Assistant(e) Administratif(ve), Multiple positions

Niamey | Niamey

Informations générales sur l’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle. 

Background Information - Senegal FRENCH

Sénégal

Situé à Dakar, le bureau de l’UNOPS au Sénégal a établi au cours des années une relation professionnelle solide avec les gouvernements d’Afrique de l’Ouest et des partenaires internationaux. Il leur fournit un soutien technique pour leurs activités de développement stratégique comme des élections, d’achats et de renforcement des capacités en matière d’achats, de protection de l’environnement ainsi que la construction et la réhabilitation d’infrastructures.

Background Information - Job-specific

Le projet « Niger Compact », financé par le Millennium Challenge Corporation (MCC) a été signé récemment. Le Gouvernement du Niger (GdN) a créé le Millennium Challenge Account (MCA-Niger) et a besoin de services d’appui en gestion de programmes et en gestion de projets d'infrastructure, afin de planifier et mettre en oeuvre le Niger Compact, qui comprend deux projets: (i) le projet « irrigation et d'accès aux marchés »; et (ii) le projet « Communautés résilientes au changement climatique ». L'UNOPS fournira ces services d'assistance technique et de gestion de programmes, en intégrant des experts hautement qualifiés et expérimentés au sein du MCA-Niger, l'organisation du GdN responsable de la mise en oeuvre du Compact.

Dans ce cadre, l’UNOPS est à la recherche de trois (3) Assistants (es) de Projet pour une période de 11 mois. 

Functional Responsibilities

Sous la supervision générale de Chefs D’unité:

L’Assistant(e) travaille en étroite collaboration avec l’Associé (e) aux Opérations.

Il/elle assure un bon fonctionnement des services administratifs liés au projet. Il/elle fournit des informations correctes et a une approche axée sur les clients et renforce la capacité du bureau et de ses services administratifs. 

Les obligations et responsabilités de l’Assistant(e) de projet incluent, mais ne sont pas limitées aux points mentionnés ci-dessous :

  • Gestion administrative des dossiers du personnel de projet (visas, badges, formations, calendriers, congés, traitement des heures supplémentaires, etc.)
  • Rédaction de courriers, et synthèses
  • Suivi et classement des documents entrants (lettres, fax, etc…) et distribution rapide aux membres du projet concernés
  • Préparation / rédaction des documents officiels et traduction écrite des documents de l'anglais au français et du français à l'anglais
  • Préparation des formulaires de réquisition pour les achats relatifs au projet
  • Traduction orale en fonction des demandes du superviseur
  • Prise de note et rédaction des comptes-rendus lors des réunions internes de l’équipe du projet ainsi que lors des réunions avec les partenaires extérieurs
  • Scan et classement des copies de tous les documents importants relatifs au projet
  • Appui à l’organisation et logistique d’événements liés au projet
  • Appui au développement d’outils de communication liés au projet.
  • Gestion des fournitures de bureau pour le projet, y compris les stocks de papeterie, suivi de la distribution d'articles tel que requis pour le personnel
  • Préparation des documents de voyages pour les missions locales de l’équipe de projet
  • l’assistant(e) de projet peut être amené(e) à accomplir d’autres tâches nécessaires à la gestion administrative du projet
  • Le titulaire est responsable de se conformer aux politiques de sécurité, aux instructions administratives, aux plans et procédures du système de gestion de la sécurité des Nations Unies et d'UNOPS

Competencies FR

Élabore et met en œuvre des stratégies opérationnelles durables, pense à long terme et tient compte de perspectives externes de manière à façonner l’organisation de manière positive. Anticipe et perçoit les effets des activités et décisions futures sur les autres parties de l’organisation.
Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).
Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.
Établit efficacement une série de mesures pour soi-même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.
Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.
Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.
Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.
Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Education/Experience/Language requirements

Education

- Etre détenteur d’un diplôme de fin d’études secondaires 

- Un diplôme universitaire (Bachelors) en Administration, Management ou tout autre domaine connexe avec au moins une (1) année d'expérience serait un atout

Expérience professionnelle

- Au moins  cinq (5) ans d'expérience professionnelle dans le domaine de l'assistanat au projet et/ou a l'administration
- Une expérience dans la gestion des projets de développement serait un atout
Langue

La maîtrise parfaite du français parlé, lu et écrit est exigée
La connaissance de l’anglais serait un atout


Contract type, level and duration

Contract type: Local ICA
Contract level: LICA 5
Contract duration: 11mois 

For more details about the ICA contractual modality, please follow this link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Considérations supplémentaires

  • Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
  • Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
  • Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
  • Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
  • Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
Apply
  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: Niamey | Niamey
  • Grade: LICA-5, Local Individual Contractors Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • Administrative support
  • Closing Date: 2017-07-11

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