Asociado/a de Adquisiciones (sólo candidatos/as internos/as), Multiple positions

1. Servicios de apoyo a la contratación transaccional

2. Planificación de adquisiciones, pedidos y abastecimiento 

3. Procesos de licitación y concurso

4. Administración de contratos

5. Creación e intercambio de conocimientos

• Incorporación de los pasos necesarios para integrar la sostenibilidad en el proceso de adquisición.
• Integridad de las presentaciones a los Comités de Contratos y Bienes (CPC).
• Exhaustividad de la documentación para la preparación/tramitación de órdenes de compra, contratos, LTA o sus modificaciones.
• Suministro de los datos o estudios de mercado solicitados mediante la realización de estudios de mercado rutinarios para determinar las fuentes de suministro, utilizando el Mercado Mundial de las Naciones Unidas y otras fuentes externas;
• Creación/mejora y mantenimiento de la base de datos de proveedores locales, garantizando la actualización periódica de los datos.
• Actualización y mantenimiento de las bases de datos de información y de todos los archivos y registros de adquisiciones.
• Generación de informes de situación, según sea necesario.
• Disponibilidad de todos los documentos justificativos a efectos de auditoría y revisión.

• Colaboración con el personal y los/as gerentes de los proyectos en la preparación de su plan de adquisiciones, adjudicación, administración y seguimiento de todas las cuestiones relacionadas con las adquisiciones para la zona geográfica/actividad de proyecto de que se trate.
• Mantenimiento y actualización de los procesos de seguimiento de la contratación para los proyectos y suministro de información sobre las órdenes de compra a la oficina solicitante;
• Presentación de propuestas a la entidad solicitante sobre las modalidades de suministro de bienes, obras y servicios, incluidos los plazos de contratación para cada etapa;
• Revisión de las solicitudes para comprobar que están completas;
• Enlace constante con los/as vendedores/as y el/la destinatario/a hasta lograr la entrega segura de las mercancías. 
• Redacción de cartas, memorandos, faxes, correos electrónicos, etc.; seguimiento de los progresos y enlace con los proveedores durante todo el ciclo de adquisición; investigación y resolución de problemas posteriores al pedido y de informes de situación sobre asuntos de adquisición;
• Respuestas orales y escritas a consultas de proyectos, clientes/as, empresas, etc. sobre cuestiones relacionadas con la contratación.
• Preparación de informes mensuales sobre compras;
• Enlace con la unidad logística o los proyectos sobre la recepción de bienes, equipos y servicios con vistas a obtener un informe de entrega adecuado, un informe de recepción e inspección (RIR) o los certificados pertinentes y que se realice un inventario adecuado.

• Preparación de listas cortas de contratistas/proveedores adecuados/as para compras por valor superior a los importes designados para su aprobación por el funcionario designado;
• Preparación y publicación de EOI, RFQ, ITB, RFP u otros documentos de licitación según sea necesario, garantizando su conformidad con las plantillas aprobadas por UNOPS o solicitando autorización legal en caso de que se requieran ajustes;
• Junto con los/as clientes del programa/operaciones solicitantes, apoyar la revisión y evaluación de las ofertas o propuestas recibidas y la preparación de análisis para adjudicaciones de contratos menos complejos y para su presentación al LCPC u otro organismo designado por ley;
• Preparación de la presentación al HQCPC, u organismo designado, junto con el componente de programa/operaciones solicitante;
• Organización de las reuniones del LCPC (u órgano estatutario designado) que sean necesarias, y distribución de los documentos para su revisión con al menos 24 horas de antelación.

• Seguimiento de la firma de contratos por los/as proveedores;
• Difusión de anuncios de contratos y adjudicaciones;
• Mantenimiento de los contratos y del sistema de archivo;
• Mantenimiento de bases de datos/crosters de los mejores proveedores, contratistas y prestadores de servicios, actividades y estadísticas.

• Apoya en la organización de iniciativas de formación y aprendizaje para el personal en materia de contratación pública.
• Aporta contribuciones sólidas a las redes de conocimiento y a las comunidades de práctica mediante la síntesis de las lecciones aprendidas y la difusión de las mejores prácticas en materia de adquisiciones.
• Recoge comentarios, ideas y conocimientos internos sobre procesos y mejores prácticas y los utiliza de forma productiva.

a. Educación 

• Se requiere un mínimo de 6 años (dependiendo acreditaciones académicas) de experiencia laboral pertinente en la prestación de servicios de apoyo a la contratación en organizaciones públicas o empresariales nacionales y/o internacionales.
• Se requiere experiencia de trabajo en entornos culturales diversos (operaciones distintas a la propia).
• Se requiere experiencia en UNOPS
• Se valorará experiencia en supervisión de personal en servicios de apoyo a la contratación pública.
• Dominio de ordenadores y paquetes de software de oficina (MS Office y/o Google Suite) y experiencia en el manejo de sistemas de gestión - ERP basados en la web.
• Se valorará la experiencia en el uso de sistemas empresariales, incluido OneUNOPS.

• Se requiere fluidez en español.
• Se valorará el conocimiento intermedio (working level) del idioma inglés y/o portugués

d. Entorno de trabajo

Esta función puede desempeñarse principalmente en la oficina de UNOPS en Argentina, Brasil, Uruguay o Paraguay en la modalidad de trabajo remoto o presencial, de acuerdo a la necesidad del país y/o proyecto. 

e. Requerimientos del puesto

• El puesto requiere la capacidad de preparar informes utilizando herramientas informáticas, como Google Sheets y Google Docs;
• Es necesario elaborar informes de avance de proyectos utilizando Google Slides y realizar presentaciones presenciales y virtuales vía videoconferencia;
• El puesto requiere contacto telefónico y presencial con varias personas relacionadas con los proyectos;
• Es necesario planificar, preparar y capacitar a los empleados del proyecto de manera presencial y/o mediante videoconferencia.

e. Carta de motivación

Si bien su CV muestre sus aptitudes, experiencia y formación, también nos interesa conocer mejor sus intereses y motivaciones. Por eso, le invitamos a que envíe una carta de motivación junto con su solicitud para el puesto.