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Asistente Administrativo(a) Financiero(a) - Proyecto "Fomento de Capacidades para la Mitigación del Cambio Climático en Ecuador (FOCAM) Fase II"

Quito (Ecuador)

Background

En el año 2009, la mitigación y adaptación al cambio climático fueron declaradas como políticas de Estado, a través del Decreto Ejecutivo N.1815 del 1 de julio de 2009. Ese mismo año, el Ministerio del Ambiente (MAE) aprobó el Acuerdo Ministerial 104, el 29 de octubre de 2009, en el que reajustó su estructura orgánica para la creación de la Subsecretaría de Cabio Climático (SCC), como unidad a cargo de ejercer la rectoría en materia de cambio climático, mediante diversos ejes de acción: mitigación, adaptación, comprensión de la vulnerabilidad, gestión/generación del conocimiento, comprensión del fenómeno climático, fortalecimiento de capacidades en la temática, etc.

Con el fin de apoyar a la SCC, el MAE en conjunto con el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y en el marco del Programa Low Emissions Capacity Building (LECB) ha venido implementado el proyecto Fomento de Capacidades para la Mitigación del Cambio Climático (FOCAM) desde el año 2012. El LECB Programme es una iniciativa mundial ejecutada por el PNUD en 25 países, el cual es financiado por los gobiernos de Alemania, Australia, la Comisión Europea, entre otros, con el principal objetivo de fomentar y crear capacidades del sector público y privado en la medición y mitigación de las emisiones de gases de efecto invernadero (GEI), en el marco de los compromisos nacionales adquiridos ante la Convención Marco de las Naciones Unidas sobre Cambio Climático (CMNUCC).

Actualmente, el proyecto FOCAM se encuentra en el cierre de su primera etapa y ha recibido recursos adicionales para la implementación de una Fase II, que incluye la construcción de la NDC (Nationally Determined Contribution) del Ecuador, a través de un Plan de Acción.

Bajo este contexto, la SCC en el marco del cierre de la primera fase y posterior desarrollo de las actividades contempladas en la segunda fase del proyecto FOCAM, con el apoyo del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) requiere contratar a un/a Asistente Administrativo/a Financiero/a de proyecto.

OBJETIVOS DE LA CONTRATACIÓN:

Asegurar la ejecución de tareas administrativas, financieras y operativas enfocadas al éxito del proyecto.

Duties and Responsibilities

RESPONSABILIDADES

Entre las principales responsabilidades de el/la Asistente Administrativo/a Financiero/a se encuentra la asistencia en la verificación del cumplimiento de las normas y procedimientos administrativos, financieros y contables, apoyo en las licitaciones, contrataciones, el manejo de agenda, correspondencia, archivo, materiales, requerimientos de movilización, ordenamiento eficiente de los registros y archivos contables, entre otros. Además, trabajará en estrecha relación con las instancias correspondientes del MAE y del PNUD para coordinar los procesos y desembolsos relacionados al proyecto, para garantizar el eficiente funcionamiento diario y la continuidad del proyecto.

Responsabilidades de apoyo administrativo/financiero:

  • Asistir a la coordinación para realizar el ciclo del presupuesto: planificación, preparación, revisiones, y ejecución.
  • Proveer apoyo financiero general al proyecto.
  • Monitorear la ejecución del presupuesto del proyecto y preparar informes financieros a los diferentes donantes.
  • Apoyar al/a la Coordinador/a en la recepción, elaboración y envío de informes financieros y técnicos.
  • Ejecutar las actividades financieras requeridas para las adquisiciones, contratos, eventos, etc., una vez que hayan sido aprobadas por el MAE, bajo los procedimientos del PNUD.
  • Mantener un control global del presupuesto del proyecto:
  • Mantener un control de cuentas y gastos de los fondos del proyecto, en formato MAE y PNUD y en línea con la planificación anual.
  • Mantener actualizada la información financiera de las actividades y cuentas del proyecto y preparar reportes financieros, contables, presupuestarios.
  • Preparar la documentación necesaria para la entrega – recepción provisional y/o funcionamiento de materiales, equipos y bienes.
  • Asegurar el uso apropiado y el cuidado de los instrumentos y equipos usados en el proyecto.
  • Administrar y actualizar el inventario de los bienes del proyecto.
  • Realizar gestiones necesarias para la ejecución de reuniones y talleres.
  • Administrar el sistema de correspondencia del proyecto, registrando y dando seguimiento a los archivos físicos y electrónicos generados por el proyecto.
  • Verificar que todos los procesos administrativos y financieros se cumplan de acuerdo a las normas y procedimiento del PNUD.
  • Asegurar que el proyecto invierta sus recursos financieros de manera eficiente y transparente.
  • Asegurar que todas las actividades financieras y administrativas del proyecto sean llevadas a cabo a tiempo y dentro del presupuesto para el logro de los resultados esperados.
  • Contribuir a la resolución de problemas financieros que puedan surgir.
  • Manejar el sistema financiero de acceso externo ATLAS para el monitoreo del avance presupuestario, solicitudes de pago, requisiciones y órdenes de compra.
  • Llevar un estricto control de plazos vigentes para gestionar ampliaciones y enmiendas a tiempo.
  • Apoyar en las actividades que se generen en la Subsecretaria de Cambio Climático enmarcadas en el objeto de la presente contratación.

Responsabilidades de apoyo operativo:

  • Elaborar comunicaciones y oficios necesarios para la operación del Proyecto.
  • Coordinar y realizar los trámites necesarios para la ejecución de reuniones y talleres.
  • Gestionar la ejecución de actividades logísticas requeridas por el proyecto.
  • Llevar el control de asistencias del personal del proyecto.
  • Preparar actas de acuerdo, documentos ayuda memoria de reuniones, talleres u otros eventos desarrollados por el proyecto.
  • Manejar todas las actividades relacionadas con el contacto de proveedores, consultorías, etc.
  • Todas las actividades adicionales solicitadas por la coordinación en relación a la ejecución del proyecto.

Competencies

COMPETENCIAS

  • Facilidad para la resolución de conflictos y capacidad de trabajar bajo presión, obteniendo resultados de óptima calidad en tiempos limitados.
  • Demostrar apertura al cambio y habilidad para administrar situaciones complejas.
  • Responsabilidad, compromiso y disposición al servicio.
  • Excelente nivel de comunicación oral y escrita, con habilidades para elaborar múltiples y variados informes, comunicados, etc.
  • Experiencia de trabajo en equipos multidisciplinarios.

Required Skills and Experience

Formación profesional:

  • Título de Tercer Nivel en Ciencias Económicas – Administrativas – Financieras, Negocios Internacionales, Secretariado Ejecutivo, Contabilidad, u otros estudios superiores afines al objeto de esta contratación.

Experiencia profesional:

  • Al menos 3 años de experiencia en cargos administrativos y/o de asistencia en gestión de proyectos y/o coordinación logística u organización de eventos.
  • Habilidades demostradas para el manejo financiero de proyectos que involucren cooperación con oficiales de gobierno, organizaciones no gubernamentales, etc.
  • Se valorará experiencia como asistente administrativo/a – financiero/a en proyectos bilaterales y/o multilaterales, especialmente con organismos internacionales y/o instituciones gubernamentales.
  • Conocimiento o experiencia en procesos públicos de adquisición.
  • Excelente capacidad de redacción y de elaboración de documentos técnicos.
  • Alta capacidad de análisis financiero
  • Manejo de herramientas informáticas (paquete Office / Open Office e internet).
  • Conocimiento de procesos financieros y manejo de presupuestos.
  • Conocimiento del idioma inglés, hablado y escrito.

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

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Scam warning

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  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Quito (Ecuador)
  • Grade: SB-3, Service Contract - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Legal - Broad
    • Environment
  • Closing Date: 2017-10-05

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