Field Officer

برنامج بناء شرعية المجالس المحلية  

توصيف وظيفي

تحت اشراف المدير الميداني وبالتنسيق مع مدراء المناطق , الموظف الميداني مسؤول عن عقد اجتماعات مع ممثلي المجالس الشريكة وباقي شركاء البرنامج و زيارة مواقع تنفيذ المشاريع للتاكد ان النشطات يتم تنفيذها بشكل صحيح بما يتوافق مع اهداف كل نشاط وتقديم معلومات لتساهم في خلق نشاطات جديدة للبرنامج و المساهمة في اطلاق مشاريع البرنامج, وبالاضافة الى تقديم المساعدة بشكل عام للمضي بالبرنامج نحو تحقيق اهدافه. الموظف الميداني من الممكن ان يطلب منه تنفيذ اشياء اخرى متعلقة بنشاطات البرنامج. على سبيل المثال, دعم المراقبين الميدانيين المسؤولين عن الاستبيانات والتقارير من قسم المتابعة والتقييم, والاستجابة للطلبات العاجلة. مكان العمل في سوريا ويتضمن تنقلات في الداخل السوري بشكل دوري و الى مدينة غازي عينتاب التركية عند الحاجة.

المهام الرئيسية:

البرنامج:

اذا كان الوضع الامني يسمح, عقد وحضور اجتماعات مع ممثلي المجالس الشريكة ضمن المحافظات المخصصة له. 

تقديم توجيهات وتعليمات ومعلومات لممثلي المجالس الشريكة بالاضافة لمستشاري المجالس عن المطلوب في مقترحات المشاريع وتطوير استمارات المشاريع.

عقد اجتماعات دورية مع ممثلي المجالس لتطوير العلاقات وتبادل المعلومات بما يخص البرنامج

القيام بزيارات ميدانية لمواقع تنفيذ المشاريع في سوريا لصالح البرنامج

الاجتماع برؤساء المجالس والمنظمات الشريكة للاستفسار عن المعدات ومساعدتهم في حل المشاكل التي تواجهم مع هذه المعدات بالاضافة الى التاكد من مواقع تواجد المعدات وانه يتم استخدامها بالطريقة التي تم الاتفاق عليها ضمن عقد المنحة.

الاجتماع مع مستشاري البرنامج وممثلي المجالس الشريكة للمساعدة في تقييم الاحتياجات وتقييم اداء المجلس.

تقديم تقارير شهرية مع الملاحظات عن تأثبر البرنامج واماكن جديدة يمكن ان بتوسع فيها البرنامج والتحديات التي من الممكن انو تواجه البرنامج.

القيام باجتماعات دورية مع مستشاري المجالس في المحافظات المخصصة له.

في حالة تقديم منح عينية لشركاء البرنامج يجب التاكد ان جميع المستندات صحيحة ومطابقة لمعايير البرنامج وجميعها موقعة من من قبل الاشخاص المصرح لهم والخاضعين لعملية الفحص على معلوماتهم من قبل البرنامج.

القيام بنشطات اخرى من الممكن ان يطلبها نائب رئيس البرنامج او كبير مدارء البرنامج.

المهام الثانوية (حسب التوجيهات)

المساعدة في المراقبة والتقييم:

مساعدة مراقبي البرنامج من فريق المراقبة والتقييم في تنفيذ نشاطاتهم

خلال زيارة المجالس الشريكة, الحصول على معلومات عن افكار مشاريع جديدة و متطلبات تطوير قدراتهم. بالاضافة الى معلومات تواصل اعضاء هذه المجالس ليتم ارسالها لعملية الفحص.

الكفاءات المطلوبة :

خبرة سابقة بالعمل مع المجالس المحلية ومنظمات المجتمع المدني او اي اجسام محلية اخرى.

القدرة على العمل بشكل مستقل واخذ زمام المبادرة.

مهارات تواصل ممتازة تتضمن المحادثة والكتابة والقدرة على التحليل.

اللغة الام هي العربية كتابة ومحادثة. اللغة الانكليزية مرغوب بها.

القدرة والرغبة بالسفر ضمن مناطق المعارضة السورية و التي تشمل اجزاء من محافظتي ادلب وحلب. السفر لباقي المحافظات سيكون اذا كانت الاوضاع تسمح..

اتقان اللغة الانكليزية, التركية ميزة اضافية.

كيفية التقديم:
ارسال السيرة الذاتية كاملة مع cover letter  إلى العنوان التالي:

    application.int@gmail.com يرجى كتابة اسم المنصب الوظيفي الذي يتم التقديم عليه في عنوان موضوع الرسالة.

Job description:

Under the supervision of the Field Manager, and in coordination with the Program Teams, the Field Officer position is responsible for coordinating activities with Area Managers and the Field Manager by attending meetings with partner implementers’ representatives and other program partners (as directed by the FM), visiting project implementation sites in Syria to ensure adequate implementation of activities and better understanding of program impacts, providing information for developing new program activities in collaboration with Local Implementer Advisors and Area Managers, assisting in launching program activities, and providing overall assistance to help guide the program in the desired direction. In addition to these core tasks, the Field Officer may be requested to conduct other program related activities, support the work of Field Monitors, respond to ad hoc program requirements and if necessary, organize skills building seminars. Two positions are being sourced; the first based in Aleppo province, the second based in Idlib province, Syria. Both positions will have frequent travel within Syria.

PRIMARY RESPONSIBILITIES:

Program:

• Provide instructions, guidance and information to partner implementer representatives along with implementer advisors about requirements for project concept and application development;
• Conduct periodical meetings with partner implementer representatives and local partners to develop relationships, share and obtain information relevant for the program;
• Conduct site visits to project sites in within Aleppo & Idlib provinces for program purposes;
• Meet with partner implementers and organization heads to inquire about equipment suitability, trouble shoot technical problems and confirm equipment locations, end users and use is in conformity with the terms of the grant agreement;
• Meet with local implementers’ advisors and partner implementer representatives to help in organization of needs assessments and council performance assessments;
• Assist in preparations of workshops and trainings inside Syria;
• Attend workshops, trainings and events organized by council advisors and prepare workshop
• Provide monthly report with observations about program impacts, potential new program areas, and program challenges;
• Conduct regular meetings with implementer advisors embedded in partner implementers within assigned province to assist in grant development and implementation;
• In case of in-kind grants and support provided to program partners, ensure proper documentation is in place and signed by authorized and vetted recipient of in-kind grant;
• Conduct other activities, as directed by the FM or DCOP;

Managing and allocating program resources appropriately:

• Strictly apply all project required expense documentation and reporting for time in Syria, including developing draft travel and work plans prior to each deployment to Syria;
• Support the Field Manager, Area Managers and program team in monitoring and reporting partner program budgets and expenditures, as relevant to assigned grants;
• Support Field Manager, Area Managers and program team to monitor and advise partners on the development and submission of all administrative and financial documents;
• Submit regular time sheets and travel expense reports for program related costs to ensure timely reporting of program operational expenses.

Required skills and qualifications

• Previous experience working with civil society organizations or other community centered work
• Demonstrable experience working independently and taking initiative
• Excellent interpersonal and communications skills, including speaking, writing and analysis skills
• Native written and spoken Arabic; knowledge of English language desirable
• Able and willing to travel throughout Aleppo Governorates; travel to other governorates will occur as conditions allow.
• Experience in coordinating logistics for training and other events and basic financial reporting highly desirable.
• Excellent English; Turkish language is a plus.

HOW TO APPLY:

• Send complete CV and cover letter to application.int@gmail.com. Please include the name of the position you are applying for in the subject line.