Associé aux Finances

Kinshasa

Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
Location: Kinshasa
Grade: Administrative support - LICA-6, Local Individual Contractors Agreement
Occupational Groups:
- Banking and Finance
Closing Date: Closed

La République démocratique du Congo

Le bureau de l’UNOPS en République Démocratique du Congo couvre cinq pays : La République Démocratique du Congo, La République Centrafricaine, la République du Congo, le Gabon et la Guinée Equatoriale.

Le bureau travaille constamment à étendre ses activités afin d’appuyer ses partenaires dans la mise en œuvre de leurs programmes et projets de développement. Basé en RDC depuis 1999, le bureau a diversifié et renforcé ses domaines d’expertise, contribuant ainsi activement aux efforts de développement durable menés sur le terrain. Il possède une vaste expertise qui couvre la réhabilitation et la construction d’infrastructures de base (services sociaux et administratifs), de routes et de ponts, ainsi que l’achat de biens et de services, en plus de proposer des services de gestion et de soutien de projets.

Functional Responsibilities

Sous la supervision de l’analyste aux finances, l’associé(e) aux finances (e) effectuera les tâches suivantes :

Enregistrer et assurer le suivi des transactions financières dans le système intégré de gestion des ressources de l’UNOPS « OneUNOPS »;
Préparer les demandes de paiement sans bons de commande dans OneUNOPS sur base des documents supports et conformément aux procédures et règles financières de l’UNOPS (selon la check-list de l’UNOPS);
Préparer les demandes de paiement dans OneUNOPS sur base des documents supports et conformément aux procédures et règles financières de l’UNOPS;
Assurer le suivi des aspects liés au recouvrement des coûts directs des projets et faire rapport au superviseur;
Effectuer le rapprochement mensuel de la Petite Caisse et des Avances Opérationnelles ;
Suivre et réconcilier dans OneUNOPS les dépenses de la Petite Caisse et des Avances Opérationnelles;
Procéder à la correction des écritures comptables dans oneUNOPS suivant les indications du siège ou des projets;
Appuyer l’Analyste aux Finances dans le contrôle de tous les aspects de tenue des comptes et établir un rapport y afférent;
Veiller à la bonne tenue du classement et de l’archivage des pièces justificatives et autres documents des finances.

En matière de paiement :

1) Réception, vérification des documents et enregistrement des demandes de paiement

1.1. RfPs No PO

Enregistrer correctement les différents paiement sans bon de commande et faire leur suivi financier dans oneUNOPS;
Réception des dossiers de paiements et effectuer la vérification sur leur conformité avec les normes IPSAS en vigueurs dans UNOPS;
Vérifier la conformité des signatures, les montants de la demande de paiement et celui sur la facture;
Vérifier le « Global Analysis », si les imputations budgétaires sont correctes;
Préparer correctement dans oneUNOPS, les demandes de paiement sans bon de commande pour des montants inférieurs à 2500USD, une fois que les dossiers sont complets conformément aux procédures et règles de l’UNOPS (suivant le check List de l’UNOPS);
Soumettre à l’approbation tous ces paiements à celui qui a un DoA requis.

1.2. Demandes de Paiement

Enregistrer correctement les paiements anticipés et faire leur suivi dans oneUNOPS;
Réceptionner les dossiers de paiements anticipés et effectuer la vérification sur leur conformité avec les normes IPSAS en vigueurs dans UNOPS;
Vérifier la conformité des signatures, les montants de la requête du paiement anticipé;
Vérifier le « Global Analysis », si les imputations budgétaires sont correctes;
Enregistrer correctement dans oneUNOPS, les paiements anticipés, une fois que les dossiers sont complets conformément aux procédures et règles de l’UNOPS;
Soumettre à l’approbation tous ces paiements à celui qui a un DoA requis pour les paiements anticipés.

2) Réconciliation des avances opérationnelles et des petites caisses

2.1. Régularisation des Petites Caisses

Réception de dossiers des Petites Caisses contenant l'autorisation du siège, le « cash book journal » et les pièces justificatives;
Vérification des pièces justificatives, consistant à vérifier les réquisitions, les factures ou reçus et la conformité des signatures;
Vérification de l'éligibilité de chaque dépense de la petite caisse en fonction des recommandations reprises dans les documents gestion de la petite caisse;
Vérification de l'éligibilité de chaque dépense suivant les lignes prévisionnelles se trouvant dans l'autorisation de l’avance opérationnelle provenant du siège;
Vérifier et corriger la synthèse des dépenses suivant les codes comptables prévus par oneUNOPS et au besoin faire le feedback au requérant;
Enregistrer dans oneUNOPS le « journal réconciliation » et le soumettre à l'approbation de celui qui a le DoA level requis pour son approbation.

2.2. Régularisation des Avances Opérationnelles

Réception des dossiers des Avances Opérationnelles contenant l'autorisation du siège, le OA Ledger et les pièces justificatives;
Vérification des pièces justificatives, consistant à vérifier les factures ou reçus et la conformité des signatures;
Vérification de l'éligibilité de chaque dépense de l’avance opérationnelle en fonction de l’autorisation de l’OA;
Vérification de l'éligibilité de chaque dépense suivant les lignes prévisionnelles se trouvant dans l'autorisation de l’avance opérationnelle provenant du siège;
Vérifier et corriger la synthèse des dépenses suivant les codes comptables prévus par oneUNOPS et au besoin faire le feedback au requérant;
Enregistrer dans oneUNOPS le « journal réconciliation » et le soumettre à l'approbation de celui qui a le DoA level requis pour son approbation.

3) Création de GLs

3.1. Création des GLs de réconciliation des Petites caisses et des avances opérationnelles

Réception et analyse de dossiers supports pour le GLs de la petite caisse ou de l’avance opérationnelle;
Recevoir les pièces justificatives originales, signées pour la réconciliation des Petites caisses et des avances opérationnelles;

Vérification de la validité des documents support et de la conformité des signatures;
Vérifier et préparer le formulaire de GLs en veillant sur les imputations budgétaires en débit comme en crédit;
Soumettre les formulaires de GLs aux signataires requis en joignant les documents supports exigés;
Vérifier avant l’enregistrement l’exhaustivité des documents supports et la présence de toutes les signatures requises;
Enregistrer le GLs dans oneUNOPS et uploader les documents supports dans le système;
Soumettre à l'approbation de celui qui a le DoA level 2;
Classer les pièces justificatives dans le dossier prévu à cet effet.

3. 2. Création des GLs de recouvrements des coûts directs des projets / contribution des projets au budget LMDC

Sur base du tableau de suivi des contributions des projets au budget LMDC créer les GLs de recouvrements des coûts

Réception et analyse de dossiers supports pour le GLs des coûts directs (MOU, Email, …);

Vérification de la validité des documents support et de la conformité des signatures;
Vérifier et préparer le formulaire de GLs en veillant sur les imputations budgétaires en débit comme en crédit;
Soumettre les formulaires de GLJE aux signataires requis en joignant les documents supports exigés;
Vérifier avant l’enregistrement l’exhaustivité des documents supports et la présence de toutes les signatures requises;
Enregistrer le GLs dans oneUNOPS et joindre les documents support dans le système;
Soumettre à l'approbation de celui qui a le DoA level 3 selon chaque cas;
Classer les pièces justificatives dans le dossier prévu à cet effet change;

3.3. Création des GLs de correction d’Ecritures comptable sur demande du siège ou des projets

Sur base des indications du siège, CDOH ou des projets, procéder à la correction d’écritures comptables (Les erreurs d’enregistrements, régularisations des différences liées aux taux de change…)

Réception et analyse de dossiers supports pour le GLs de correction d’écritures comptables ( Email et autres indications du siège, CDOH et Projets…);
Vérification de la validité des documents support et de la conformité des signatures;
Vérifier et préparer le formulaire de GLs en veillant sur les imputations budgétaires en débit comme en crédit;
Soumettre les formulaires de GLJE aux signataires requis en joignant les documents supports exigés;
Vérifier avant l’enregistrement l’exhaustivité des documents support et la présence de toutes les signatures requises;
Enregistrer le GLs dans oneUNOPS et joindre les documents support dans le système;
Soumettre à l'approbation de celui qui a le DoA level 3 selon chaque cas;
Classer les pièces justificatives dans le dossier prévu à cet effet change.

3. Contrôles de suivi et des progrès

(Description claire des résultats, jalons et indicateurs de performance clés et/ou exigences de rapports mesurables qui permettront la surveillance des performances)

Paiement effectué dans le délai;
Rigueur dans l’analyse des documents financiers avant d’effectuer le paiement;
Bonne tenue des documents financiers.

4. Produit final

(Définition du produit final : enquête terminée, système de surveillance configuré, atelier terminé, etc.)

Rapport périodique des requêtes des paiements et des GLs effectués dans OneUNOPS ;
Rapport de suivi de recouvrement des couts directs des projets
Régularisation d’écritures dans OneUNOPS

Education

Avoir un diplôme d’étude secondaire est exigé
Avoir un Bachelor ou un diplôme de Licence en économie, Gestion financière, Finance, comptabilité ou dans un domaine similaire serait un atout

Experience

Avoir au moins 6 ans d’expérience professionnelle pertinente et progressive en finance en gestion financière de projet ou programme pour les candidats ayant un diplôme d’études secondaires
Les candidats ayant une Licence en Economie, Gestion Financière, Finance, Comptabilité ou dans un domaine similaire doivent avoir au moins deux (2) ans d’expérience dans le domaine.Avoir travaillé dans le système des Nations Unies ou ONGs Internationales serait un avantage.

Languages

Maitrise parfaite du français (lu, parlé et écrit) est exigée
La connaissance de l’anglais serait un atout

Competencies FR

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).

Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.

Établit efficacement une série de mesures pour soi-même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.

Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.

Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.

Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.

Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Considérations supplémentaires

Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.
Veuillez noter que ce poste est réservé uniquement aux candidats ressortissants de la RDC

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Informations générales sur l’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.

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