Assistant (e) de support au Projet

Tunis

Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
Location: Tunis
Grade: Administrative support - LICA-4, Local Individual Contractors Agreement
Occupational Groups:
- Administrative support
- Project and Programme Management
Closing Date: Closed

Background Information - Job-specific

L’UNOPS recherche un/une candidat (e) pour le poste d’assistant (e) au support de projet qui sera basé à Tunis.

Functional Responsibilities

Sous l’autorité, la supervision du Chef de projet et l'analyste aux opérations et au programmes (POA), l’assistant (e) de support au projet, fournira un soutien administratif et financier aux projets, assurera la qualité, l'exactitude et la cohérence des travaux. Il/elle assumera les tâches suivantes :

Assister l'équipe de projet dans les tâches administratives liées au projet, y compris, le suivi de tous les aspects budgétaires, financiers, des achats, et de l'administration courante;

En étroite collaboration avec le chef de projet et le POA, l’assistant au support de projet est responsable de l'entrée et des données du budget dans One UNOPS;

Rédaction de communications et de rapports à propos du projet, révision des documents pour vérifier l'exactitude et la conformité avec le format et les règles de l'UNOPS;

Rédaction d'autorisations et de contrats pour les activités de service;

la tenue de registres précis (sur papier et en ligne) de toutes les transactions opérationnelles et financières pour faciliter la consultation et la récupération; gestion de documents, y compris la fermeture de fichiers, l'archivage.

Aider à l'examen des termes de référence du consultant; début du recrutement à la réception de l'autorisation du client / du superviseur; lancement d'actions de passation de marchés par le biais d'une demande à la réception de l'autorisation du client / du superviseur

Maintenir un plan de suivi des contrats, examiner les factures des sous-traitants et la documentation à l'appui pour s'assurer que les services fournis sont conformes aux modalités du contrat.

Dispositions administratives (par exemple, logistique) pour les conférences.

Préparation de documents d'information au besoin pour les déplacements de la mission et / ou discussion sur les activités et l'état du projet

Interaction avec des collègues, et des partenaires pour échanger des informations sur des questions administratives et rechercher une coopération. Résolution de problèmes administratifs et de processus courants, renvoi de problèmes complexes au superviseur avec recommandations sur les mesures à prendre.

Saisir et mettre à jour des données et des informations précises pour faciliter le suivi et l'évaluation des activités du projet et pour institutionnaliser et diffuser les connaissances.

Utilisation de la technologie et des systèmes et outils électroniques pour initier le travail, partager l'information avec des collègues et des clients.

Exécuter d'autres tâches connexes, tel que requis par le POA ou le chef de projet.

Education/Experience/Language requirements

Formation:

Diplôme d’étude secondaire est exigé (Bac) avec au moins 4 ans d’expérience.

Ou bien avoir un diplôme de maîtrise ou bien Master ou équivalent dans les domaines suivants : comptabilité, finance, administration des affaires ou dans un domaine similaire.

Expérience:

Avoir une expérience professionnelle dans des postes liés aux finances, Achats, ou les services administratifs;

Langues:

Arabe : Très bonnes connaissances, lu et écrit
Français : Très bonnes connaissances, lu et écrit
Anglais : connaissance de l’anglais est un atout

Competencies FR

Élabore et met en œuvre des stratégies opérationnelles durables, pense à long terme et tient compte de perspectives externes de manière à façonner l’organisation de manière positive. Anticipe et perçoit les effets des activités et décisions futures sur les autres parties de l’organisation.

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).

Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.

Établit efficacement une série de mesures pour soi-même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.

Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.

Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.

Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.

Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Functional competencies

Capacité d’organisation et de responsabilité ;

Flexibilité, esprit d’initiative et volonté de travailler sous pression pour respecter des délais stricts ;

Capacité de planification et d’organisation du travail ainsi que le respect des délais ;

Etre capable de rédiger de façon claire et concise en français, et de bien s’exprimer oralement en français ;

Capacité à travailler de façon harmonieuse avec des personnes de cultures différentes, tout en veillant à garder un bon esprit d’équipe ;

Bonne maîtrise de l’outil informatique et connaissances avérées dans le domaine de la logistique ;

Suivi de toutes les procédures budgétaires conformément aux exigences de l’UNOPS ;

Veiller au classement des dossiers;

Excellentes connaissances en techniques de communication et de reporting ;

Connaissance de OneU est un avantage ;

Maîtrise des procédures de gestion de bureau ;

Connaissances approfondies en procédures de gestion de bureau ;

Bonnes manières de courtoisie envers le staff, les visiteurs et rigueur dans la réception des visiteurs ;

Connaissances en, reporting, classement et archivage.

Avoir une bonne connaissance des règles et règlements financiers et de la comptabilité ;

Maitriser les logiciels suivants : Word et Excel.

Considérations supplémentaires

Veuillez considérer que cette position concerne que les candidats de nationalité tunisienne
Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Informations générales sur l’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.

Background Information - Tunisia

Tunisie:
Le bureau de l'UNOPS en Tunisie offre une gamme de services d'appui aux projets avec des partenaires en Afrique du Nord. Il fournit des services de gestion de projet, y compris la conception, la mise en œuvre, le suivi et l'évaluation. Il propose également la gestion de fonds, de prêts et l'administration des relations avec le marché public, le renforcement des capacités locales, la formation et l'assistance technique.

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