Assistente Administrativo/a (Assistente de gestão de projetos), Multiple positions

Foz do Iguaçu | Brasília

Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
Location: Foz do Iguaçu | Brasília
Grade: Administrative support - LICA-4, Local Individual Contractors Agreement
Occupational Groups:
- Operations and Administrations
Closing Date: 2025-05-22

Job categories Administration, Project Management, Procurement

Vacancy code VA/2025/B5414/30145

Department/office LCR, SCMCO, Brazil

Duty station Multiple

Contract type Local ICA Support

Contract level LICA-4

Duration Continua (O contrato contínuo está sujeito aos requisitos da organização, disponibilidade de fundos e/ou desempenho satisfatório)

Application period 09-May-2025 to 22-May-2025

Applications to vacancies must be received before midnight Copenhagen time (CET) on the closing date of the announcement.

Functional Responsibilities

Esta posição poderia ser baseada em qualquer um dos locais do projeto, seja Foz do Iguaçu ou Brasília.
A/O Assistente Administrativo trabalha em estreita colaboração com a Gerência de Projetos, e a equipe de Projetos para desempenhar as funções-chave abaixo:

Apoiar a gestão de projetos e gestão de processos do BRPC;
Apoiar na elaboração de documentos oficiais do Projeto/ BRPC (termos de referência, despachos, termos de cooperação, outros);
Alertar sobre qualquer desvio ou descumprimento de prazos;
Apoio à estruturação e desenvolvimento de apresentações para reuniões técnicas, treinamentos e outras ações junto a parceiros;
Apoio no acompanhamento orçamentário, financeiro e administrativo de projetos (quando for necessário);
Suporte na implementação de estratégias e procedimentos operativos necessários aos Projetos
Apoio no cumprimento de todos os processos e registros administrativos de acordo com as normas, regulamentos, políticas e estratégias do UNOPS;
Suporte técnico às atividades ao PMO na gestão dos projetos;
Suporte na auditoria de atividades de projetos e/ou do BRPC.
Apoiar a revisão técnica de sua área de especialização para alertar sobre possíveis lacunas no projeto e oportunidades de melhoria.
Monitorar a documentação técnica e assegurar que todos os estudos técnicos do projeto estejam disponíveis.
Manter o arquivo dos procedimentos executados, os relatórios recebidos e elaborados, os produzidos e, em geral, toda a documentação técnica relevante para o projeto.

El/la Asistente Administrativo/a trabaja en estrecha colaboración con el equipo de Gestión de Proyectos, Proyectos y Operaciones de la oficina de UNOPS en Brasil, así como con la Dirección de la Oficina, para desempeñar las funciones clave que se indican a continuación:

Apoyar la gestión de proyectos y la gestión de procesos de BRPC;
Apoyar la preparación de los documentos oficiales de los proyectos del BRPC (términos de referencia, pedidos, términos de cooperación, etc.);
Alertar sobre posibles desviaciones o incumplimientos de plazos;
Apoyo en la estructuración y desarrollo de presentaciones para reuniones técnicas, formación y otras acciones con los socios;
Apoyo en el seguimiento presupuestario, financiero y administrativo de los proyectos (cuando sea necesario);
Apoyo en la implementación de las estrategias y procedimientos operativos necesarios para los Proyectos
Apoyo en el cumplimiento de todos los procesos y registros administrativos de acuerdo con las normas, reglamentos, políticas y estrategias de UNOPS;
Apoyo técnico a las actividades de la PMO en la gestión de proyectos;
Apoyo en la auditoría de las actividades de los proyectos y/o BRPC.
Apoyar la revisión técnica de su área de especialización para alertar sobre posibles brechas en el proyecto y oportunidades de mejora.
Supervisar la documentación técnica y garantizar que todos los estudios técnicos del proyecto estén disponibles.
Mantener un archivo de los procedimientos realizados, de los informes recibidos y elaborados, de los producidos y, en general, de toda la documentación técnica relevante al proyecto.

Education/Experience/Language requirements

Formação

Diploma de ensino médio é obrigatorio
Graduação em administração, gestão de projetos, arquitetura ou áreas correlatas é um diferencial e pode substituir alguns anos de experiência.

Experiência

Mínimo de 4 anos de experiência em suporte a gestão de projetos
Valoriza-se experiência em Pacote Office ou G-Suite.
Experiência anterior de trabalho em uma agência da ONU será um diferencial.

Idiomas

Fluência completa em português (leitura, escrita, fala)
Desejável leitura, Escrita e Comunicação Oral de nível intermediário em inglês ou espanhol.

Requisitos da vaga

A vaga exige capacidade de elaborar relatórios utilizando ferramentas informáticas, como Google Sheets e Google Docs.
É necessário preparar relatórios de avanço dos projetos atribuídos através do Google Slides e realizar apresentações tanto presenciais quanto virtuais, por videoconferência.
A posição exige contato telefônico e presencial com diversas pessoas envolvidas nos projetos.
Será preciso planejar, elaborar e ministrar treinamentos para colaboradores dos projetos, de forma presencial e/ou por videoconferência.
É requisito realizar viagens a campo para obras de infraestrutura, incluindo deslocamentos pelas obras e pelo canteiro de obras.

Ambiente de trabalho

As atividades serão realizadas nas cidades de Foz do Iguaçu e Brasília
O escritório possui uma política de trabalho flexível.
Serão fornecidos equipamentos de informática.
É exigida presencialidade total

Carta de motivação

Embora seu currículo mostre suas habilidades, experiência e formação, também estamos ansiosos para saber mais sobre seus interesses e motivações. Portanto, convidamos você a enviar uma carta de apresentação junto com sua candidatura à vaga. Lembre-se de compartilhar na carta sua motivação para se juntar à equipe do UNOPS para a vaga anunciada, seus interesses e habilidades. Além disso, gostaríamos de ouvir sua perspectiva sobre os Valores da ONU: Inclusão, Integridade, Humildade, Humildade e Humanidade. Para obter mais informações sobre os Valores da ONU, consulte o documento Marco de Valores e Comportamentos da ONU.

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Formación

Diploma de educación secundaria es obligatorio;
Se valorará la formación a nivel licenciatura en administración, gestión de proyectos, arquitectura, o áreas afines, que podrá sustituir a años de experiencia.

Experiencia

Se requieren cuatro años de experiencia en apoyo a la gestión de proyectos
Se valora experiencia en paquete office o G-suite
Se valorará la experiencia en organizaciones internacionales, en particular en organismos de las Naciones Unidas.

Idiomas

Fluidez completa en portugués (lectura, escritura, conversación) - Nivel nativo
Deseable nivel intermedio de inglés o español

Requisitos de vacante

La vacante requiere la capacidad de preparar informes utilizando herramientas informáticas, como Google Sheets y Google Docs.
Es necesario elaborar informes de avances de los proyectos asignados a través de Google Slides y realizar presentaciones tanto de manera presencial como virtual, vía videoconferencia.
El puesto requiere contacto telefónico y en persona con varias personas involucradas en los proyectos.
Será necesario planificar, preparar y brindar capacitación a los colaboradores del proyecto, de manera presencial y/o vía videoconferencia.
Es un requisito realizar visitas de campo a las obras de infraestructura, incluyendo recorridos por las obras y el sitio de construcción.

Ambiente de trabajo

Las actividades se realizarán en las ciudades de Foz do Iguazu y Brasilia
La oficina tiene una política de trabajo flexible.
Se proporcionará equipo informático.
Se requiere asistencia completa

Carta de motivacion

Si bien su currículum muestra sus habilidades, experiencia y educación, también estamos ansiosos por aprender más sobre sus intereses y motivaciones. Por ello, te invitamos a enviar una carta de presentación junto con tu solicitud para el puesto. Recuerde compartir en la carta su motivación para unirse al equipo de UNOPS para el puesto anunciado, sus intereses y habilidades. Además, nos gustaría conocer su perspectiva sobre los Valores de la ONU: Inclusión, Integridad, Humildad, Humildad y Humanidad. Para obtener más información sobre los Valores de la ONU, consulte el documento Marco de Valores y Comportamientos de la ONU.

We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.

Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.

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