Administration Assistant

Abidjan

Background

La fermeture de la mission des Nations Unies en Côte d’Ivoire a conduit au transfèrement aux agences résidentes et au PNUD en particulier, un volet important d’activités anciennement dévolues à l’ONUCI.

Pour faire face à cette situation tout en continuant d’assurer la qualité reconnue de ses interventions opérationnelles vis-à-vis de ses projets et programmes, et d’aborder la phase de la consolidation des acquis liés à la transition et à la préparation du nouveau CPU, le PNUD a noté le besoin de procéder à un renforcement de son dispositif des ressources humaines. Le recrutement d’un (e) Associé(e) Administratif(ive) s’inscrit dans cette perspective.

Sous l’autorité du Directeur Pays Adjoint Opérations et la supervision directe de l’Associée Administrative Senior, Chef d’Unité, l’Associé (e) Administratif(ive) assiste dans la gestion des services administratifs et Achats et exécute les processus et transactions en s’assurant de la grande qualité et la précision du travail.

L’Associé(e) Administratif(ive) fait la promotion d’une approche orientée sur la clientèle, la qualité et les résultats.

L’Associé(e) administratif(ive) travaille en étroite collaboration avec les opérations, le programme et le personnel des projets dans le bureau de pays et dans les autres agences onusiennes pour échanger l’information et s’assurer de la cohérence dans la prestation de services.

Afin d’aider à une meilleure opérationnalisation de ses projets et programmes, et d’aborder la phase de la consolidation des acquis liés à la transition et à la préparation du nouveau UNDAF, le PNUD a besoin de se positionner de façon stratégique. Le recrutement d’un(e) Assistant(e) Administratif(ive) s’inscrit dans cette perspective.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions principales

  • Mise en œuvre des stratégies opérationnelles
  • Assistance logistique et administrative effective et efficace
  • Appui à la gestion des actifs
  • Appui à la mise en œuvre du Procurement Plan
  • Appui au suivi et au contrôle des dépenses opérationnelles du budget administratif
  • Appui au partage et renforcement de la connaissance

S’assurer que la mise en œuvre des stratégies opérationnelles est focalisée sur l’atteinte des résultats suivants :

  • Respect des règlements, politiques, stratégies des NU et du PNUD relatifs aux activités administratives.
  • Contribution au mapping du processus de gestion administrative du bureau de pays et à la mise en œuvre du manuel des procédures internes (SOP).
  • Contribution à la préparation du plan de travail orienté sur les résultats de l’Unité Procurement and Support Services (PSS

Assistance logistique et administrative effective et efficace, notamment dans la gestion des services communs en vue d’atteindre les résultats suivants :

  • Appui pour les questions protocolaires, l’enregistrement du personnel, coordination avec les autorités locales sur les espaces et autres questions administratives.
  • Gestion des locaux et maintien des équipements
  • Appui à la Coordination des activités de recouvrement des coûts et reporting
  • Rapports mensuels relatifs à la logistique et à l’administration : recherche et récupération de données statistiques de sources internes et externes ; préparation des tables et graphiques statistiques et rapports pour améliorer les procédés de gestion, le contrôle des couts et produire des gains d’efficacité

Appui à la Gestion des actifs dans le cadre de la mise en œuvre des résultats suivants 

  • Réception, vérification et inspection des équipements livrés pour le compte du bureau pays.
  • Tagging de tous les meubles et équipements à réception et mise à jour du tableau d’inventaire et de suivi des mouvements des équipements.
  • Entrée dans Atlas des réquisitions y compris toutes les informations requises pour la gestion des actifs
  • Appui à la mise au rebus des actifs du bureau pays. Préparation de la documentation pour le CAP, suivi.
  • Appui à l’exercice bi-annuel d’inventaire, vérification physique des actifs du bureau pays.
  • Preparation des rapports d’inventaire.
  • Classement de la documentation.

Appui à la mise en œuvre du Procurement Plan du Bureau Pays

  • Appui à la Préparation du Procurement Plan et du budget administratif du Bureau pays
  • Monitoring et suivi du Procurement Plan du bureau Pays
  • Préparation des réquisitions dans Atlas
  • Monitoring et suivi de l’exécution des Contrats institutionnels et Professionnels du bureau pays
  • Préparation de statistiques
  • Rapports périodiques relatifs à l’exécution du Plan d’achat du bureau en rapport avec le budget administratif et suivi.
  • Préparation des tables et graphiques statistiques et rapports pour améliorer les procédés de gestion, le contrôle des coûts et produire des gains d’efficacité
  • Elaboration de rapports de statistiques 

Fournir un appui pour un contrôle administratif et financier efficace en vue d’atteindre les résultats suivants

  • Effectuer le suivi des dépenses opérationnelles et le budget annuel administratif pour le contrôle des couts et les gains d’efficacité.
  • Archiver les documents de contrôles administratifs tels que les engagements et les dépenses.
  • S’assurer de l’intégrité des données dans les bases de données administratives et logistiques ; analyse des résultats et initiations des mesures correctives si nécessaire.
  • Assurer le recouvrement des coûts pour les services et locaux communs.
  • Préparation de la documentation nécessaire à la préparation des audits.
  • Préparation des rapports trimestriels et de fin d’année.

Appuyer le partage et le renforcement de la connaissance en vue d’atteindre les résultats suivants :

  • Formation du personnel sur les procédures administratives
  • Briefing/débriefing des membres du personnel sur les questions relatives au domaine de travail
  • Contributions pertinentes aux réseaux de connaissances.
  • Appuis si nécessaire et utile aux sections du PMSU et des Finances

Impact des Résultats 

Les principaux résultats ont un impact sur l’efficacité de l’unité. L’analyse précise et la présentation des informations, minutieusement recherchées et le travail entièrement documenté renforce les capacités du bureau et facilite les actions à prendre par le superviseur. Les initiatives du titulaire du poste sont importantes dans les résultats et la finalisation opportune des tâches. 

Competencies

Compétences relatives à l’organisation

  • Fait preuve d’intégrité en mettant en avant les valeurs et morales des Nations Unies
  • Affiche une flexibilité et une adaptation aux différences liées à la culture, au genre, à la religion, à la race, à la nationalité et à l’âge.

Compétences relatives au poste :

Gestion du savoir et Apprentissage

  • Préconise la gestion du savoir au sein du PNUD et un environnement favorable à l’apprentissage par le leadership et l’exemple personnel
  • Travaille activement vers une acquisition du savoir personnel et continu et le développement d’un ou plusieurs domaines d’application, agit sur le plan d’apprentissage et applique les aptitudes nouvellement acquises

Développement et Efficacité de l’Opération

  • Capacité à administrer et exécuter les tâches administratives
  • Capacité à gérer des dossiers d’acquisition
  • Capacité à extraire, interpréter, analyser les données et résoudre des problèmes opérationnels
  • Capacité à superviser et former le personnel de support
  • Capacité à travailler sur des dossiers confidentiels et des taches volumineuses
  • Bonne connaissance des règles administratives
  • Maitrise de l’outil informatique, Atlas
  • Capacité à contribuer à la réorganisation des procédés et la mise en œuvre d’un nouveau système

Gestion et Leadership

  • Développe des relations solides avec la clientèle, met en avant l’impact et les résultats en faveur de la clientèle et répond positivement aux critiques
  • Aborde le travail avec la même énergie et adopte une attitude positive et constructive
  • Rester calme et en bonne humeur même en situation de pression

Required Skills and Experience

EDUCATION: 

  • Etre titulaire d’un diplôme de niveau secondaire.
  • Une certification en Administration est désirable.
  • Diplôme universitaire de niveau Licence en Gestion ou Administration Publique désirable mais pas un pré-requis

EXPERIENCE

  • 4 années d’expérience en administration ou services de support du programme.
  • Expérience dans l’usage de l’ordinateur et des logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.). Expérience de bases de données et des systèmes de gestion sur internet
  • Une connaissance des règles et procédures du système des nations Unies en général et du PNUD en particulier serait considérée comme un atout.   

LANGUES REQUISES

  • Excellente connaissance du Français ;
  • Bonne pratique de l'Anglais.

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

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Workforce diversity

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
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Apply
  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Abidjan
  • Grade: SB-2, Service Contract - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Administrative support
  • Closing Date: 2017-10-20

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