Receptioniste GS3, Antananarivo -Madagascar (Un an)

Sous la supervision du Responsable de l'Administration NOB, IMIS # 22788, afin d'assurer une bonne gestion du registre de l'UNICEF, le titulaire est responsable de recevoir toute la correspondance entrante et d'assurer l'envoi à toutes les sections concernées. Dans ce contexte, il/elle sera responsable de la réception des toutes les correspondances, (factures, lettre officielles, courriers …) ainsi que la tenue de la boîte de réception des offres des fournisseurs et des offres des soumissionnaires relatives aux ventes de matériels usés. Le titulaire sera également en charge de l'accueil des visiteurs.

Si vous êtes un professionnel engagé, créatif et passionné de contribuer à faire une différence durable pour les enfants, l'organisation leader dans le monde pour le droit des enfants aimerait vous vous manifestiez.

Depuis 70 ans, l'UNICEF travaille sur le terrain dans 190 pays et territoires pour promouvoir la survie, la protection et le développement des enfants. Premier fournisseur mondial de vaccins aux pays en développement, l'UNICEF soutient la santé et la nutrition infantiles, l'eau potable et l'assainissement, l'éducation de base de qualité pour tous les garçons et les filles, et la protection des enfants contre la violence, l'exploitation et le sida. L'UNICEF est entièrement financé par des contributions volontaires de particuliers, d'entreprises, de fondations et de gouvernements.

 

• BUT DU POSTE

 

Sous la supervision du Responsable de l'Administration NOB, IMIS # 22788, afin d'assurer une bonne gestion du registre de l'UNICEF, le titulaire est responsable de recevoir toute la correspondance entrante et d'assurer l'envoi à toutes les sections concernées. Dans ce contexte, il/elle sera responsable de la réception des toutes les correspondances, (factures, lettre officielles, courriers …) ainsi que la tenue de la boîte de réception des offres des fournisseurs et des offres des soumissionnaires relatives aux ventes de matériels usés. Le titulaire sera également en charge de l'accueil des visiteurs.

 

• `RESPONSABILITES ET TACHES CLES

 

1. Reçoit des appels téléphoniques entrants et accueille les visiteurs de l'UNICEF, prend des messages et informe le personnel concerné.

1. Enregistre tous les documents reçus dans la boîte de dépôt et les soumet à la section approvisionnement, aux ressources humaines pour les lettres de candidature et à l'Administration pour les offres de PSB.

 

1. Gère efficacement la salle de réunion de l'UNICEF et aide l'Assistant Administratif dans la préparation des réunions internes.
2. Archive les correspondances, les documents et autres supports suivant un code déjà attribué sur la base d'un système de classification établi, et conserve les dossiers en bon ordre.
3.  
4. Être le point focal à la réception de tous les documents entrants ou correspondance, enregistre et distribue tous les documents entrants et assure la distribution par les messagers. Effectue le tri de toutes les factures et conserve les archives scannées des dossiers traités à la réception. Assiste aux demandes de renseignements concernant les documents, la correspondance. Maintient à jour la liste des documents traités.

 

1. Maintient la tenue d'un registre de tous les documents reçus et assure la disponibilité des dossiers en version électroniques. Assiste l'Assistant Administratif Principal dans la gestion de l'archivage.
2. Effectue d'autres tâches, selon les besoins.

 

• QUALIFICATIONS ACADEMIQUES / EXPERIENCES PROFESSIONNELLES MINIMUM REQUISES

 

• Diplôme de fin d'études secondaires requis.
• Bonne connaissance de simples procédures sur la documentation.
• Trois années d'expérience en tant que Réceptionniste et Téléphoniste.
• Connaissances et compétences nécessaires sur l'utilisation des applications informatiques standards de bureau.
• Une expérience au sein du système des Nations Unies serait un atout ;
• Compétences linguistiques : Maîtrise du Français, du Malagasy et de l'Anglais tant à l'oral qu'a l'écrit
• Valeurs essentielles requises : Engagement ; Intégrité ; Diversité et Inclusion
• Compétences essentielles requises : Communication ; Travailler en équipe ; Recherche de résultats,
• Compétences fonctionnelles requises : Analyser, Application d'expertise technique ; Suivre les instructions et procédures ; Planification et organisation ; S'adapter et répondre aux changements.
• Ce poste est réservé aux candidats de nationalité Malagasy ou aux étrangers titulaires d'un visa de travail à Madagascar

1. SOUMISSION DE CANDIDATURE

Les candidats intéressés sont priés de postuler uniquement en ligne via le lien https://www.unicef.org/about/employ/?job= et d'y joindre en fichiers attachés une lettre de motivation, CV détaillé, une copie de la carte d'identité nationale ou passeport, une copie du diplôme le plus élevé

Tout dossier incomplet ou soumis en ligne après la date butoir (12 Avril 2017) ne sera pas considéré. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et recevront une réponse officielle à leur demande de candidature. Nos avis de vacances sont également disponibles sur le site http://www.unicef.org/about/employ/

 

L'UNICEF est environnement libre de toute discrimination. L'UNICEF est engagé pour la diversité et l'inclusion et invite les candidats compétents de toutes origines nationales, ethniques et religieuses à postuler pour faire partie de notre organisation.

Les candidatures féminines qualifiées ainsi que celles de personnes qualifiées en situation de handicap sont vivement encouragées.