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  • Organization: UN WOMEN - United Nations Entity for Gender Equality and the Empowerment of Women
  • Location: Port-au-Prince
  • Grade: SB-3 (SC6/SC7), Service Contract, Local Contractors Agreement - Consultancy
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Administrative support
    • Women's Empowerment and Gender Mainstreaming
  • Closing Date: 2017-09-20

What does it mean?

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Assistant(e) Exécutif (ve)

Port-au-Prince (Haiti)

Background

L’ONUFEMMES est Fondée sur le principe d'égalité inscrit dans la Charte des Nations Unies, l’Entité des Nations Unies pour l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes (ONU Femmes) travaille pour l'élimination de la discrimination contre les femmes et les filles, l'autonomisation des femmes et la réalisation de l'égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits humains, de l’action humanitaire et de la paix et la sécurité. Plaçant les droits des femmes au centre de tous ses efforts, l'ONU Femmes dirige et coordonne les efforts du système des Nations Unies pour s'assurer que les engagements sur l'égalité des sexes et l'intégration du genre se traduisent en action à travers le monde.

L’ONU Femmes fournit un leadership fort et cohérent pour appuyer les priorités et les efforts des états membres, et crée des partenariats efficaces avec la société civile et les autres acteurs concernés.

Dans le but de mieux de renforcer son système administratif, le bureau de l’ONU-FEMMES Haiti procède au recrutement d’un (e) Assistant (e) Exécutif (ve) pour assurer la gestion administrative au niveau de la Représentation.

Sous la direction et la supervision directe du Représentant, l’assistant (e) Exécutif (ve) dirige l'exécution de l’ensemble des services liés à la Représentation. Il/elle travaille en étroite collaboration avec les équipes chargées des opérations et des programmes du bureau Pays de l’ONU FEMMES en Haiti et ses différents partenaires. 

Duties and Responsibilities

L’Assistant (e) Exécutif (ve) relève directement du représentant du pays ; Il collabore à la fois avec le RR et le Deputy adjoint programme en fournissant un soutien opérationnel, de planification, de gestion, de technique et de coordination à tous les aspects du travail du bureau de pays. Sous la supervision du Représentant l’assistant Exécutif aura comme principales responsabilités et objectifs de :

  1. Fournir un soutien exécutif au Représentant Pays
  1. Coordonne la participation du RR et du Deputy adjoint programme à des réunions de haut niveau prépare des documents d'information / documents d'information pour le RR et le Deputy adjoint programme ; Mène des recherches sur des domaines thématiques organisationnels et d'autres questions d'actualité pour la gestion ;
  1. Analyser et évaluer les documents entrants ; Rédige des déclarations, des points de discussion et une correspondance pour le RR et le Deputy adjoint programme assurant la qualité et la pertinence du sujet et des thèmes ; Coordonne la préparation des contributions du Bureau de pays (CO) aux rapports annuels et autres ;
  1. Aide le RR et le Deputy adjoint programme à coordonner le partage des informations pertinentes au sein du CO ; Fournit un soutien à la direction générale du bureau et assiste à des réunions et surveille la mise en œuvre des tâches assignées par le RR et le Deputy adjoint programme ;
  1. Liaison entre son bureau régional et d'autres bureaux d’ONUFEMME et le système des Nations Unies, pour obtenir des informations pertinentes et fournir des commentaires et des conseils ; Surveille et suit toutes les activités du Bureau régional, si nécessaire ;
  1. S'acquitte de toute autre tâche assignée par le RR et le Deputy adjoint programme.
  1. Fournir un soutien administratif au Représentant Pays
  1. Fournir un soutien administratif pour les réunions, les événements et les ateliers ;
  2. Organiser et assister aux réunions, préparer des procès-verbaux et des résumés ;
  3. Assembler des documents d'information et préparer des présentations PowerPoint pour le Représentant pour les réunions, les missions et autres événements clés.
  4. Soutien et gestion à la logistique et ces déplacements avec l’administration ;
  5. Gérer son calendrier de rendez-vous et de réunions ;
  6. Organiser ses voyages et son hébergement ;
  7. Maintenir la liste des contacts du bureau pays.
  1. Fournir un soutien efficace en matière de communication et de gestion de l'information au bureau du Représentant Pays
  1. Faciliter le flux d'information et de communication entre le Bureau du Représentant et les autres unités à l'intérieur ou à l'extérieur de ONU Femmes ;
  2. Examiner, hiérarchiser et acheminer la correspondance à destination et en provenance du Bureau du Représentant ; Prendre des mesures de suivi proactives et tenir le Représentant informé ;

Competencies

Compétences requises

Gestion et Leadership:

  1. Se concentrer sur la gestion des requêtes de la Représentante de l’ONU Femmes ;
  2. Faire preuve de son habilité pour la communication orale et écrite ;
  3. Aptitude à travailler dans un environnement international, multiculturel et sous pression ;
  4. Faire preuve d’ouverture au changement et d’habilité à gérer des complexités. 

Gestion des connaissances et apprentissage :

  1. Partage des connaissances et d’expérience ;
  2. Appui activement l’apprentissage continu du personnel et le développement dans un ou plusieurs domaines de pratique et applique les compétences nouvellement acquises.
  3. Competences Corporative;

Valeurs/Ethique:

  1. Démontre un engagement aux valeurs d’intégrité des Nations Unies/ONU FEMMES et des standards éthiques ;
  2. Fait la promotion de la vision, de la mission et des objectifs stratégiques d’ONU FEMMES ; 
  3. Traite tout le monde sans favoritisme.

Required Skills and Experience

Education:

  • Diplôme de fin d’études secondaires.
  • Diplôme universitaire supérieur en sciences sociales, démographie, gestion ou sujet connexe en développement international, un atout. 


Experience

  • 3 ans minimum d’expérience dans le domaine.
  • 5 ans d'expérience professionnelle dans le travail de développement, de préférence en gestion ;
  • Expérience dans une Organisation internationale ou mission diplomatique notamment auprès de la Direction ou bureau de représentation serait un atout ;
  • Avoir une bonne maitrise dans le domaine protocolaire et/ou diplomatique ;
  • Excellente capacité de négociation et de recherche de consensus avec les autres ;
  • Forte capacité analytique et expérience professionnelle dans l'élaboration des politiques
  • Compétences fondamentales en recherche et connaissance des méthodes quantitatives et qualitatives
  • Excellentes techniques d'écriture et de communication orale et Esprit d’équipe ;
  • Un bon réseau au sein de la communauté académique et de développement ;
  • Une bonne maîtrise de l’outil informatique (logiciels de bureautique MS Word, Excel, Powerpoint Outlook).
  • Une connaissance des systèmes de gestion basée sur le Web.
  • Connaissance du système d’exploitation des Nations Unies, un atout;
  • Expérience au sein du système des Nations Unies serait un atout ;
  • L'expérience sur le terrain est un atout solide ;
  •  

Langues :

  • La maîtrise du Français et l'anglais est requise ;
  • Connaissance de l’espagnol un atout

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

Scam warning

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Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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