Chef d'équipe / Chef du Bureau de Gestion du Programme – PMO

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle. 

Sénégal

Située à Dakar, la Plaforme Opérationelle de l’UNOPS au Sénégal a établi au cours des années une relation professionnelle solide avec les gouvernements d’Afrique de l’Ouest et des partenaires internationaux. Ell leur fournit un soutien technique pour leurs activités de développement stratégique comme des élections, d’achats et de renforcement des capacités en matière d’achats, de protection de l’environnement ainsi que la construction et la réhabilitation d’infrastructures.

Le Bureau des Nations Unies pour les services d’appui aux projets (UNOPS) est un organe opérationnel des Nations Unies soutenant la mise en œuvre efficace des projets de ses partenaires dans les domaines humanitaire, de consolidation de la paix et de développement. Conformément à son mandat, l’UNOPS est une ressource centrale des Nations Unies et fournit des services durables en matière de gestion de projets, d’achats et d’infrastructures à un large éventail de gouvernements, de donateurs et d’entités onusiennes. 

Le projet « Niger Compact », financé par le Millennium Challenge Corporation (MCC) a été signé récemment. Le Gouvernement du Niger (GdN) a créé le Millennium Challenge Account (MCA-Niger) et a besoin de services d’appui en gestion de programmes et en gestion de projets d'infrastructure, afin de planifier et mettre en œuvre le Niger Compact, qui comprend deux projets: (i) le projet « irrigation et d'accès aux marchés »; et (ii) le projet « Communautés résilientes au changement climatique ». L'UNOPS fournira ces services d'assistance technique et de gestion de programmes, en intégrant des experts hautement qualifiés et expérimentés au sein du MCA-Niger, l'organisation du GdN responsable de la mise en œuvre du Compact.

Le Chef d'équipe / Chef du Bureau de Gestion du Programme – PMO aura pour responsabilité la réussite de la mise en œuvre du projet. Il devra pour cela planifier et gérer toutes les étapes de la mise en œuvre, afin d'obtenir les résultats attendus. Son rôle sera de veiller à ce que le management, les procédures, méthodes et pratiques de mise en œuvre soient en accord avec les normes de MCA-Niger et l’UNOPS. Le Chef d'équipe / Chef du Bureau de Gestion du Programme – PMO assurera ainsi l’assurance qualité du projet au sein des Unités de Gestion du Programme.  Elle/Il veillera à ce que soit faite une sélection adéquate et cohérente des activités à mettre en œuvre, et à maintenir un équilibre entre les priorités opérationnelles et les changements, à la facilitation de la gouvernance et de la prise de décision et à la mise en place des ressources et capacités nécessaires à une mise en œuvre efficace et constante. Le chef d'équipe / Chef du Bureau de Gestion du Programme – PMO sera le premier point de contact entre le MCA-Niger et l'UNOPS. Il/Elle fera le lien entre le personnel de l'UNOPS intégré au sein du MCA, l’équipe de gestion du programme, et le reste de l’UNOPS. En dehors du PMO, il/elle sera le superviseur des chefs d’équipe des PMO-Irrigation et PMO-Route. 

Les fonctions et services du Chef d'équipe / Chef du Bureau de Gestion du Programme – PMO sont les suivants:

• Alignement stratégique des activités du programme: s’assurer que MCA-NIGER se focalise sur les activités participant à la stratégie et à l’atteinte des objectifs du programme, à travers un appui à la prise de décisions
• Appui à la gestion du programme et des projets : appuyer MCA dans la livraison des produits et des résultats définis dans le programme, à travers une mise en œuvre efficace des projets et activités prévus
• Meilleures pratiques : atteinte des plus hauts standards de gestion, en encourageant l’application constante des meilleures pratiques de mise en œuvre

Résumé des fonctions:

• Appui à la gestion du portfolio
• Mise en place, planification et clôture du programme
• Suivi et rapports
• Gestion des parties prenantes
• Assurance Qualité
• Gestion des connaissances et innovation
• Gestion des ressources 

1.     Appui à la gestion du portfolio

• En collaboration avec l'équipe PMO, fournir des niveaux d’appui appropriés à la gestion du programme et un soutien administratif à l’équipe exécutive de MCA-NIGER sur toutes les activités du programme, tout en appliquant les normes en vigueur et les meilleures pratiques, en conformité avec les politiques et procédures du partenaire
• Définir et instaurer une méthodologie de gestion de programmes/projets pour la mise en œuvre du programme et de ses composantes
• Promouvoir les bonnes pratiques de gestion de projets et programmes au sein de MCA-NIGER et servir de liaison et de canal de communication entre  l’Exécutif et  les équipes de mise en œuvre du programme et des projets
• Contribuer directement à la supervision des opérations. Fournir des conseils et des directives sur les activités du programme et la gestion des projets en conformité avec le contrat et les documents encadrant le programme
• Assurer le développement, la mise en œuvre et, si nécessaire, l’amendement, des budgets et des organigrammes, en assurant des synergies au sein de MCA-NIGER
• Assurer la liaison avec les Chefs d’Unité de MCA-NIGER et les appuyer sur toutes les questions liées à la gestion des finances et des actifs du projet
• Élaborer et établir les systèmes de suivi des dépenses du Bureau de Gestion du Projet (PMO), en complément aux outils en ligne de MCA-NIGER et de l’UNOPS, afin d'assurer une planification efficace, des prévisions justes et un suivi constant de l’exécution du projet

2.     Mise en place, planification et clôture du programme 

• Faciliter le développement de plans généraux de mise en œuvre du programme et des projets, tout en définissant les étapes intermédiaires nécessaires à la réalisation du projet dans son ensemble
• Développer suivre et maintenir les interdépendances entre les projets 
• Aux fins de la clôture du projet, fournir un appui (ou superviser un représentant) au point focal désigné par l’organisation auprès du partenaire
• Faciliter le développement et la mise en place des outils de gestion de programme et de projet

3.     Suivi et rapports

• Préparer et publier des rapports réguliers du programme et des projets, conformément aux lignes directrices du donateur concernant le reportage
• Revoir régulièrement l'état d’avancement du programme et des projets, en évaluant les critères de performance (étendue du projet, coût, calendrier et qualité)
• Alimenter des outils de suivi et des rapports tel que requis par les procédures du MCA-NIGER et du partenaire
• Définir et instaurer des procédures permettant aux parties prenantes du programme d’identifier et de prioriser les risques et problèmes, de planifier des réponses et de conseiller l’équipe exécutive sur les mesures d’atténuation à mettre en œuvre
• Assurer le suivi continu et l'analyse des données de livraison dans le système de tableau de bord de gestion du programme
• Dans le cadre du suivi et évaluation, assurer que tous les projets mettent à jour et soumettent régulièrement leur état d’avancement vers les étapes intermédiaires et fixent des objectifs, tout le long du cycle du projet. Assurer la progression des projets et remonter l’information en cas de problème
• Etablir une base de référence du programme et des projets (délais, coûts et étendue), et suivre les performances par rapport à celle-ci
• Définir et instaurer un processus formel de contrôle des changements du projet, en particulier les changements ayant un impact sur la base de référence et les résultats
• Fournir à l’Exécutif les rapports de projet et les informations pertinentes afin d’appuyer l’équipe de gestion du programme

4.     Gestion des parties prenantes

• Élaborer les profils des parties prenantes et faciliter l’identification et l’analyse des parties prenantes aux niveaux du programme et des projets
• Faciliter et appuyer la formulation de stratégies de gestion des parties prenantes
• Coordonner l’élaboration des plans de communication des programmes et des projets
• Coordonner l’engagement des parties prenantes et la communication, en assurant une gestion efficace des communications au sein du programme et des projets
• Coordonner les communications internes relatives aux programme / projets
• Suivre l'efficacité de la communication des programmes / projets

5.     Assurance Qualité 

• Travailler avec les départements d'audit interne et de finance pour assurer que le programme est conforme aux exigences d’audit
• Travailler avec le personnel des approvisionnements / achats afin d'assurer une interface efficace avec les systèmes de gestion de la qualité des fournisseurs
• Assurer la conformité avec les normes définies par le partenaire pour la gestion des programmes / projets
• Coordonner les contrôles qualité des documents de projet/programme et des livrables
• Assurer le contrôle de la qualité des produits de gestion (documents de projet, rapports)

6.     Gestion des connaissances et innovation

• Encadrer et favoriser les activités de renforcement des capacités, afin de construire les capacités du personnel sur le long terme et de façon durable
• Fournir des formations aux Managers et aux parties prenantes sur les bonnes pratiques en matière de gestion de programmes et projets 
• Interagir activement avec les gestionnaires de projet, afin de partager des études de cas, les leçons apprises et les meilleures pratiques
• Fournir un retour d’expérience aux « Chefs de Pratiques» sur les politiques et directives de travail afin de parvenir à une amélioration continue des politiques de l’UNOPS
• Définir et instaurer des procédures permettant de collecter, d’analyser et de partager les leçons apprises  pendant la mise en œuvre du  programme et des projets. S’assurer que ces procédures soient bien appliquées

7.     Gestion des ressources

• Gérer l’allocation des ressources à travers le programme
• Gerér toutes les questions relatives au personnel au sein de l'équipe PMO. Soutenir le Directeur de projet de l'UNOPS pour le recrutement, l'intégration et le suivi des performances du personnel
• Promouvoir et soutenir une culture d'apprentissage par la responsabilisation des individus et des équipes dans l’identification de leur besoins d'apprentissage et offrir un accès facile et flexible aux formations pour maintenir et développer les compétences du personnel
• Favoriser un environnement de travail positif, respectueux des hommes et des femmes, et veiller à ce que les normes les plus élevées de conduite et d’éthique soient respectées

Résultats: Le Chef d'équipe / Chef du Bureau de Gestion du Programme – PMO a un impact direct sur la réalisation des résultats du projet en soutenant l'Exécutif dans la mise en œuvre de méthodes et de stratégies de gestion de projet optimale, en assurant la gestion des risques et la réduction des coûts. 

Capacité à travailler sous pression, parfois dans un environnement très stressant (exemples de troubles civils, risques naturels et crise humanitaire)

Solides compétences interpersonnelles et aptitude à établir et à entretenir des partenariats et des relations de travail dans un environnement multiculturel

Capacité à gérer, organiser, planifier et à mettre en œuvre des tâches, à jongler avec des demandes concurrentes et à travailler sous la pression avec des délais  fréquemment serrés

Etre titulaire d’un Masters ou équivalent en gestion de projet ou en ingénierie civile ou, dans tout autre domaine connexe

Une combinaison d’une licence ou équivalent avec 2 années supplémentaires d'expérience de travail pertinente peut être acceptée au lieu des exigences de scolarité décrites ci-dessus

Expérience

Avoir un minimum de 10 ans d'expérience professionnelle pertinente et progressive, en particulier dans le domaine de la gestion de projet avec une expérience réussie de mise en œuvre et / ou de suivi des programmes et des projets.

Une expérience de travail dans la gestion d’un PMO est essentielle

Une connaissance détaillée des méthodes, règlements et outils de gestion de projet, d'achats et de gestion financière internationalement acceptés, est requise

Une forte expérience dans l'analyse des données, rapports de gestion et des outils et systèmes de gestion de l'information est requise

Une connaissance et expérience en administration/ management des procédures opératoires des Institutions Financières Internationales (IFIs) est un avantage

Certification PRINCE2® Practitioner ou Project Management Professional (PMP) hautement souhaitable

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.