Auxiliar Administrativo/a
Quito
- Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
- Location: Quito
- Grade: Administrative support - LICA-3, Local Individual Contractors Agreement
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Occupational Groups:
- Operations and Administrations
- Administrative support
- Closing Date: Closed
Functional Responsibilities
UNOPS requiere contratar un/a Auxiliar Administrativo quien bajo la supervisión primaria de el/la Gerente de Proyectos, realizará las actividades que se describen a continuación:
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Registrar documentación entrante y saliente de proyectos; actualización del registro y distribución correspondiente, según corresponda.
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Digitalizar los documentos del proyecto, denominados Mail-In y Mail-Out, en forma oportuna, segura y eficiente.
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Apertura de archivos nuevos del proyecto según sea necesario, manteniéndolos debidamente identificados, almacenados y accesibles.
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Apoyar al personal del proyecto con el fotocopiado / digitalización de los documentos, según lo soliciten.
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Asistir en los procesos administrativos y logísticos para la gestión de viajes (tickets, DSA, TA, F10), talleres, capacitaciones, reuniones y otros eventos.
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Asistir en el proceso de pagos en la herramienta ERP, compilar y revisar la documentación necesaria de sustento para los pagos relacionados a la administración de contratos de proyectos implementación y/o infraestructura.
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Mantener una comunicación adecuada y fluida a nivel interno.
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Apoyar el equipo de proyecto en la preparación logística y operativa de reuniones externas con diferentes asociados , presentaciones y/o misiones internacionales
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Apoyo en la preparación (edición de forma, impresión) de los informes de proyectos de implementación y/o infraestructura , redacción de correspondencia de rutina. Otras tareas asignadas relacionadas al puesto por su supervisor.
Education/Experience/Language requirements
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Se requiere estudios secundarios completos.
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Estudios completos a Nivel Universitario y/o Técnico, de preferencia en secretariado, administración de empresas, Negocios Internacionales, Arquitectura, Ingeniería o carreras afines será considerado valorable y podrá reemplazar algunos años (02) de experiencia.
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Se valorará conocimientos de herramientas informáticas (Google Suite)
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Se requieren 03 años de experiencia (dependiendo el grado académico) en puestos similares brindando apoyo administrativo y/o financiero.
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Se valorará experiencia en proyectos de infraestructura
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Se requiere conocimiento en manejo en paquetes Google Suite.
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Se valorará positivamente la experiencia laboral en oficinas del Sistema de Naciones Unidas.
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Perfecto conocimiento del idioma español.
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Se valorará aportar conocimiento del idioma inglés.
- Este rol se desempeña principalmente desde la Oficina de UNOPS en Ecuador, bajo un esquema presencial, concurriendo 5 veces a la semana a la oficina. La oficina no cuenta con espacio de estacionamiento para empleados.
Carta de Motivación
Si bien su currículum vitae muestra sus habilidades, experiencia y formación, también estamos ansiosos por conocer más sobre sus intereses y motivaciones. Por eso, le invitamos a subir una carta de motivación junto a su solicitud para el puesto. No olvide compartir en la carta su motivación para sumarse al equipo de de UNOPS en el puesto publicado, sus intereses y habilidades. Adicionalmente nos gustaría conocer su perspectiva respecto a los valores de Naciones Unidas: Inclusión, Integridad, Humildad y Humanidad. Para más información sobre los Valores de ONU, ver documento adjunto Marco de Valores y Comportamientos.