Assistant(e) Programme VNU

UNV NER organization mission TBD

Au niveau pays, les Unités de terrain du programme VNU sont principalement responsables de la mobilisation et du placement des Volontaires des Nations Unies dans les agences, fonds et programmes des Nations Unies axés sur la paix, le développement et les besoins humanitaires. Les unités de terrain du programme VNU représentent et positionnent le programme VNU dans les pays respectifs et rapprochent les services et les solutions du programme VNU de ses partenaires des gouvernements, des entités des Nations Unies, de la société civile et du secteur privé.

Sous la supervision de l'analyste de programme/Coordonnateur pays, l'Assistant/e de programme fournit un appui administratif et opérationnel à l'unité de terrain du programme VNU, afin de soutenir la mobilisation et le déploiement des volontaires.
A cet effet, il/elle est chargé/e de :
1. Sélection des candidats
 Appui administratif aux agences hôtes dans la coordination et l’organisation des évaluations et/ou entretiens de recrutement des candidats (e.g. tests écrits, entretiens, desk reviews) ;
 Soumettre les documents relatifs à la sélection des candidats au Volunteer Service Center (VSC) basé au siège du Programme VNU à Bonn pour leurs actions.
2. Arrivée et orientation des volontaires
 Fournir le soutien nécessaire aux Volontaires des Nations Unies à leur arrivée, pour l’ouverture des comptes bancaires, formulaires requis pour obtenir des visas, des permis de résidence, etc.
Le programme des Volontaires des Nations Unies (VNU) est administré par le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD).
 Appuyer les agences hôtes et les Volontaires ONU dans l’émission de permis / visa de résidence, des cartes d’identité VNU et accès aux systèmes tels qu’-e-services, UVP pour les volontaires ;
 Effectuer les sessions d’information pour les volontaires sur les procédures administratives et l’engagement volontaire conformément aux descriptions d’affectation ;
 Organiser et coordonner les sessions d’information et de présentation par les agences hôtes, faciliter les adresses email professionnelles ;
 Confirmer l’arrivée des Volontaires ONU et leurs personnes à charge auprès de VSC (Volunteer Service Center) au siège VNU ;
 S’assurer que les contrats, les désignations de bénéficiaires sont dument signées et envoyées au VSC au siège.
3. Appui pendant l’affectation des volontaires
 Suivre le statut contractuel de tous les Volontaires des Nations Unies en service et faire la liaison avec les agences hôtes pour les prolongations, remplacements, rapatriements, etc.
Faire le suivi avec VSC au siège.
 Faire le suivi sur la gestion du payroll et collecter les informations relatives aux droits tels que congés dans les foyers, remboursement de MORSS (gardiennage, etc.)
 Fournir une assistance logistique et administrative d’urgence en cas d’évacuation médicale/sécuritaire ou en cas de décès d’un/e volontaire ONU et appuyer l’agence hôte dans la gestion de crise ;
 Appuyer les Volontaires ONU dans leurs formalités de fin d’affectation, y inclut visas de sortie, checklist a compléter pour les paiements des indemnités de fin d’affectation.
 Appuyer les volontaires dans leurs demandes de congés dans les foyers :
 Maintenir à jour dans UVP les dossiers des Volontaires des Nations Unies affectés dans le pays, en veillant à ce que toute la correspondance nécessaire y soit reflétée
 Maintenir une liste de contacts de tous les Volontaires des Nations Unies en activité, y compris leurs personnes à charge reconnues ;
 Appuyer les ressources humaines dans le processus de traitement des réclamations ainsi que la gestion du payroll des VNU ;
 Effectuer d'autres tâches administratives selon les besoins.
4. Appui à la promotion et la mobilisation des volontaires en ligne auprès des partenaires dans le pays  En consultation avec l'assistant du programme de volontariat en ligne du Bureau régional concerné, agir en tant que point focal pour les volontaires en ligne et l'accréditation des organisations de services de volontariat en ligne, en se concentrant sur le soutien aux entités d'accueil pour développer les opportunités de volontariat en ligne par le biais d'engagements de plaidoyer et de promotion du concept de volontariat en ligne ;
 Organiser des sessions périodiques d’information auprès des agences et autres structures.
5. Soutien administratif et logistique
 Tenir des inventaires de tous les équipements non consommables fournis par le pro
gramme VNU et s'assurer que les dossiers de tous les articles achetés par le programme
VNU sont soumis au siège du programme VNU ;
Le programme des Volontaires des Nations Unies (VNU) est administré par le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD).
 Tenir à jour les dossiers généraux du bureau et conserver les informations et le matériel de référence de manière à pouvoir s'y référer et les retrouver facilement ;
 Effectuer d'autres tâches administratives selon les besoins.