Assistant aux Voyages, GS5 Bamako, Mali

Sous la supervision du Spécialiste de l'administration, le/la titulaire du poste s’acquittera de la gestion des voyages du bureau suivant les règles et procédures de l’Organisation.

Titre                      Assistant aux voyages

Grade                    GS5

Bureau                  Bamako, Mali

Durée                    6 mois 

Début                    3 Avril 2017

Supervision         Specialiste de l'administration

But du poste

Appuyer l'Unité Administration dans l'organisation et la gestion des voyages du bureau UNICEF Mali.

Taches Specifiques

• Organise les arrangements pour les voyages aussi bien à l'intérieur qu'à l'extérieur du pays ; fait la revue des demandes des voyages et obtient auprès des agences des voyages les cotations les plus économiques pour l'organisation ;
• Saisit les données des voyages des opérations dans VISION (Logiciel UNICEF);
• initie les bons de commandes & correspondances ad-hoc et collecte les billets d'avion auprès des agences des voyages ;
• Organise la réservation des chambres d'hotel pour les visiteurs. Conseille le personnel sur les formalités exigées pour les missions hors pays.
• Prépare la documentation pour l'obtention des documents tels que les visas, les cartes de séjour, les carnets de vaccination. Assure les démarches auprès des autorités locales, des ambassades etc.
• Fait le suivi périodiquement de la clôture des voyages en VISION et présente les rapports y relatif ;
• Certifie les factures des agences des voyages
• Organise le classement de tous les documents relatifs aux voyages ;
• Exécute autres taches à la demande du superviseur ;

Qualifications

Education:

BTS/DUT en Administration ; Finances ou Logistique

Experience professionnelle:

Cinq ans d'expérience dans le domaine de voyages, de la logistique ou de l'administration. Avoir travaillé dans un environnement UN ou une ONG est un atout.

Langue:

Maîtrise du français. L'anglais est un atout ainsi que la connaissance de la langue locale.

COMPETENCES

Valeurs Fondamentales

• Engagement
• Diversité & Inclusion
• Integrité

Competences de base

• Communication (I)
• Travail en équipe (II)
• Recherche de resultats (I)

Competences Fonctionnelles

• Capacité d'analyse (I)
• Persuasion & influence (I)
• Respect des instructions & des procedures (I)
• Planification & Organisation (I)

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UNICEF is committed to diversity and inclusion within its workforce, and encourages qualified female and male candidates from all national, religious and ethnic backgrounds, including persons living with disabilities, to apply to become a part of our organisation.