Assistant(e) Administratif(ive) et aux Achats

Libreville

Organization: UNDP - United Nations Development Programme
Location: Libreville
Grade: Administrative support - GS-5, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position
Occupational Groups:
- Operations and Administrations
- Administrative support
- Procurement
Closing Date: 2025-03-28

BACKGROUND

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et/ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et/ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectionnés/ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

A travers l’unité Procurement, le PNUD Gabon s’efforce de garantir que sa fonction et ses pratiques d’achat fassent partie intégrante de l’avantage de compétitivité du PNUD en tant que partenaire de développement de choix. Cela nécessite d’accorder plus d’attention à l’intégration stratégique de l’approvisionnement, au stade de la conception du projet, en stimulant l’innovation dans les spécifications et les technologies, et en adoptant plus de pratiques de production et de consommation durables qui s’alignent sur les objectifs de développement durable du PNUD. Un approvisionnement durable signifie s’assurer que les produits, les services et les achats sont aussi durables que possible avec le plus bas impact environnemental et les résultats sociaux les plus positifs. Dans la mise en œuvre des priorités stratégiques du PNUD en matière d’achats, les bureaux de pays (BP) s’efforceront d’utiliser des méthodes flexibles pour une livraison à haute valeur ajoutée/à faible risque et en temps opportun qui répondent aux besoins de leur clients et parties prenantes clés.

OBJECTIF DU POSTE

Sous la direction et la supervision générales de l'associé aux achats ou du directeur des opérations, l'assistant (e) administratif (ive) et achat fournit un soutien aux opérations de bureau en exécutant une variété de processus administratifs standard assurant une qualité et une précision élevées du travail. L’assistant (e) administratif (ive) et achat, s'il y a lieu, peut coordonner et superviser les conducteurs. L’assistant (e) administratif (ive) et achat prône une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.

Le titulaire travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, des programmes et des projets du Bureau Pays (BP) et d'autres organismes des Nations Unies afin d'échanger des informations et d'assurer une prestation de services cohérente.

Le PNUD adopte une approche globale pour s'adapter à l'évolution des besoins opérationnels et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD doit travailler entre les unités, les fonctions, les équipes et les projets au sein d'équipes multidisciplinaires afin de renforcer et de permettre la collaboration horizontale.

PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITES

1.) Mettre en œuvre des stratégies opérationnelles conformes aux règles et règlements en vigueur et en mettant l'accent sur la cohérence et la qualité.
	Mettre en œuvre des stratégies et des politiques d'approvisionnement durable qui sont conformes aux principes d'équité, d'intégrité et de transparence afin d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix. Veiller à ce que les activités administratives et d’achat soient pleinement conformes aux règles, règlements, politiques et stratégies du PNUD. Fournir des contributions à la cartographie des processus opérationnels administratifs et d’approvisionnement du BP et à la mise en œuvre des procédures opérationnelles standard (PON) internes en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau. Fournir des contributions à la préparation des plans de travail de l'équipe administrative et d’achat axés sur les résultats. Recouvrement des coûts pour les services fournis par l’incombant ou par l’unité à des projets et/ou à d’autres organismes, via ASP directement ou en collaboration avec l’unité Finance selon le cas Toute autre tâche opérationnelle demandées par le superviseur entrant dans ses domaines de compétences
2.) Soutenir les processus d'approvisionnement pour les CO, les projets et d'autres agences des Nations Unies.
	Contribuer à la mise en œuvre de stratégies d'approvisionnement pour trouver les meilleures valeurs sur le marché. Fournir des contributions à l'élaboration des plans d'achat pour le bureau de pays et les projets. Soutenir la préparation des documents d'appel d'offres, RFQ, ITB ou RFP, et recevoir et effectuer l'évaluation préliminaire des devis, des offres ou des propositions. Avoir le rôle d'acheteur dans l'ERP. Préparer des bons de commande et des contrats dans et en dehors de l'approvisionnement électronique, préparer des bons de commande récurrents pour les services de passation de marchés. Créer des profils de fournisseurs et d'acheteurs dans l'approvisionnement électronique Tenir à jour le système de classement au sein du Groupe des achats. Préparer des soumissions pour les comités internes d'examen des acquisitions (CAP, RACP et ACP). Effectuer et vérifier les documents sur les informations de configuration de la création du fournisseur dans l'ERP. Mettre à jour les listes de fournisseurs. Aider à mettre en œuvre la sélection et l'évaluation des fournisseurs.
3.) Fournir les services administratifs appropriés et requis au bureau de pays.
	Aider à la préparation du budget et de l'information pour l'audit. Organiser les expéditions et les arrangements de dédouanement. Préparer les documents pour les envois du PNUD (reçus/envoyés) et mettre en œuvre des actions de suivi et la préparation des paiements Effectuer les autorisations de voyage, la documentation, la préparation des paiements des agences de voyage Organiser les réservations de voyage et d'hôtel, émettre les bons de commande pour les activités de voyage Fournir un soutien aux membres du personnel et aux personnes à leur charge en traitant les demandes de visas, de cartes d'identité et d'autres documents conformément aux exigences des Nations Unies et du gouvernement national. Sur demande, recueillir des renseignements pour les DSA, les agences de voyages et d'autres enquêtes administratives. Traduction et élaboration de correspondances simples, si nécessaire
4.) Fournir les services logistiques appropriés et requis au bureau de pays.
	Classement des dossiers de l’unité Maintenir le système de classement en assurant la sécurité des documents confidentiels Appuyer la gestion des fournitures de bureau, y compris la tenue de la liste des stocks, et leur distribution à la demande du personnel. Tenir un registre de distribution. Appuyer la gestion des dossiers sur les actifs et l’économat, à la préparation des rapports Appuyer l’exercice régulier de vérification de l’inventaire physique annuel en vérifiant l’exactitude des dossiers et l’emplacement des biens et de l’économat Maintenir les contacts avec les visiteurs et le personnel, organiser des rendez-vous et des réunions et, au besoin, rédiger des procès-verbaux, agir à titre d'interprète et/ou traduire de la correspondance simple. Compiler et préparer des documents d'information et de présentation, des discours, des informations générales et de la documentation pour les réunions et les missions. Soutien administratif et logistique aux conférences, ateliers, retraites.
5.) Soutenir la construction et le partage des connaissances au sein du bureau de pays.
	Aider à organiser et participer à la formation du personnel des opérations/projets sur l'administration et les achats Fournir des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Le titulaire s'acquitte de toutes autres tâches relevant de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.

Responsabilités de supervision et de gestion : N/A.

EXIGENCES DU POSTE

Éducation

Une formation secondaire est exigée
Un diplôme universitaire en administration des affaires, en administration publique ou dans un domaine équivalent sera dûment pris en considération, mais ce n'est pas une exigence.
Le niveau 2 du CIPS est hautement souhaitable pour ce poste et les candidats possédant ce niveau au moment de la candidature auront un net avantage. Si la certification souhaitée n'est pas disponible au moment du recrutement, elle doit être obtenue dans l'année qui suit le recrutement. Les candidats titulaires d'une certification CIPS à tout niveau inférieur au moment de la candidature auront un avantage proportionnel.

Expérience, connaissances et compétences

Minimum de 5 ans (avec un diplôme d'études secondaires) ou 2 ans (avec une Licence) d'expérience pertinente dans l'administration ou les services de soutien aux programmes.
Expérience antérieure au sein du système des Nations Unies ou d’autres organismes publics en matière d’appui administratif ou aux achats est souhaitable.
Expérience de l'utilisation d'ordinateurs, de logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.), de progiciels de bases de données et de systèmes de gestion Web tels que les ERP.
Connaissance des démarches des entités administratives au Gabon (visa, dédouanements, immatriculation).
Expérience pertinente exigée en passation de marché, en logistique et/ou en administration, en voyages internationaux.
Expérience avérée dans la gestion de dossiers présentant un volume conséquent d’activité.
Expérience pertinente dans la rédaction de documents administratifs stratégiques (note verbale, lettres d’invitation, autorisation d’entrée, demande de franchise, ordre de mission etc.).

Exigences linguistiques

La maîtrise du français est requise.
La connaissance professionnelle de l’anglais est souhaitable.

Démonstration des compétences attendues

Noyau du poste

Obtenir des résultats	LEVEL 1: Planifier et contrôler son propre travail, prêter attention aux détails, fournir un travail de qualité dans les délais impartis.
Penser de manière innovante	LEVEL 1: Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, il résout les problèmes de manière pragmatique et apporte des améliorations.
Apprendre en continu	LEVEL 1: Ouvert d'esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande un retour d'information
S'adapter avec agilité	LEVEL 1: S'adapte au changement, gère de manière constructive l'ambiguïté/l'incertitude, est flexible
Agir avec détermination	LEVEL 1: Fait preuve de dynamisme et de motivation, est capable de faire preuve de calme face à l'adversité, est confiant.
S'engager et s'associer	LEVEL 1: Fait preuve de compassion/compréhension à l'égard d'autrui, établit des relations positives
Favoriser la diversité et l'inclusion	LEVEL 1: Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination

Compétences transversales et techniques

Domaine thématique	Nom	Définition
Gestion d'entreprise	Satisfaction client/Gestion de la clientèle	Capacité à réagir rapidement et de manière appropriée avec un sentiment d'urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions de qualité en temps opportun pour répondre et comprendre les besoins réels des clients. Fournir des contributions à l'élaboration de la stratégie de service à la clientèle. Cherchez des moyens d'ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients. Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations à venir du client.
Gestion d'entreprise	Gestion des opérations	Capacité à planifier, organiser et superviser efficacement les processus opérationnels de l'Organisation afin de convertir ses actifs en meilleurs résultats de la manière la plus efficace. Connaissance des concepts et mécanismes pertinents.
Administration et opérations	Documents de voyage de l'ONU	Connaissance des cadres et des processus réglementaires liés aux documents de voyage de l'ONU ; aptitude à faciliter l'assurance des documents de voyage de l'ONU pour le PNUD et les agences des Nations Unies ; le traitement des visas, et assurer la surveillance et l'approbation.
Administration et opérations	Voyage de droit	Connaissance des politiques et des procédures relatives aux voyages ouvrant droit, y compris l'identification des droits à pension forfaitaires pour le PNUD ainsi que pour d'autres organismes des Nations Unies.
Administration et opérations	Gestion d'actifs	Connaissance des politiques et procédures en matière d'immobilisations corporelles ; capacité de préparer des états financiers sur les immobilisations corporelles ; maintenir le module de gestion des actifs dans l'ERP, effectuer un examen analytique des rapports de gestion des actifs et des informations sur les actifs pour assurer l'exhaustivité et l'exactitude des informations sur les actifs.
Administration et opérations	Gestion des véhicules	Connaissance des politiques et des procédures de gestion de flotte
Approvisionnement	Gestion des achats	La capacité d'acquérir des biens, des services ou des œuvres d'une source externe.

MOTS-CLÉS

Processus administratifs
Gestion d'actifs
Approvisionnement
Logistique
Partage des connaissances
Logistique

DISCLAIMER

Informations importantes pour les candidats :

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD :
Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance. Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d'autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

Diversité de la main-d'œuvre

Le PNUD s'engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.

Scam warning

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d'un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d'être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
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