Asistente Operativo(a)

Arauca

Background

El Departamento de Salvaguardia y Seguridad de las Naciones Unidas – UNDSS, se encarga de apoyar a las organizaciones del Sistema de Gestión de Seguridad de las Naciones Unidas (UNSMS – UN Security Management System, por sus siglas en Inglés), a través de los servicios brindados, la asesoría y el acompañamiento del personal de la oficina, para facilitarles el desarrollo de las actividades que les permiten cumplir con su mandato dentro de las medidas de seguridad necesarias que promueven la integridad del personal, los bienes de la organización y la implementación de los variados programas.

Igualmente, tiene convenios bilaterales con Representaciones Diplomáticas y Organizaciones Internacionales no Gubernamentales, para brindar asesoría y apoyo específico en temas de seguridad.

Para cumplir con esta tarea UNDSS Colombia ha venido consolidando una estructura que permita darle un manejo integral a la seguridad a través del fortalecimiento de diferentes áreas, entre ellas, entrenamiento, operaciones, comunicaciones y análisis de la Información.

El Sistema de Naciones Unidas opera en Colombia en un contexto de seguridad extremadamente volátil que requiere acción atenta e inmediata de parte de UNDSS y de la alta dirección del Sistema de Naciones Unidas en el país. Igualmente, UNDSS tiene convenios bilaterales con Representaciones Diplomáticas y Organizaciones Internacionales, para brindar asesoría y apoyo específico de seguridad.

Para llevar a cabo las diferentes tareas y con el correcto funcionamiento de las actividades del Departamento de Seguridad y Salvaguardia de las Naciones Unidas en el País y sus Regiones, es pertinente la contratación de una persona para apoyar las funciones operativas definidas en este documento.

Duties and Responsibilities

Bajo la dirección general del Asesor Jefe de Seguridad y/o Asesor Jefe de Seguridad Adjunto y la supervisión directa del Field Security Coodinator Officer – FSCO, de la región, el/la Asistente Operativo (a) es responsable de las siguientes funciones, aunque no esté exclusivamente limitado a la ejecución de las mismas:

Funciones Generales

  1. Brindar un apoyo sustancial al Oficial de Coordinación de Seguridad en el desempeño de sus funciones.
  2. Brindar una atención efectiva, rápida y eficaz a las necesidades de las Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas, (AFPs), a los organismos internacionales, ONG’s y Embajadas con acuerdos de seguridad, a otros clientes externos y proveedores de servicios y al personal de UNDSS en Colombia, estableciendo una relación laboral adecuada según los principios de "Asistencia al Cliente".
  3. Realizar las verificaciones de seguridad respectivas de las áreas bajo su asignación en donde se planee adelantar misiones o desplazamientos por parte de los funcionarios del sistema, como parte del proceso para la aprobación de autorizaciones de viajes.
  4. Implementar el sistema de puntos de control de su área de responsabilidad.
  5. Efectuar las coordinaciones necesarias con las AFPs del Sistema de Naciones Unidas, los organismos de seguridad y demás entidades pertinentes, para asegurar el apoyo oportuno a las agencias y misiones que lo requieran. Preparar las comunicaciones respectivas.
  6. Desarrollar una eficiente red de contactos, desarrollando mecanismos de alerta temprana y de reacción en caso de emergencia.
  7. Mantener informado al Oficial de Coordinación de Seguridad - FSCO sobre el desarrollo de las misiones que se realicen en su área de responsabilidad, así como de los requerimientos recibidos de las diferentes AFPs del Sistema.  
  8. Apoyar al FSCO en la preparación de visitas y misiones VIP según sea requerido por el FSCO, CSA y/o DCSA.  iniciando por agendas, elaboración y envío de comunicaciones, arreglos logísticos y operativos según sea requerido.
  9. En atención a las solicitudes presentadas por las AFPs del SNU, así como por los demás organismos con quienes UNDSS sostiene acuerdos bilaterales, y con la debida autorización del FSCO, brindar apoyo directo a las misiones de campo en la región asignada y acompañamiento a la misión de acuerdo a lo requerido. Preparar los reportes e informes correspondientes a las misiones de acompañamiento y a las misiones inherentes a UNDSS que le sean solicitadas.
  10. Realizar las intervenciones iniciales frente a los incidentes que pudieran ocurrir en los cuales se vean involucrados los funcionarios del Sistema. Comunicar inmediatamente a su supervisor inmediato y ante su ausencia, al Asesor Jefe de Seguridad y/o Asesor Jefe de Seguridad Adjunto los eventos que se presenten de carácter urgente. Preparar el reporte de incidentes en forma completa y puntual y realizar el seguimiento con las autoridades correspondientes cuando éste sea solicitado por el FSCO, CSA y/o DCSA.
  11. Aplicar los protocolos de seguridad establecidos según sea el caso y afianzar su implementación, en coordinación con el FSCO.
  12. Preparar informes de seguridad y otros asuntos pertinentes de su área(s) de responsabilidad, en español y en inglés, según sean solicitados por su supervisor, por el CSA y/o DCSA.  como boletines informativos de seguridad, alertas/avisos de seguridad, análisis de seguridad, reportes pre-misión y de misiones realizadas, entre otros, manteniéndose atento en forma permanente respecto a la evolución de la situación de seguridad y riesgos potenciales contra personal del SNU.
  13. Apoyar al FSCO a través de su participación en la revisión, actualización, mantenimiento, implementación y monitoreo del Plan de Seguridad (y sus anexos) y sus componentes, incluyendo MOSS y MORSS, y en la preparación de los SRA, planes de contingencia, de evacuación de oficinas, de procedimientos de seguridad y del sistema de comunicaciones de emergencia entre otros temas relacionados a reportes /planes y evaluaciones mandatorias.
  14. Mantener actualizados los sistemas informáticos de registro – SIS y SAS y operar los sistemas SIS y SAS para el desarrollo y control de procesos internos y externos. Ingresar a este sistema la información pertinente a los Mandatory Reports que le haya señalado su supervisor. Realizar la difusión de noticias referentes a su área de competencia en la página de seguridad; y actualizar continuamente los archivos físicos.
  15. En ausencia de la persona encargada, y/o del FSCO, estará a cargo de la elaboración de los documentos diarios emitidos por la oficina de terreno (DOR y Misiones en Proceso), encargándose también de su diseminación.
  16. Apoyar las funciones y tareas del personal de la oficina regional y/o satelital, cuando éstos se encuentren ausentes por misiones oficiales, vacaciones u otro tipo de licencias, o según sea dirigido por parte del FSCO.
  17. Asegurar el cumplimiento de los procedimientos internos tanto a nivel operativo como administrativo en coordinación con el FSCO.
  18. Asistir, colaborar y trabajar conjuntamente con las solicitudes realizadas por personal de UNDSS Colombia en coordinación con el/la FSCO.
  19. Realizar otras tareas técnicas, operativas y/o administrativas asignadas por el FSCO, el Asesor Jefe de Seguridad y/o Asesor Jefe de Seguridad Adjunto.
  20. Apoyar al/a la FSCO en el establecimiento y mantenimiento de las relaciones interpersonales con las autoridades competentes de las Fuerzas Armadas, Policía Nacional y otras instancias del gobierno dentro de su área de responsabilidad.

Funciones Particulares:

  1. Monitorear el sistema de comunicaciones de emergencia del sector (HF/VHF/Satelitales), manteniendo los equipos en estado operacional y realizar ejercicios periódicos de verificación para asegurar un adecuado estándar de entrenamiento entre los funcionarios para la zona bajo responsabilidad de esta oficina; así mismo, informar al FSCO sobre las observaciones y recomendaciones a que hubiere lugar.
  2. Llevar un registro permanente y actualizado de las comunicaciones que se efectúen con las estaciones del Sistema y con otras estaciones que empleen la red de comunicaciones. Mantener actualizados permanentemente los archivos de su área de competencia.
  3. Desempeñar sus funciones de acuerdo con los procedimientos radiotelefónicos aprobados por el Sistema de Naciones Unidas y operar los sistemas de comunicaciones de acuerdo con los procedimientos y recomendaciones del fabricante y de UNDSS para optimizar su empleo y asegurar su durabilidad.
  4. Mantener actualizado el Mapa de Situación del Área de Responsabilidad de la Oficina de Terreno en cuanto a factores de amenaza, misiones en desarrollo y los puntos de control.
  5. Bajo supervisión y coordinación del FSCO, será el encargado de mantener actualizado y operacional el Sistema de Wardens de Zona del Área de Responsabilidad de esta oficina (incluyendo actualizaciones, contacto con wardens y verificaciones de seguridad residencial de cada uno de los funcionarios ubicados en la región), apoyándose para otras ciudades en el personal de las oficinas satelitales si las hubiere.
  6. Apoyar la redacción de informes de evaluaciones de seguridad según corresponda (en español y/o ingles), de acuerdo con la solicitud.
  7. Brindar apoyo al FSCO en el soporte dado a las AFPs y colaborarle al FSCO en el monitoreo y en la implementación del Plan de Seguridad, planes de contingencia, procedimientos locales de seguridad, MOSS y MORSS, entre otros, y la elaboración de informes según corresponda.
  8. Apoyar cuando sea necesario, los procesos de entrenamiento y capacitación en temas específicos, identificando los recursos necesarios para la actividad, incluyendo los arreglos logísticos y la preparación del material cuando aplique.
  9. Bajo orientación y coordinación, apoyar a el/la FSCO en las evaluaciones y verificaciones de seguridad residenciales y de oficinas, así como en la redacción de informes según corresponda.
  10. Mantener actualizada la historia de los vehículos oficiales a disposición de la Oficina Regional y apoyar los procesos correspondientes con la programación de mantenimientos, revisiones técnicas, proyectando las acciones a que diere lugar.
  11. Ejecutar cualquier otra función operativa, tarea administrativa y/o técnica que le sea asignada por el FSCO, el CSA y/o DCSA.

Principales Resultados Esperados:

  • Apoyar en forma sustancial al Oficial de Coordinación de Seguridad (FSCO) en el desempeño de sus funciones en el área de responsabilidad.
  • Atender a las necesidades de Agencias Fondos y Programas de las Naciones Unidas y otros organismos con los cuales exista un Acuerdo Bilateral con UNDSS, con el propósito de fortalecer las medidas de seguridad implementadas en las operaciones de terreno (oficinas, residencias, misiones), incluyendo equipamiento, implementación de políticas y procedimientos, organización de capacitaciones, reacción ante incidentes, entre otros, trabajando según los conceptos de “asistencia al cliente” y “orientación hacia los resultados”.
  • Apoyar la realización de misiones de terreno del personal SNU en el área de responsabilidad, asegurando la evaluación preventiva de las condiciones de seguridad del itinerario y las pertinentes recomendaciones, asesoría preparatoria y monitoreo durante el desarrollo.
  • Establecer redes y canales de apoyo para las necesidades operacionales del SNU, incluyendo alerta temprana y reacción ante emergencias.
  • Seguimiento pertinente a la evolución de la situación de seguridad y elaboración oportuna de documentos necesarios para mantener informada a toda la comunidad del SNU sobre la evolución del contexto de seguridad o la aparición de condiciones que influyan en el proceso de planeación y realización de sus actividades.
  • Mantener archivos y bases de datos adecuadas a los requerimientos, con el propósito de ser utilizados en los diferentes procesos operativos y administrativos de UNDSS, así como en la elaboración de informes y reportes.
  • Atender las solicitudes recibidas brindando respuestas y/o soluciones en los tiempos definidos.
  • Mantener una actitud de colaboración y apoyo con sus colegas y trabajar conjuntamente en la resolución de solicitudes recibidas, con orientación hacia la entrega de resultados.
  • Apoyar de manera permanente y profesional a la obtención tanto de la visión como de los objetivos de UNDSS en Colombia

Impacto de Resultados

Los resultados obtenidos en el cumplimiento de sus funciones deben fortalecer la preparación de seguridad en las Oficinas de las Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas y de su personal, a nivel local y regional, según el área de responsabilidad de la oficina de terreno, así como de eventuales contrapartes de UNDSS.

El trabajo en forma eficiente y productiva se reflejará en el incremento de la seguridad del personal, teniendo un impacto directo en el desarrollo de las actividades de las diferentes AFPs en la región de responsabilidad, en un marco de seguridad y en estrecho lineamiento con la Misión de UNDSS, facilitando el cumplimiento de los mandatos/misiones de las AFPs dentro de un nivel de riesgo residual aceptable.

Este trabajo debe verse reflejado en la creación y mantenimiento de redes de trabajo, canales de comunicación y coordinaciones efectivas con las diferentes autoridades y organizaciones, locales y regionales, mediante los cuales sea posible obtener información relevante para las operaciones del sistema de Naciones Unidas como respuestas oportunas y eficaces a las necesidades de seguridad que se pudieran presentar. La capacidad de respuesta que se obtenga durante los procesos de información, asesoría, seguimiento, apoyo operativo e intervención de las misiones del SNU en el terreno es uno de los impactos que más se espera contribuya positivamente al cumplimiento de la Misión del Departamento de Salvaguardia y Seguridad de las Naciones Unidas.

Por último, la oportuna y profesional elaboración y entrega del Plan de Seguridad Regional, de sus anexos, Planes de Contingencia, SRAs, reportes de pre-misión y de misión entre otros, debe permitir la oportuna revisión de los mismos por parte del/ de la FSCO y posterior revisión del CSA y/o DCSA.

Competencies

LIDERAZGO:

Nivel 2 Toma la iniciativa

  • Identifica las oportunidades y desafíos, y recomienda opciones
  • Verifica las suposiciones a partir de los hechos
  • Asume la responsabilidad de sus decisiones y resultados
  • Comparte la información de manera proactiva, aun cuando no se le exija

INNOVACIÓN:

Nivel 1 Busca el cumplimiento y la perfección

  • Evalúa el trabajo con una mirada crítica
  • Piensa con respecto a los problemas y asuntos actuales
  • Participa en la planificación práctica de los procesos de trabajo o resolución de problemas

GESTIÓN DEL TALENTO:

Nivel 2 Busca oportunidades para aprender y compartir

  • Manifiesta conductas como trabajar en equipo, compartir conocimiento y mantener las relaciones
  • Identifica obstáculos que puedan afectar la realización de las tareas y busca orientación de los supervisores para tratar los asuntos.
  • Con base en la retroalimentación formal e informal recibida, adopta medidas para abordar áreas de mejora y crecimiento.
  • Incentiva el compromiso del equipo
  • Produce ideas y enfoques nuevos asociados a su función
  • Distingue objetivamente las personas con alto desempeño de aquellas con escaso desempeño.
  • Expresa su aliento a aquellos que se esfuerzan por desarrollarse o que muestran mejoras

COMUNICACIÓN:

Nivel 2 Escucha, está dispuesto a convertirse en vocero experto, comparte información

  • Aprende a transmitir conocimiento constructivo a los demás
  • Presenta análisis coherentes
  • Añade rigor y conocimiento técnico experto a las discusiones
  • Se representa a sí mismo y trabaja conforme a estándares profesionales adecuados
  • Está dispuesto a expresar ideas nuevas
  • Productivo ante situaciones exigentes
  • Demuestra su deseo de apoyar a los colegas mediante la ayuda activa a los demás.

ENTREGA DE RESULTADOS:

Nivel 2 Lleva a cabo su trabajo conforme a métodos establecidos

  • Cumple las metas y cronogramas de entrega de productos o servicios
  • Acoge el aumento de responsabilidades y se desafía a sí mismo para sobresalir
  • Asume la responsabilidad por los resultados de su propio trabajo
  • Entrega resultados siempre que no haya obstáculos importantes; sigue reglas y procedimientos
  • Busca oportunidades para mejorar el desempeño en su área específica de experiencia o ámbito de control

COMPETENCIAS FUNCIONALES:

Gestión del Conocimiento y Aprendizaje

  • Demuestra interés en continuar su aprendizaje profesional y en aplicar nuevas habilidades y mejores prácticas identificadas dentro y fuera de UNDSS.
  • Habilidades analíticas y metodológicas sólidas para organizar ideas, estructurar textos y presentaciones y redactar documentos.
  • Promueve la gestión del conocimiento en UNDSS y un ambiente de aprendizaje en la oficina a través de liderazgo y ejemplo personal.
  • Promueve el aprendizaje organizacional y el intercambio de conocimientos
  • Genera nuevas ideas y enfoques, investiga las mejores prácticas y propone nuevas formas más eficaces de hacer las cosas
  • Documenta y analiza estrategias innovadoras y nuevos enfoques

Eficacia Operacional.

  • Capacidad de programación, planificación y trabajo por resultados.
  • Habilidad para recopilar información de monitoreo, elaborar informes y documentos.
  • Habilidad para el desarrollo de procesos de apoyo operacional y administrativo
  • Utiliza las tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso, en particular Excel, Word y PowerPoint.

Orientación al cliente

  • Investiga las posibles soluciones a las necesidades y los informes de los clientes internos y externos y reporta de vuelta de forma concisa y adecuada.
  • Organiza y prioriza el cronograma de trabajo para satisfacer las necesidades del cliente y los plazos definidos.
  • Establece, construye y mantiene relaciones efectivas dentro de la unidad de trabajo y con los clientes internos y externos.

Construcción de Alianzas Estratégicas

  • Mantiene una red de contactos establecida para el intercambio de información general y para permanecer actualizado en asuntos relativos a esas alianzas.
  • Analiza y selecciona materiales para el fortalecimiento de alianzas estratégicas con socios y partes interesadas.
  • Establece y fomenta la comunicación positiva con los socios

Required Skills and Experience

Educación:

  • Tecnología o Carrera técnica en Fuerzas Nacionales de Policía y/o Militar en Inteligencia y/o o grado de suboficial de la Fuerza Pública, Tecnología en Investigación Criminal, Criminalistica y/o apoyo judicial, seguridad industrial, Tecnología en Alta Gerencia de Seguridad y Defensa, Tecnología en Administración de la Seguridad (Deseable Profesional)
  • Experiencia en Manejo de Riesgos (Deseable)

Experiencia:

  • Mínimo 2 años de experiencia en el área de seguridad que incluya manejo de riesgos, respuestas a crisis y emergencias y/o preparación de planes de seguridad.
  • El conocimiento de la zona de operación de las actividades es considerado un requisito deseable.
  • Se valorará el haber laborado en el área de seguridad para alguna organización del Sistema de las Naciones Unidas en el país, con ONGs y/o organismos internacionales

Conocimientos

  • Adecuado conocimiento, habilidades y experiencia demostrada en el manejo de herramientas informáticas de Microsoft Office (Word, Excel, Power Point), Google Earth, Internet, correo electrónico y conocimiento de paquetes de bases de datos

Idiomas:

  • Fluidez en español con excelente redacción y facilidad de expresión. 
  • Conocimiento del idioma inglés para trabajar (oral, lectura y escritura)

Otros Requerimientos

  • Disponibilidad para viajar, inclusive en áreas aisladas y de difícil acceso.
  • Disponibilidad para trabajar en fines de semana y/o festivos según sea requerido.
  • Con Licencia de conducción vigente

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
Apply
  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Arauca
  • Grade: SB-2, Service Contract, Local Contractors Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Administrative support
  • Closing Date: 2017-09-27

Similar Jobs

ICT Associate (For Indonesian Nationality Only)

UNDP - United Nations Development Programme

73689 - Finance Associate (for Indonesian nationality only) (FOR UN ROSTER)

UNDP - United Nations Development Programme

73688 - Finance Assistant (for Indonesian nationality only) (FOR UN ROSTER)

UNDP - United Nations Development Programme

73686 - Administrative Associate (for Indonesian nationality only) (FOR UN ROSTER)

UNDP - United Nations Development Programme

73841 -ICT Support Clerk (for Indonesian Nationality only) (FOR UN ROSTER)

UNDP - United Nations Development Programme