Assistant WR

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

Les unites d'appui administratif des bureaux de pays (CSU) ont ete mises en place dans l'organigramme pour fournir un appui aux responsables et aux membres du personnel afin de leur permettre d'exercer pleinement leurs responsabilites dans l'environnement du GSM et de garantir la conformite aux politiques, procedures, regles et reglements dans toutes les transactions ou pour toutes les questions administratives et financieres, dans le contexte d'un systeme de planification des ressources institutionnelles (ERP).

DESCRIPTION OF DUTIES

GENERALES- Superviser et controler la circulation de l'information au niveau du bureau du WR, examiner, trier, analyser et identifier les domaines necessitant une action de la part du WR.- Veiller au suivi efficace et en temps opportun des demandes d'information, briefings et autres actions, emanant du bureau du WR, et assurer la liaison avec les unites/equipes, le cas echeant.- Recevoir les visiteurs et les appels telephoniques avec tact et discretion, et agir selon la nature et l'urgence de chacun, y compris les reorienter le cas echeant. - Fournir les informations de base pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou des membres du personnel. - Gerer le programme et le calendrier du WR par la planification des reunions et/ou leur re-programmation en raison d'une perturbation ou d'evenements imprevus, reorienter les visiteurs et les personnes qui appellent en cas de besoin.- Diffuser les informations sur les procedures administratives aupres du personnel des services generaux au sein de l'equipe/du departement et aider le personnel a respecter les procedures administratives de l'OMS.- Assurer la coordination et le suivi des besoins d'espace de bureau en liaison avec les unites competentes si necessaire.CORRESPONDANCE- Rediger la correspondance generale ou administrative de sa propre initiative ou conformement aux instructions; finaliser la correspondance/les rapports pour signature/approbation.- Verifier que la correspondance sortante est presentee conformement aux styles de l'OMS et du departement et verifier la langue, la grammaire et l'exactitude avant de la soumettre pour signature et approbation.- Analyser la correspondance et les demandes recues a la lumiere de la documentation, des instructions, des politiques et des precedents, rechercher, obtenir et joindre des informations contextuelles en prevision des besoins du fonctionnaire responsable, ou les reorienter le cas echeant; identifier et mettre en evidence les documents entrants et joindre des informations contextuelles et identifier les domaines necessitant une action de la part du personnel professionnel, en attirant leur attention sur des points specifiques.- Veiller a ce que les rapports et les documents techniques soient conformes aux normes, aux regles, aux pratiques et aux procedures de l'OMS, et les reviser et les corriger si necessaire avant leur soumission pour signature ou approbation a l'autorite competente.- Utiliser des outils de suivi appropries, suivre et veiller a ce que les echeances et les delais soient respectes, et que la correspondance et les demandes recoivent une reponse en temps voulu.GESTION DE L'INFORMATION- En etroite collaboration avec d'autres membres du personnel de soutien, creer et/ou maintenir les systemes de classement; revue permanente du systeme de classement afin que l'information soit actualisee et utilisee de facon efficace et efficiente.- Obtenir des documents et des renseignements a l'interne et a partir de sources externes, au besoin; effectuer des recherches d'informations (bibliotheque, internet) selon la demande.- Coordonner la compilation des documents techniques demandes aupres du personnel professionnel et fournis par celui-ci, afin de s'assurer qu'ils sont compiles, presentes et regroupes de facon logique pour faciliter le travail du directeur.ADMINISTRATION DES REUNIONS- Organiser, coordonner et diriger la preparation administrative des reunions, des seminaires, des ateliers, y compris\: la preparation des plans d'evenements dans le GSM, des lettres d'invitation, des devis et des demandes de voyage du Representant; aider a la preparation des documents; envoyer le materiel et assurer la liaison avec les participants et les autres personnes impliquees.- Preparer les exposes a l'aide de PowerPoint et d'autres progiciels de sa propre initiative ou sur la base d'instructions.- Programmer les reunions d'equipe/de service, en fonction du calendrier et des besoins; dresser le proces verbal et faire le suivi des points necessitant des actions afin d'assurer une reponse rapide aux demandes de l'OMS et la preparation du compte rendu.- Obtenir des informations et des documents de base pour les reunions, les seminaires, les ateliers, etc. auxquels doivent prendre part le personnel professionnel de l'equipe, verifier leur disponibilite et s'assurer qu'ils disposent des dossiers et des documents d'information appropries.AUTRES TACHES- S'acquitter d'autres taches connexes selon les besoins ou les instructions y compris fournir un appui dans d'autres domaines d'activite.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential\: Un cycle secondaire complet en Secretariat ou une formation technique equivalente.
Desirable\: Une formation dans les taches de secretariat et/ou dans un domaine administratif est souhaitable.

Experience

Essential\: 5 a 7 ans d'experience pertinente
Desirable\: Une experience a des postes de soutien administratif au sein de l'OMS ou dans une autre agence des Nations Unies serait un atout. Une experience dans les systemes bases sur Oracle ou d'autres ERP serait un atout.

Skills

Le titulaire du poste devra faire preuve de maitrise et actualiser ses connaissances dans l'utilisation des technologies modernes de bureautique par le biais de formations internes, sur le tas ou l'auto-formation. Il/elle se tient au courant des changements dans les procedures et les pratiques, regles et reglements, l'organigramme, dans le departement, le groupe organique et l'OMS, afin d'etre en mesure d'informer les autres et expliquer les procedures.

WHO Competencies

Teamwork
Respecting and promoting individual and cultural differences
Communication
Producing results

Use of Language Skills

Essential\: Intermediate knowledge of English. Expert knowledge of French.
Desirable\:

REMUNERATION

WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at XOF 8,920,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level

• Only candidates under serious consideration will be contacted.

• A written test may be used as a form of screening.

• In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link\: http\://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.

• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.

• For information on WHO's operations please visit\: http\://www.who.int.

• WHO is committed to workforce diversity.

• WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.

• This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.