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Especialista en Logística y Cadenas de Abastecimiento de Medicamentos e Insumos Médicos

Guatemala

Vacancy code VA/2016/B5405/11106**

Position title Especialista en Logística y Cadenas de Abastecimiento de Medicamentos e Insumos Médicos

Level ICS-11

Department/office LCR, PAOH, Guatemala

Duty station Home based

Contract type International ICA

Contract level IICA-3

Duration Hasta 60 días hábiles - Modalidad Retainer

Application period 14-Oct-2016 to 24-Oct-2016 **

Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.

Background Information - Job-specific

El propósito principal del presente proyecto es la mejora en la calidad y transparencia de los procesos de adquisición gestionados por entidades de seguridad social, a través del fortalecimiento de las capacidades de las entidades; durante el primer año de ejecución uno de los proyectos apoyará en la adquisición de medicamentos e insumos médicos por un valor de 200 millones de dólares.

Es intención de la gerencia del entidades de seguridad social tener un diagnóstico preciso de la situación actual a comienzo de la actual gestión e identificar las practicas contractuales que puedan ser sujeto de mejoras en pos de una mayor eficiencia, como así también evaluar factores claves en los procesos de contrataciones, en particular:

(a) Analizar el mercado de proveedores

(b) Determinar la conveniencia de compras centralizadas para ciertos insumos biomédicos, y complementariamente identificar las políticas y prácticas más eficientes y transparentes para las compras descentralizadas de las restantes;

(c) Incrementar la transparencia de los procesos de adjudicación de contratos;

(d) Promover la reducción de plazos de contratación y costos finales de aprovisionamiento.

UNOPS implementará para esta evaluación su herramienta PEAT, la cual se ha desarrollado ad hoc para entidades (gubernamentales) del sector público, por lo cual se requiere que los especialistas de UNOPS que apliquen esta herramienta tengan experiencia significativa en la función pública, particularmente en las áreas de Contrataciones, Finanzas, Presupuesto y Gestión.

La herramienta consta de 5 Secciones:

  • 1. Análisis de Gastos: que permite identificar qué contrata la Entidad y por ende definir cuáles son las líneas de gasto/inversión que serán sujeto de un análisis específico de cadena de abastecimiento (p. ej. se eliminan del análisis gastos en personal, intereses sobre deudas, transferencias, etc. y se focaliza sobre lo que se contrata);
  • 1. Cuestionario de Modelo de Evaluación: Es una serie de preguntas estandarizadas que son relevantes para analizar todas las etapas de una cadena de abastecimiento. De todas maneras, este cuestionario es adaptado a la realidad de cada Entidad en el trabajo preparatorio a la visita.
  • 1. Indicadores clave de rendimiento: se focaliza en el proceso de contratación y arroja indicaciones sobre qué aspectos del mismo ameritan un análisis más profundo. Por ejemplo, mide la cantidad de ofertas recibidas frente a la cantidad de pliegos de licitación demandados, compara ofertas recibidas con ofertas válidas, precios de referencia con precios finales de adjudicación, etc. Los valores de estos indicadores de por sí no arrojan conclusiones, pero sí marcan con claridad las áreas a ser revisadas;
  • 1. Entrevistas abiertas y análisis: con la información factual de las 3 etapas anteriores, se realizan entrevistas con los responsables de la entidad evaluada. Esto no es una auditoría, sino una evaluación de espíritu colaborativo con lo cual el diálogo es abierto. Conclusiones muy valiosas se extraen en esta etapa y a la vez sirve para incluir al personal relevante en el proceso de evaluación;
  • 1. Punto de referencia externo & Brecha de Estimación: esta es la última etapa de la herramienta, y permite comparar los precios obtenidos por la Entidad evaluada con precios obtenidos por otras organizaciones (públicas y a veces privadas) de las más eficientes que se abastecen de los mismos bienes y servicios (y muchas veces en el mismo mercado con los mismos proveedores). De la comparación de los precios reales de la entidad y los que podría alcanzar se puede estimar una brecha de ahorros potenciales. Es decir, podemos estimar en términos monetarios el impacto de las mejoras de procesos sobre la base informada de precios reales en el mercado.

La herramienta arroja 3 productos:

  1. Un Informe de Calidad de Procesos: este informe detalla con precisión la calidad y efectividad de los procesos vigentes en la Entidad. Si bien no es una auditoría de gestión, sus conclusiones sirven para identificar organigramas, los flujos de procesos y tareas, cultura organizacional, nivel de capacidad y manejo de herramientas que explican el desempeño actual de la Entidad;

  2. Una Lista de Temas Clave: indica con claridad cuáles son las áreas críticas en la opinión de los evaluadores, tanto respecto e fortalezas como debilidades allanando el camino para el desarrollo posterior de un Plan de Acción;

  3. Una Estimación de Ahorros Potenciales y Análisis de Brechas: es una cuantificación objetiva de los resultados posibles de un proceso de mejora de procedimientos implementando un Plan de Acción que puede derivarse de las etapas anteriores. Usualmente, muchos diagnósticos de eficiencia comparan los procesos actuales versus una ideal de eficiencia, pero este es a menudo un valor abstracto y no cuantitativo como sí lo es nuestra estimación. Claramente, el ejercicio no es una garantía de alcanzar el nivel de ahorros estimado, pero sí da cuenta de montos concretos en los que el sector público puede optimizar su gasto.

Los equipos de evaluación usualmente están conformados por 5 perfiles:

· Un Coordinador del Proyecto

· Uno o varios Especialistas en Contrataciones / Gestión Pública para la Ejecución de Proyectos

· Uno varios Especialistas Sectoriales (Farmacéuticos, Logística, etc.)

· Uno o varios Especialista en Informática; y

· Personal de Apoyo a Proyectos.

Los Términos de Referencia presentes se refieren a Especialista en Logística y Cadenas de Abastecimiento.

Functional Responsibilities

El Especialista deberá apoyar las actividades de las siguientes secciones del PEAT:

  • Sección II Cuestionario Modelo de Cadena de Abastecimiento: sobre las líneas de gasto prioritarias ya identificadas, los Especialistas ajustarán el Cuestionario Modelo, llevarán a cabo las visitas de campo necesarias y colectarán toda la información necesaria que permita determinar el desempeño de las diferentes cadenas de abastecimiento para cada línea de gasto

i. Recepción, inspección y distribución: evalúa los aspectos logísticos del abastecimiento al definir los protocolos de inspección y testeo de bienes recibidos; la identificación de los puntos de entrega primarios y los canales y métodos de distribución secundaria;

j. Almacenamiento e inventario: analiza las capacidades físicas de bodegas como así también los sistemas de información y procesos relativos a la conservación y disponibilidad en tiempo de los bienes e insumos, incluyendo la función de stock crítico, almacenamiento virtual, control y alertas en vencimientos por lotes, parámentros e indicadores de rotación de stock, etc.;

k. Costos de disposición y desperdicios: mide la magnitud de los desechos y analiza las causas y medidas de minimización de desperdicios. Asimismo, evalúa la capacidad de la entidad de dar seguimiento a los insumos adquiridos, desde el proceso de recepción del proveedor hasta la dispensa ambulatoria y/o utilización hospitalaria.

  • Sección IV: participarán en las Entrevistas Abiertas con el personal directivo de la entidad, para compartir y discutir los resultados de las 3 Secciones anteriores.

  • Sección V: proveerá datos de potenciales ahorros en modalidades alternativas de cadena logística, gestión de inventarios y metodologías de almacenamiento de medicamentos e insumos médicos.

Dentro del análisis a realizar en estas secciones, se focalizarán los siguientes temas:

  • Revisión del proceso de recepción de medicamentos en el Almacén Central, Área Metropolitana y otros 6 almacenes a seleccionar en el interior de Guatemala;

  • Análisis del proceso y protocolos de inspección y pruebas de calidad (si las hubiere);

  • Evaluación del proceso de inventario y gestión de almacenes (evaluación del Sistema de Bodegas y Farmacia -SIBOFA- y de su efectividad para proveer datos precisos en tiempo real de la disponibilidad, ubicación, vida útil residual, y demás información clave de cada medicamento);

  • Evaluación de las instalaciones físicas de almacenamiento conforme la regulación nacional vigente y los standares de calidad internacional.

  • Análisis de desperdicios / gestión de desechos/devoluciones

Realizará finalmente un análisis detallado de los costos de transporte de medicamentos en los procesos de licitaciones anteriores y previstos. En base a estos resultados, deberá realizar una evaluación que modelice la posibilidad de establecer un mecanismo propio de entregas a las bodegas remotas con recursos de las entidades de seguridad social, o subcontratando en transporte separadamente de la provisión de medicamentos.

En base a los hallazgos de las actividades descriptas, el Especialista deberá realizar propuestas de mejoras de eficiencia en los mecanismos de inspección, testeo, distribución, almacenamiento y gestión de inventarios de medicamentos e insumos médicos.

Cada Especialista será asimismo responsable por la contribución escrita al Informe de Evaluación, incluyendo las revisiones que fueran necesarias luego de las observaciones de la contraparte.

Se prevé que el trabajo se realizará en un 65% en campo y otro 35% desde oficina remota (puede ser la oficina propia del Especialista). Los costos relativos a pasajes y viáticos serán pagados por separado de acuerdo con las escalas vigentes de NNUU.
Esta posición puede tener responsabilidad en multiples proyectos en la región y por ende debe contar con disponibilidad para viajar a los lugares donde se desarrollen los proyectos por periodos específicos.

Competencies

· Conocimiento experto de cadenas de abastecimiento para medicamentos e insumos médicos;

· Conocimiento de software de gestión de inventarios

· Sólido manejo de software tal como Excel, Acess, MS Project, conocimiento de elaboración de gráficos y tablas estadísticas.

· Capacidad de escribir y editar informes

· Criterio y capacidad analítica.

· Capacidad de organización y planificación de tareas

· Mantiene un profundo sentido ético y de integridad

· Cumple con las fechas establecidas para la entrega de productos y servicios a clientes.

· Conocimiento y experiencia en procesos y actividades de adquisiciones de medicamentos es deseable.

Education/Experience/Language requirements

Educación

· Graduada/o de Ingeniería, Ciencias Económicas, Farmacia, Medicina, con especialización en cadenas logísticas.

· Cursos de post grado en logística / abastecimiento / gestión de inventarios será una ventaja

Experiencia Laboral

· Un mínimo de 10 años de experiencia en cadenas de abastecimiento de medicamentos

Idioma

· Dominio del idioma español

Contract type, level and duration

Tipo de Contrato: Acuerdo de Contratista Independiente Internacional (Internacional ICA).
Nivel de Contrato: IICA 3
Duración : Contrato por retención de servicios (retainer): en este tipo de contrato se establece un número estimado de días a trabajar durante el periodo. El supervisor llamará a trabajar al contratista únicamente los días que sea necesario y se pagará sólo por los días realmente trabajados.
Pra mas detalles de la modalidad contractual ICA , por favor ingrese al siguiente enlace :
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Información adicional

· Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET).

· Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.

· Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.

· Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.

· Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.

· El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.

Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales.
La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.

https://gprs.unops.org/Pages/ViewVacancy/VADetails.aspx?id=11106

Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: Guatemala
  • Grade: Senior - Internationally recruited position - Senior level
  • Occupational Groups:
    • Public Health and Health Service
  • Closing Date: 2016-10-24

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