Asistente Administrativo del área de Desarrollo Sustentable

Mexico City

Background

  1. CONTEXTO ORGANIZACIONAL

Bajo la supervisión de la Unidad de Programas de Medio Ambiente y Desarrollo Sustenable de la Oficina de País del PNUD, la/el asistente administrativo dará seguimiento a los procesos y requerimientos en la oficina del PNUD con la finalidad de agilizar los tiempos de respuesta.

Duties and Responsibilities

RESPONSABILIDADES:

1.

Asistir a la ejecución del proyecto por medio de la participación en las oficinas del PNUD para la integración de documentación administrativa

2.

Coadyuvar con el/la Gerente de programas para el aseguramiento de la transparencia y eficacia en el manejo de los recursos financieros y humanos del proyecto.

3.

Cooperar con Unidad de Programas del PNUD, así como con las áreas funcionales en la ejecución eficaz de las tareas para el mejor uso de los recursos

4.

Hacer recomendaciones oportunas relacionadas al seguimiento procesal

6.

Apoyar a la Unidad de Programas en actividades de logística, incluidas la organización de reuniones de trabajo, convocatorias, minutas de reuniones, seguimiento de acuerdos tomados en las reuniones, elaboración y requisición de formatos, informes, entre otras.

7.

Asistir en el proceso de reclutamiento, contratación, monitoreo y cierre del personal contratado

8.

Asistir al en las solicitudes de vuelos, elaboración de autorizaciones, solicitudes de viáticos, informes de misión, reclamos de viáticos y cierre de viajes

9.

Dar seguimiento constante a las contrataciones realizadas, entregables y pagos

10.

Participar en las actividades de capacitación impartidas por el PNUD a las que sea convocado y acreditar las evaluaciones y cursos a los que haya lugar para garantizar el dominio de los temas y normativas en la implementación del programa.

TAREAS:

1.

Apoyo en actividades administrativas varias que apoyen la ejecución del área

2.

Dar seguimiento a los comprobantes contables de los gastos de oficina, talleres y viáticos

3.

Elaborar solicitudes de pago y reembolsos de gastos a través del sistema contable

4.

Atender las solicitudes de contratación para eventos, talleres y reuniones

5.

Mantener contacto con proveedores y comprar material de oficina.

6.

Realizar como se requiera cotizaciones de equipos

7.

Elaborar y dar seguimiento a la firma de contratos y addenda

8.

Apoyar a la oficina para trámites en general

Competencies

Competencias esenciales

Nivel Requerido

Liderazgo

2 – Identifica oportunidades y retos y recomienda alternativas

Innovación

2 – Capacidad de análisis y recomendaciones

Gestión de personal

2 – Encuentra oportunidades para aprender y compartir conocimiento

Comunicación

2 – Escucha activa para el desarrollo de una voz profesional

Enfoque en resultados

3 – Capacidad de adaptación e implementación para el logro de resultados

Required Skills and Experience

Requisitos indispensables

  • Licenciatura en ciencias sociales, administrativas  y/o áreas afines.
  • Al menos 2 años de experiencia en administración.
  • Experiencia en el manejo de paquetería de Office (Word, Excel, Powerpoint)

Requisitos deseables

  • Experiencia en la administración en el sistema de las Naciones Unidas en México
  • Experiencia o educación en temas de energía, medio ambiente, cambio climático, biodiversidad, etc.
  • Capacidad para entregar en tiempo.
  • Habilidad para trabajar en equipo.
  • Capacidad de comunicación oral y escrita.

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

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Workforce diversity

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
Apply
  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Mexico City
  • Grade: SB-2, Service Contract, Local Contractors Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Environment
    • Administrative support
    • Administrative support
  • Closing Date: 2017-09-08

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