UNODC_ Subcoordinador de travel y servicios generales
Mexico City
- Organization: UNDP - United Nations Development Programme
- Location: Mexico City
- Grade: Consultancy - SB-3 (SC6/SC7), Service Contract, Local Contractors Agreement
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Occupational Groups:
- Operations and Administrations
- Transport and Distribution
- Closing Date: 2024-11-12
Sobre UNODC en México
En 1996 el Gobierno de México y los Gobiernos de Centroamérica, a través de sus embajadas acreditadas en México, celebraron un Memorando de Entendimiento mediante el cual se comprometieron a trabajar en conjunto con UNODC, esto con el fin de enfrentar los problemas de drogas y delito de la región. El memorando fue el antecedente para que en el año de 2003 la UNODC y el Gobierno de México celebraran un Acuerdo Sede para el establecimiento de la Oficina Regional para México y Centroamérica, con el fin de coordinar y supervisar las actividades de UNODC en esta región. En este acuerdo, el Gobierno de México reconoce la personalidad jurídica de la Oficina en México, así como sus privilegios e inmunidades. En el 2008 se firmó un Acuerdo de Cooperación que fortaleció aún más las relaciones entre UNODC y el Gobierno de México, a través del cual se establecieron las modalidades de cooperación entre ambos.
COMEX desarrollará junto con el Estado mexicano operaciones y funciones de planificación estratégica, promoción de alianzas, Cooperación Sur-Sur, intercambio de información y conocimiento, así como análisis de tendencias. La fortalecida asociación entre México y la UNODC mantiene vigente el acuerdo de 2003.
Para más información, favor de consultar la página: http://www.unodc.org/
OBJETIVO DEL PUESTO:
Bajo la supervisión directa del Coordinador de Travel y Servicios Generales, el/la Subcoordinador (a) Logístico (a) dará puntual atención y seguimiento al desarrollo de las actividades administrativas/operativas realizadas en COMEX.
El/la Subcoordinador (a) de Travel y Servicios Generales, trabajará en estrecha colaboración con los diferentes proyectos de la oficina en apoyo a procesos operacionales, logísticos, financieros y administrativos necesarios para la gestión de los procesos de viajes y servicios generales, contribuyendo así, a la implementación de las actividades de la Oficina de COMEX de acuerdo con las guías y reglas establecidas por la UNODC.
TAREAS Y RESPONSABILIDADES:Bajo la supervisión directa del Coordinador de Travel y Servicios Generales, el/la Subcoordinador (a) de Travel y Servicios Generales tendrá las siguientes tareas y responsabilidades:
- Procesar las solicitudes de viajes que se reciben en el área de viajes de manera eficiente y efectiva para dar soporte a todos los clientes internos y externos que demanden servicios de viajes para el desarrollo de las diferentes misiones:
- Registrar a toda persona nueva en el sistema operativo de COMEX para el procesamiento de viajes.
- Atender y solicitar la aprobación de datos bancarios para las personas que viajan a nombre de Naciones Unidas.
- Solicitar aprobaciones con el Travel Unit para misiones donde se requiere que el traslado sea terrestre, es decir, por autobús, vehículo propio u otro medio.
- Corroborar que la solicitud de gastos de viaje destinados a hospedaje, comidas y misceláneos, así como los gastos de traslado, correspondan de acuerdo con la planeación de la misión.
- Monitorear la certificación y aprobación los detalles de un viaje y la compra de boletos de avión.
- Procesar, dar seguimiento y monitorear las solicitudes de viajes asignadas, de acuerdo con las proyecciones de procesos operativos.
- Revisar los reportes de misión y proceder con los cierres de procesos y liquidación de gastos de viaje de acuerdo con la política de viajes de UNODC correspondiente.
- Dar seguimiento a los pagos, por concepto de viáticos, de las personas que viajan.
- Revisar periódicamente los compromisos financieros relacionados con viajes y participar activamente en reconciliaciones mensuales de obligaciones con los proyectos, para garantizar que todos los compromisos pendientes se contabilicen, liquiden, cierren o cancelen de manera oportuna, según sea necesario.
- Apoyar en el cierre financiero de grants y de proyectos en lo correspondiente a temas de Travel.
- Mantener actualizada la base de datos de las misiones de COMEX.
- Contribuir con la administración del sistema de gestión de viajes:
- Apoyar al Coordinador de Travel y Servicios Generales en la administración de los LTA de Agencias de Viajes, en actividades relacionadas con control de acumulados de uso/gasto de UNODC y de Agencias, obtención de reportes, gestión de cartera y desembolsos, calificación de servicios y otros relacionados.
- Fungir como uno de los puntos focales entre COMEX y las Agencias de Viajes para solicitar cotizaciones y reservar boletos de avión, de acuerdo con la política de
viajes de Naciones Unidas.
- Reconciliar y procesar pago de facturas por concepto de compra de boletos de avión con la (s) Agencia (s) de Viajes contratadas.
- Apoyar en los requerimientos de Servicios Generales de la oficina COMEX
- Llevar el control, monitoreo y reconciliación contable de los cobros y pagos de los servicios de arrendamiento con base en el acuerdo vigente (MOU).
- Realizar las conciliaciones y reportes financieros de los costos insumos y servicios compartidos por los proyectos y áreas de la Oficina.
- Elaborar proyecciones financieras periódicas referentes a los requerimientos de servicios generales para el buen funcionamiento de la oficina COMEX.
- Apoyar verificando que los Servicios Generales de la oficina funcionen correctamente y sean de calidad para todo el personal.
- Realizar periódicamente inspecciones físicas de las instalaciones de la oficina, mobiliario y equipo de COMEX, reportando incidentes encontrados.
- Planear, monitorear y gestionar el abastecimiento de consumibles e insumos de oficina.
- Fungir como requisitioner y llevar a cabo los procesos de compra de Servicios Generales (telefonía, internet, póliza de vehículo oficial, gastos de gasolina, mantenimiento del vehículo, entre otros.).
- Garantizar que los Servicios Generales contratados cumplen con lo especificado en las órdenes de compra.
- Apoyar en el proceso de solicitud de pago de Servicios Generales.
- Atender y recibir a proveedores cuando sea requerido.
- Realizar y/o monitorear trámites institucionales ante dependencias y entidades del gobierno mexicano como Secretaría de Relaciones Exteriores, Servicio de Administración Tributaria, entre otras.
- Monitorear el adecuado cumplimiento del proceso de gestión de inventario de COMEX, en estrecha colaboración con el Coordinador de Servicios Generales, el Responsable de IT, el equipo de RH y el Titular del Área de Operaciones.
- Apoyar en ejercicios de gestión de inventario como: verificación física, conteo de equipos, etiquetado, reportes, entre otros.
- Colaborar a la administración y gestión de espacios utilizados de la oficina (salas y espacios comunes, salas del edificio, privados, y la bodega de la oficina), apoyando con las áreas correspondientes en los requerimientos técnicos y logísticos solicitados.
- Apoyo a la gestión y generación de conocimiento
- Generar reportes de procesos operativos requeridos en el área y atender solicitudes de información por parte de la Sede, donantes y contrapartes en temas de Travel y Servicios Generales.
- Diseñar e implementar documentos operativos (manuales, guías rápidas, instructivos, flujos de procesos, etc.) para generar conocimiento al interior de COMEX.
- Mantener actualizados los documentos internos de Viajes en COMEX de acuerdo
la información actualizada por parte del Travel Unit.
- Participar en entrenamientos relativos al tema de Operaciones, Viajes, Servicios Generales, compras y demás que se consideren pertinentes para el buen desempeño.
- Contribuir a la construcción de redes de conocimiento y comunidades de práctica en Servicios Generales y Travel.
- Cualquier otra tarea relacionada que pueda ser requerida o asignada por el supervisor.
CALIFICACIONES:
EDUCACIÓN
- Licenciado/a Titulado en Administración, Negocios Internacionales, Contabilidad, Finanzas o carreras afines.
- Por lo menos 5 años de experiencia comprobable en procesos administrativos, viajes o adquisiciones.
- Experiencia mínima de 5 años comprobable trabajando con sistemas operativos EPR (SAP).
- Conocimiento de los procesos administrativos y sistemas operativos del Sistema de Naciones Unidas en México será considerado como ventaja.
- Conocimiento de las normas y reglas financieras de Naciones Unidas será considerado como ventaja.
- Excelente manejo escrito y oral del idioma español.
- Excelente manejo escrito y oral del idioma inglés.
- INTEGRIDAD - compromiso con los valores y principios de Naciones Unidas e integridad personal
- PROFESIONALISMO- demuestra competencia profesional y dominio de la materia, es meticuloso y eficiente en el cumplimiento de compromisos, de plazos y obtención de resultados
- RESPETO A LA DIVERSIDAD - trabajar efectivamente con personas de cualquier raza, género, creencias, etc.
- TRABAJO EN EQUIPO - actitud proactiva y afinidad por un estilo de trabajo participativo, demostrando apertura al cambio y habilidad para manejar temas complejos.
- PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN – identifica actividades y asignaciones prioritarias; ajusta las prioridades según sea necesario, utiliza el tiempo de manera eficiente.
- ORIENTACIÓN AL CLIENTE- mantiene al cliente informado del progreso en los proyectos, establece y mantiene asociaciones productivas con los clientes, cumple con el cronograma de entrega de productos o servicios al cliente.
- Ser ciudadano/a mexicano/a en pleno ejercicio de sus derechos, o extranjero/a, cuya condición migratoria permita la función a desarrollar.
- Excelentes habilidades orales y escritas; excelentes habilidades de redacción, formulación, presentación de informes;
- Conocimiento general sólido de computadoras, incluida la competencia en varias aplicaciones de MS Office (Excel, Word, etc.) y correo electrónico / internet; familiaridad con la gestión de bases de datos; y equipos de tecnología de oficina;
- Capacidad para trabajar con supervisión mínima; capacidad de trabajar con plazos ajustados;
UNODC se compromete a garantizar la diversidad y la inclusión en su plantilla de personal, por lo cual alienta a las personas cualificadas, independientemente de su identidad genérica, nacionalidad, orientación sexual, cultura, antecedentes religiosos y étnicos, incluidas las personas con discapacidades, a postularse para formar parte de nuestra organización.
UNODC no solicita ni indaga información sobre el estado de cualquier candidata/o con respecto al VIH o el sida, Asimismo, en ningún caso ejerce discriminación sobre la base del estatus de cada persona con respecto al VIH o el sida.
Todas las solicitudes serán tratadas con la más estricta confidencialidad.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.