Administrative Assistant (Travel and Registry), 03 months, Post#135372, Req#588658

Sous la supervision du chargé d’administration, l’assistant aux voyages, de la classe G-5, fournit un appui à une vaste opération, établit et traite les documents relatifs aux voyages des membres du personnel de l’UNICEF et des personnes à leur charge, des consultants et des partenaires qui se rendent aux réunions, conformément aux règles et règlements locaux en matière de conduite. L’assistant de voyage fait preuve d’une approche axée sur le client, d’un sens élevé des responsabilités, de courtoisie, de tact et de la capacité de travailler avec des personnes d’origines nationales et culturelles différentes

L'UNICEF travaille dans plus de 190 pays et territoires pour sauver la vie des enfants, défendre leurs droits et les aider à réaliser leur potentiel, de la petite enfance à l'adolescence.

À l'UNICEF, nous sommes engagés, passionnés et fiers de notre action, aussi longtemps que nécessaire. Promouvoir les droits de chaque enfant n'est pas seulement un travail, c'est une vocation.

L'UNICEF est un lieu où les carrières se construisent : nous offrons à nos collaborateurs diverses opportunités de développement professionnel et personnel qui les aideront à renforcer leur sens de l'engagement au service des enfants et des communautés du monde entier. Nous accueillons tous ceux qui souhaitent s'intégrer et s'épanouir dans une culture diversifiée et passionnée, avec une rémunération et des avantages sociaux attractifs.

Visitez notre site Web pour en savoir plus sur ce que nous faisons à l’UNICEF.

Pour chaque enfant, Education

Comment pouvez-vous faire la différence ? 

Résumé des principales fonctions et responsabilités :

1.Personnel de soutien le personnel, consultants et partenaires dans le cadre du voyage

2.Personnel de soutien le personnel, consultants et partenaires dans les aspects administratifs tels que les visas, les cartes diplomatiques et de service

3.Documentation des voyages et aspects administratifs.

• Examine les demandes de voyage, demande des devis à l’agent de voyages, détermine la classe de voyage applicable, calcule le nombre de jours de voyage et convertit le devis en dollars américains.
• Une fois approuvé, autorise l’agent de voyage à émettre des billets, ou à rédiger des câbles à d’autres bureaux des Nations Unies autorisant la délivrance de billets et d’indemnités journalières de subsistance, rédige l’autorisation de ravel, y compris l’indemnité journalière de subsistance, le prix du billet et d’autres frais.
• Conseiller le personnel sur les exigences en matière de visa, de carte diplomatique et de vaccination des pays à visiter, et s’assurer que les formulaires de demande sont remplis correctement avec les documents d’accompagnement.
• Vérifie les demandes de remboursement de frais de voyage par rapport aux voyages autorisés, en ce qui concerne l’itinéraire réel et la durée du séjour.
• Recueille des informations sur les conditions de vie locales et fournit une assistance administrative pour les enquêtes sur le coût de la vie.
• Tenir à jour les dossiers et les dossiers liés aux voyages

IV. Impact des résultats

L’efficience et l’efficacité de l’appui fourni par l’assistant aux voyages pour l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi des programmes et projets facilitent l’obtention de résultats concrets et durables pour la section concernée, ce qui renforce la capacité des bureaux et de l’UNICEF à aider les femmes et les enfants les plus vulnérables.

Pour être qualifié de défenseur de chaque enfant, vous devrez…

Exigences minimales :

• Éducation : Achèvement de l’enseignement secondaire, complété de préférence par des cours techniques ou universitaires liés au travail de l’organisation.
• Expérience professionnelle : Au moins 5 années d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans l’administration ou le bureau.
• Exigences linguistiques : Maîtrise du français est requise. La connaissance d'une autre langue officielle de l'ONU est considérée comme un atout
• Compétences :

• Formation et expérience de l’utilisation de MS Word, Excel, PowerPoint et d’autres logiciels de l’UNICEF tels que SharePoint ; connaissance des systèmes intégrés de gestion requise.
• Connaissance approfondie de la structure organisationnelle, des politiques et procédures administratives de l’UNICEF.
• Organisation, planification et priorisation des compétences et des capacités.
• Capacité à traiter avec patience et tact avec les visiteurs.
• Grand sens de la confidentialité, de l’initiative et du bon jugement.
• Aptitude à travailler efficacement avec des personnes d’origines nationales et culturelles différentes.
• Capacité de travailler en équipe pour atteindre des objectifs communs et fournir des conseils au personnel de soutien moins expérimenté.

Pour chaque enfant, vous démontrez...

Les valeurs fondamentales de l'UNICEF : bienveillance, respect, intégrité, confiance, responsabilité et durabilité (CRITAS), sous-tendent toutes nos actions et notre façon de les accomplir. Découvrez notre charte des valeurs : Valeurs de l'UNICEF.

Les compétences requises par l’UNICEF pour ce poste sont…

(1) Établir et entretenir des partenariats

(2) Démontre une conscience de soi et une conscience éthique

(3) Volonté d'obtenir des résultats pour un impact

(4) Innove et embrasse le changement

(5) Gère l'ambiguïté et la complexité

(6) Pense et agit de manière stratégique

(7) Travaille en collaboration avec les autres

Familiarisez-vous avec notre référentiel de compétences et ses différents niveaux.

L'UNICEF promeut et défend la protection des droits de chaque enfant, partout dans le monde, dans toutes ses actions. Son mandat est de soutenir la réalisation des droits de chaque enfant, y compris les plus défavorisés. Nos équipes mondiales doivent refléter la diversité de ces enfants. La famille UNICEF s'engage à inclure chacun , sans distinction de race/ethnicité, de handicap, d'identité de genre, d'orientation sexuelle, de religion, de nationalité, de milieu socio-économique, de minorité ou de toute autre situation.

L'UNICEF encourage les candidatures de tous les candidats qualifiés, sans distinction de sexe, de nationalité, d'origine religieuse ou ethnique, et de personnes en situation de handicap, y compris neurodivergentes. Nous offrons un large éventail d'avantages à notre personnel, notamment un congé parental rémunéré, des pauses d'allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes en situation de handicap. L'UNICEF met en place des aménagements raisonnables tout au long du processus de recrutement. Si vous avez besoin d'aménagements, veuillez soumettre votre demande via le bouton « Accessibilité » de la page Carrières de l'UNICEF . Si vous êtes présélectionné, veuillez contacter directement le recruteur pour lui fournir plus d'informations et nous permettre de prendre les dispositions nécessaires à l'avance.

L'UNICEF n'embauche pas de candidats mariés à des enfants (personnes de moins de 18 ans). L'UNICEF applique une politique de tolérance zéro à l'égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l'UNICEF, notamment l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l'abus d'autorité et la discrimination fondée sur le sexe, la nationalité, l'âge, l'origine ethnique, l'orientation sexuelle, l'origine religieuse ou ethnique ou le handicap. L'UNICEF s'engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents, et devront respecter ces normes et principes. La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés pourront être tenus de fournir des informations supplémentaires pour la vérification des antécédents, et les candidats handicapés pourront être invités à soumettre confidentiellement des pièces justificatives relatives à leur handicap.

Les nominations à l’UNICEF sont soumises à une autorisation médicale. La délivrance d'un visa par le pays d'accueil du lieu d'affectation est requise pour les postes de PI et sera facilitée par l'UNICEF. Les nominations peuvent également être soumises à des exigences de vaccination, notamment contre le SARS-CoV-2 (Covid). Si vous êtes sélectionné(e) pour un poste à l'UNICEF, vous devrez être vacciné(e) conformément aux exigences ou obtenir une exemption médicale du département compétent des Nations Unies. À défaut, la sélection sera annulée.

Remarques:

Conformément à l’Article 101, paragraphe 3, de la Charte des Nations Unies, la considération primordiale dans le recrutement du personnel est la nécessité d’assurer les plus hautes qualités d’efficacité, de compétence et d’intégrité.

L'UNICEF s'engage à promouvoir un effectif inclusif, représentatif et accueillant. Pour ce poste, les candidats éligibles et qualifiés issus de groupes sous-représentés sont encouragés à postuler.

Les fonctionnaires candidats à un emploi à l'UNICEF sont généralement tenus de démissionner de leur poste avant d'occuper un poste à l'UNICEF. L'UNICEF se réserve le droit de retirer une offre d'emploi, sans indemnité, si un visa ou un certificat médical n'est pas obtenu, ou si les exigences de vaccination nécessaires ne sont pas respectées, dans un délai raisonnable et pour quelque raison que ce soit.

L'UNICEF ne facture aucuns frais de traitement à aucune étape de ses processus de recrutement, de sélection et d'embauche (c.-à-d. candidature, entretien, validation, nomination et formation). L'UNICEF ne demandera pas les coordonnées bancaires des candidats.

La mobilité est une condition d’emploi professionnel international auprès de l’UNICEF et un principe sous-jacent de la fonction publique internationale.

L'action humanitaire est une priorité transversale du Plan stratégique de l'UNICEF. L'UNICEF s'engage à rester présent et à intervenir dans les contextes humanitaires. Par conséquent, l'ensemble du personnel, à tous les niveaux et dans tous les domaines fonctionnels, peut être appelé à se déployer pour soutenir la réponse humanitaire, contribuant ainsi à renforcer la résilience des communautés et les capacités des autorités nationales.

Tous les postes à pourvoir à l'UNICEF sont annoncés. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l'étape suivante du processus de sélection. Un candidat interne possédant les compétences requises pour le poste dans le domaine fonctionnel concerné, ou un candidat interne/externe du groupe de talents correspondant, peut être sélectionné, s'il convient au poste, sans évaluation des autres candidats.

Les membres du personnel de l'UNICEF titulaires d'un engagement à durée déterminée , continu ou permanent et considérés comme ayant un statut de poste supprimé peuvent postuler à ce poste temporaire et, s'ils sont sélectionnés avec une date de début avant le 31 décembre 2025, peuvent l'occuper dans le cadre d'une affectation temporaire, conformément aux directives de l'UNICEF sur les cessations de service dues à la suppression de postes ou à une réduction d'effectifs . Ils conserveront leurs droits à durée déterminée, mais ne seront pas grevés de leur poste supprimé. Pour les autres scénarios où une affectation temporaire est possible, veuillez consulter les directives supplémentaires sur les affectations temporaires d'IP à IP après avoir complété le TOD complet.pdf (accessible uniquement au personnel interne ).

Les conditions d'une affectation temporaire, y compris les droits à la réinstallation, dépendront du statut de l'engagement initial du membre du personnel et pourront être limitées conformément aux politiques, procédures et pratiques de l'UNICEF en vigueur.

Des informations complémentaires sur le travail à l’UNICEF peuvent être trouvées ici .