1) Transformation structurelle et participation citoyenne ; 2) Relèvement, stabilisation et consolidation de la paix ; et 3) Environnement, énergie et changements climatiques. La mise en œuvre du CPD 2023-2027 prévoit une approche par portefeuille afin d’optimiser la gestion et les ressources tout en favorisant une meilleure intégration des résultats tels qu’encrés dans le plan stratégique global du PNUD. Par ailleurs, en vue d’améliorer l’appropriation nationale de ses interventions à travers le renforcement de l’engagement des partenaires locaux, le Bureau a entrepris l’exécution de plusieurs projets selon l’approche NIM (mise en œuvre nationale) dans le cadre de l'approche harmonisée des transferts monétaires (HACT) ; ce qui accroit les exigences en matière de suivi des ressources.
Pour accompagner l’opérationnalisation effective et efficace de son CPD 2023-2027, le Management du Bureau a défini de nouvelles orientations stratégiques en vue d’améliorer la performance globale, garantir l’assurance qualité et l'atteinte des résultats, et assurer le suivi du respect des règles et procédures (gouvernance de projet, gestion des risques, reporting, suivi et évaluation, gestion financière, normes d'information financière, etc.), à travers la mise en place de l’Unité Oversight, Compliance & Innovation. Au regard des défis auxquels le Bureau a fait face au cours du cycle précédent dans la mise en place de mécanismes de supervision des projets/programmes, notamment des difficultés liées au suivi des tableaux de bord et la vérification des indicateurs de performances (IPSAS, finances et ressources humaines), le Management envisage le recrutement d’un(e) Associé(e) au PMSU en vue d’appuyer la gestion du programme et d’améliorer les processus d’assurance qualité y relatifs.
Sous la supervision directe du Programme Specialist – Partnership, Innovation & Quality Assurance, chef de l’Unité Oversight, Compliance & Innovation, l’Associé(e) au PMSU appuie le Bureau pour la mise en œuvre et la gestion efficace et rigoureuse des ressources du Programme du PNUD et l’intégrité des activités financières. Il/elle travaille en étroite collaboration avec les unités du Programme et des Opérations ainsi que les projets dans l’étude et la préparation des rapports financiers. Il/elle travaille également avec le Siège pour résoudre des questions complexes relatives aux programmes et aux opérations.

Tâches et responsabilités

Sous la supervision du Programme Specialist – Partnership, Innovation & Quality Assurance, l’Associé(e) au PMSU participe activement à l’exécution des services financiers du programme permettant une utilisation effective et transparente des ressources financières et l’intégrité des services financiers.
 

 Appuyer l’administration et la gestion du Programme ainsi que la mise en application des stratégies opérationnelles ;

• Appuyer la gestion du programme du CO pour une maîtrise effective des coûts ;
• Appuyer la mise en application de stratégies de mobilisation des ressources ;
• Faciliter le renforcement des connaissances et le partage des connaissances, éclairer tous les intervenants sur les questions budgétaires et financières.

Appuyer l’administration et la gestion du Programme ainsi que la mise en application des stratégies opérationnelles, adaptées aux pratiques et procédures en se focalisant sur les résultats suivants :

• S’assurer de la conformité totale aux règles, stratégies et politiques du PNUD sur les activités financières, le système d’enregistrement/reporting et le suivi des recommandations des audits ; 
• Suivre la mise en application effective des contrôles internes, le fonctionnement propre d’un système de gestion des ressources financières orienté vers le client;
• Suivre les accords de financement dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du Bureau;
• Suivre la réalisation des micro-évaluations et la mise en œuvre des LOA signées avec les partenaires nationaux ;
• Appuyer la programmation optimale les ressources régulières allouées par le siège;
• Faire le suivi de l’application des ressources non régulières aux projets respectifs ;
• Analyser la programmation et informer le Management sur l’état de gestion des ressources ;
• Examiner, auditer, exploiter et analyser les informations en fonction des indicateurs de performance requis ;
• Elaborer et publier les rapports financiers.

Fournir un appui administratif au bureau dans la gestion du programme et assure l’optimisation des coûts en se concentrant sur l'accomplissement des résultats suivants :

• Fournir des informations et des rapports à jour sur la situation du programme, le niveau de delivery, l’identification des problèmes opérationnels et financiers et proposer des solutions ;
• Préparer les rapports incluant les rapports des bailleurs ;
• Assurer un suivi régulier des décaissements du bureau ;
• Vérification et réconciliation (rapprochements) des divers rapports de dépenses faits par le bureau, le siège et les Agences d’Exécution ;
• Préparer à temps le recouvrement des coûts des services fournis dans Quantum, la mise en œuvre du système de traçabilité des entrées et suivi du recouvrement des coûts;
• Appuyer la réalisation des audits NEX/HACT/NGO et la mise en application des recommandations des audits ;
• Appuyer la réalisation des audits OAI et la mise en application des recommandations des audit;    
•  

Faire le suivi et contrôler les révisions en fonction des allocations fixées au cours des réunions sur l’arbitrage budgétaire ;

• Appuyer le processus de création et de clôture des projets dans Quantum. Veiller à la préparation et au regroupement de la documentation de clôture (compte-rendu tripartite, rapport d’évaluation, inventaire, etc.) ;
• S’assurer de l’archivage physique et électronique de tous les documents des projets, les conventions de financement, les rapports de progrès, etc. ;
  Faire le suivi de l’application des taux de remboursement des coûts indirects « GMS » dans les révisions faites à la suite des contributions non régulières reçues des bailleurs de fonds
• Faire le suivi des procédures de gestion de projet conformément aux manuels de gestion de projet (Programme and Operations Policies and Procédures) ;
• Enregistrer les données selon les exigences des Dashboards.
   

Faciliter le renforcement des connaissances et le partage des connaissances, éclairer tous les intervenants sur les questions budgétaires/financières en se focalisant sur les résultats suivants :

• Aviser les agences d'exécution sur la mise en œuvre ordinaire de projets, analyser l’utilisation des ressources financières ;
• Conseiller le personnel du Projet sur les exigences administratives des reporting UNDP et le rapport de NEX/HACT, particulièrement sur des questions budgétaires ;
• Informer/Organiser des formations pour le Personnel des Opérations/Projet/Programme sur la gestion financière et le RBM.
• Faire une synthèse des leçons apprises et les meilleures pratiques dans le programme et dans les finances du programme.
• Assurer une contribution judicieuse aux réseaux de connaissances et aux communautés d’apprentissage.

Exécuter toutes autres tâches demandées par le superviseur dans le cadre de l’atteinte des objectifs du Bureau et de l’Unité Oversight, Compliance & Innovation.

Qualifications

Education 

• Diplôme d’étude secondaire ou 
• Diplôme universitaire en gestion, Administration Publique, Economie, Sciences Politiques et Sciences Sociales sera dument pris en considération mais pas requis

Experience, Knowledge, and Skills

• Avoir au minimum six (06) ans d’expérience professionnelle combiné avec le diplôme d’étude secondaire ou 4 ans d’expérience combiné avec le diplôme universitaire avec des responsabilités progressives en gestion, administration, gestion de projets ou autre domaine apparenté ;
• Bonne connaissance des logiciels MS Word, Excel, etc. Connaissance avancée en base de données est requise ;
• Expérience pertinente avec le PNUD ou une Agence du système des Nations Unies en matière d'administration/de gestion ou de programmes/projets, au niveau national et/ou international est souhaitable ;
• Connaissance de QUANTUM constitue un atout majeur ;
• Expérience en Genre et de sa prise en compte dans toutes les étapes de la gestion d’un projet est requise
• La maîtrise du français est requise ; 
• La connaissance de l’anglais est un atout.        

Compétences

Compétences de base

Achieve Results: LEVEL 1: Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais 

Think Innovatively: LEVEL 1: Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations 

Learn Continuously: LEVEL 1: Ouvert d'esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des feedbacks

Adapt with Agility : LEVEL 1: S'adapte au changement, gère de manière constructive l'ambiguïté/l'incertitude, est flexible 

Act with Determination : LEVEL 1: Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable d'agir avec calme face à l'adversité, confiant

Engage and Partner: LEVEL 1: Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, noue des relations positives

Enable Diversity and Inclusion: LEVEL 1: Apprécie/respecte les différences, est conscient des préjugés inconscients, confronte la discrimination 

 Compétences Techniques     

Mots clés  

• Leadership
• Communication
• Reporting            

Mentions légales
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Informations importantes pour les candidats
Tous les postes dans les catégories FTA sont soumis à un recrutement local.
Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD

Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance.  Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d'autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

Diversité de la main-d'œuvre
Le PNUD s'engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.