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  • Organization: UN WOMEN - United Nations Entity for Gender Equality and the Empowerment of Women
  • Location: Panamá
  • Grade: International Consultant - Internationally recruited Contractors Agreement - Consultancy
  • Occupational Groups:
    • Women's Empowerment and Gender Mainstreaming
    • Conference Services
  • Closing Date: 2017-10-25

What does it mean?

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Consultoría para Servicios de Asistencia y Coordinación de Eventos

Panamá (Panama)

Background

La Entidad de las Naciones Unidas para la Igualdad de Género y el Empoderamiento de las mujeres, ONU Mujeres, basándose en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja para eliminar la discriminación en contra de las mujeres y las niñas; por el empoderamiento de las mujeres, y para lograr la igualdad entre mujeres y hombres como socios y beneficiarios del desarrollo, por los derechos humanos, en las acciones humanitarias, en la paz y seguridad. Al colocar los derechos de las mujeres como el eje central de su labor, ONU Mujeres lidera y coordina los esfuerzos del Sistema de las Naciones Unidas para asegurar que los compromisos de igualdad y transversalidad de género se traduzcan en acciones en todo el mundo. Al mismo tiempo, ejerce un liderazgo sustantivo y coherente para apoyar las prioridades y los esfuerzos de los Estados Miembro, construyendo una asociación eficaz con el gobierno, la sociedad civil, así como con otros actores relevantes.

La Oficina Regional de ONU Mujeres para las Américas y el Caribe está apoyando varios procesos intergubernamentales, así como programáticos que implican una serie de misiones, reuniones y/o eventos corporativos.

Duties and Responsibilities

OBJETIVOS DE LA CONSULTORIA:

Brindar apoyo de coordinación logística y atención administrativa financiera, de monitoreo a la Oficina Regional de ONU Mujeres en Panamá.

RESPONSABILIDADES DE EL/LA CONSULTOR/A:

  • Cumplimiento de las actividades y presentación de los productos definidos, según los periodos aproximados establecidos en el Inciso V – Productos Esperados.
  • Es responsabilidad del consultor o consultora obtener información primaria y secundaria de otras fuentes, si fuera el caso necesario.
  • El/la consultor/a mantendrá en permanente comunicación y coordinación con las/los solicitantes, para una efectiva ejecución y desarrollo de los productos solicitados de la presente consultoría. Así como también, proveerá información según se le solicite en el marco de los términos de referencia.
  • El/la Consultor/a no es funcionario/a de Naciones Unidas y realizará las actividades relativas a su consultoría en su propio espacio de trabajo en la Oficina Regional.

PRODUCTOS ESPERADOS Y ACTIVIDADES PARA EL ALCANCE DE LOS OBJETIVOS:

Actividades para el alcance de los objetivos:

Las actividades concretas pueden involucrar, entre otras*:

Previo a misiones, eventos o reuniones:

  • Apoyo en reuniones preparatorias internas (agenda, minutas, seguimiento a acuerdos, etc)
  • Revisión e implementación de notas conceptuales de los eventos.
  • Elaboración de notas logísticas.
  • Preparación agendas de trabajo y/o culturales.
  • Preparación carpetas de información relevante.
  • Creación de identificaciones.
  • Coordinación de cotizaciones y compra de boletos aéreos, tramitación de viáticos, trámite de reporte de gastos.
  • Preparación y envío de invitaciones
  • Coordinación con proveedores para coordinar alojamiento, salas de reuniones, etc.
  • Asegurar adecua miento físico y logístico de salones.
  • Asegurar servicios de catering.
  • Coordinación y/o seguimiento de contratos de proveedores.
  • Asegurar servicio de transporte para desplazamiento de participantes cuando se requiera.
  • Asegurar servicio de traducción / interpretación cuando se requiera.
  • Sistema audiovisual e informático.
  • Otras funciones que se requieran.
  • Coordinación del traslado del aeropuerto- hotel- aeropuerto cuando se requiera.

Durante misiones, eventos o reuniones:

  • Coordinar y asegurar todo lo necesario (en el hotel, transporte y demás logística) para el buen inicio y desarrollo de los eventos.
  • Recibimiento de participantes.
  • Supervisión del fiel cumplimiento de agenda de trabajo.
  • Asesoramiento y ayuda a las participantes.
  • Tareas de rapporteur cuando sea requerido y/o tomar minutas.
  • Seguimiento continuo logístico.
  • Grabación cuando sea necesario.

Post misiones, eventos o reuniones:

  • Coordinación y seguimiento a pagos y trámites pendientes.
  • Revisión de gastos a finalizar cada evento.
  • Elaboración de informe de gastos relacionados al evento.
  • Redacción y envío de cartas de agradecimiento por la asistencia al evento.
  • Elaboración de reportes, actas, etc.
  • Archivo.
  • Otras actividades que se requieran o soliciten.

* No todas las actividades aplicarán a todos los eventos y reuniones dado que algunas no tendrán lugar en Panamá por lo que el apoyo será remoto.

Productos entregables:

Reporte mensual de actividades realizadas y logros alcanzados.

Periodo Aproximado:

Una vez por mes cumplido después de la firma del contrato.

A continuación, el calendario de eventos próximos para mayor referencia:

Mes: Noviembre

Fecha: TBC

Lugar: Ciudad de Panama

Evento: Reunión con partidos políticos en el marco del proyecto de Democracia Paritaria.

Fecha: 14-16 Nov

Lugar:  Por confirmar.

Evento:  IV Conferencia Mundial sobre Erradicación de Trabajo Infantil.

Fecha:15 nov

Lugar: Por confirmar

Evento: Women in Business

Fecha: 20 - 25 Nov.

Lugar: Montevideo, Uruguay

Evento:  Encuentro Regional Feminista.

Fecha: 25 Nov. - 10 Dic.

Lugar:  Por confirmar

Evento:  Conmemoración Internacional para la Eliminación de la Violencia contra la Mujer.

Mes: Diciembre

Fecha:  TBC

Lugar: Por confirmar

Evento:  Evento interagencial.

Fecha: TBC

Lugar:  Por confirmar

Evento:  Retiro

Mes:  Febrero

Fecha: TBC

Lugar:  Por confirmar

Evento:  Consulta Regional LAC-CSW61

Observaciones:  Coordinacion y Logística.

DERECHOS INTELECTUALES, PATENTES Y OTROS DERECHOS DE PROPIEDAD:

El derecho al equipamiento y los suministros que pudieran ser proporcionados por ONU Mujeres a el/la consultor/a para el desempeño de cualquier obligación en virtud del presente contrato deberá permanecer con ONU Mujeres y dicho equipamiento deberá devolverse a ONU Mujeres al finalizar el presente contrato o cuando ya no sea necesario para el/la consultor/a.  Dicho equipamiento, al momento de devolverlo a ONU Mujeres, deberá estar en las mismas condiciones que cuando fue entregado a el/la consultor/a, sujeto al deterioro normal.  El/la consultor/a será responsable de compensar a ONU Mujeres por el equipo dañado o estropeado independientemente del deterioro normal del mismo.

ONU Mujeres tendrá derecho a toda propiedad intelectual y otros derechos de propiedad incluyendo pero no limitándose a ello: patentes, derecho de autor y marcas registradas, con relación a productos, procesos, inventos, ideas, conocimientos técnicos, documentos y otros materiales que el consultor haya preparado o recolectado en consecuencia o durante la ejecución de la presente consultoría, y el/la consultor/a reconoce y acuerda que dichos productos, documentos y otros materiales constituyen trabajos llevados a cabo en virtud de la contratación de ONU Mujeres. Sin embargo, en caso de que dicha propiedad intelectual u otros derechos de propiedad consistan en cualquier propiedad intelectual o derecho de propiedad de el/la consultor/a: i) que existían previamente al desempeño d el/la consultor/a de sus obligaciones en virtud del presente contrato, o ii) que el/la consultor/a pudiera desarrollar o adquirir, o pudiera haber desarrollado o adquirido, independientemente del desempeño de sus obligaciones en virtud del presente contrato, ONU Mujeres no reclamará ni deberá reclamar interés de propiedad alguna sobre la misma, y el/la consultor/a concederá a ONU Mujeres una licencia perpetua para utilizar dicha propiedad intelectual u otro derecho de propiedad únicamente para el propósito y para los requisitos del presente contrato.

A solicitud de ONU Mujeres, el/la consultor/a deberá seguir todos los pasos necesarios, legalizar todos los documentos necesarios y generalmente deberá garantizar los derechos de propiedad y transferirlos a ONU Mujeres, de acuerdo con los requisitos de la ley aplicable y del presente contrato.

Sujeto a las disposiciones que anteceden, todo mapa, dibujo, fotografía, mosaico, plano, informe, cálculo, recomendación, documento y todo información compilada o recibida por el consultor en virtud del presente contrato será de propiedad de ONU Mujeres y deberá encontrase a disposición de ONU Mujeres para su uso o inspección en momentos y lugares razonables y deberá ser considerada como confidencial y entregada únicamente a funcionarios autorizados de ONU Mujeres al concluir los trabajos previstos en virtud del presente contrato.

FORMA DE PAGO:

Los pagos se realizarán según el siguiente esquema de desembolsos en moneda local y serán desembolsados mensualmente luego de recibidos y aprobados los productos entregables según el periodo de cumplimiento abajo detallado.

Pago:  Desembolso de pagos mensuales.

Condicion:  Luego de la entrega y aceptación de los productos referidos en el Inciso IV.

SUPERVISION DE LA CONSULTORÍA Y OTROS ASPECTOS LOGISTICOS

  • La supervisión del desarrollo de la consultoría será realizada por el Gerente de Operaciones.
  • Para el buen desarrollo de la consultoría, ONU Mujeres, facilitará a el/la consultor/a los insumos relevantes necesarios y toda la información.
  • Se establecerán reuniones periódicas con el equipo de ONU Mujeres.
  • La consultoría está estipulada para ser realizada en la Oficina Regional de ONU Mujeres en Ciudad de Panamá, durante 8 horas laborales diarias semanalmente, en horario regular de oficina de lunes a viernes.

Competencies

Core Values:

  • Respect for Diversity
  • Integrity
  • Professionalism

Core Competencies:

  • Awareness and Sensitivity Regarding Gender Issues
  • Accountability
  • Creative Problem Solving
  • Effective Communication
  • Inclusive Collaboration
  • Stakeholder Engagement
  • Leading by Example

Please visit this link for more information on UN Women’s Core Values and Competencies:

 http://www.unwomen.org/-/media/headquarters/attachments/sections/about%20us/employment/un-women-employment-values-and-competencies-definitions-en.pdf

Required Skills and Experience

Formación Académica: 

  • Titulación académica en administración de empresas, administración hotelera, turismo, u otras disciplinas afines.

Experiencia Laboral:  

  • Experiencia mínima de 3 años en planeación, coordinación y administración de eventos, preferible en Organismos Internacionales, Agencias de Naciones Unidas, Gobierno.
  • Experiencia administrativa y/o manejo con Agencia de Viajes.

Otros requerimientos:

  • Español escrito y hablado como lengua materna.
  • Inglés escrito y hablado a nivel profesional.
  • Domino de herramientas de informática como el paquete Microsoft Office.
  • Conocimiento de plataforma/s ERP a nivel de usuario, deseable.

Instrucciones para aplicar a esta vacante:

La aplicación consiste en el formulario P11  debidamente completado y firmado, el CV actualizado, hoja de vida con dos (2) referencias laborales documentadas previas preferiblemente supervisores (nombre, titulo, correo electronico y numero de telefono), oferta financiera firmada con un periodo de validez de 60 dias realizadas en base a un monto total, considerando una base mensual y copia del título académico profesional en el área de administración de empresas, administración hotelera, turismo, u otras disciplinas afines.  Todos estos documentos en un solo archivo para ingresar en la plataforma.  El formulario P11 lo puede encontrar en el siguiente link:  http://www.unwomen.org/en/about-us/employment

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.
We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
Apply

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