Associé aux opérations

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle. 

Situé à Dakar, le bureau de l’UNOPS au Sénégal a établi au cours des années une relation professionnelle solide avec les gouvernements d’Afrique de l’Ouest et des partenaires internationaux. Il leur fournit un soutien technique pour leurs activités de développement stratégique comme des élections, d’achats et de renforcement des capacités en matière d’achats, de protection de l’environnement ainsi que la construction et la réhabilitation d’infrastructures.

Le projet « Niger Compact », financé par le Millennium Challenge Corporation (MCC) a été signé récemment. Le Gouvernement du Niger (GdN) a créé le Millennium Challenge Account (MCA-Niger) et a besoin de services d’appui en gestion de programmes et en gestion de projets d'infrastructure, afin de planifier et mettre en oeuvre le Niger Compact, qui comprend deux projets: (i) le projet « irrigation et d'accès aux marchés »; et (ii) le projet « Communautés résilientes au changement climatique ». L'UNOPS fournira ces services d'assistance technique et de gestion de programmes, en intégrant des experts hautement qualifiés et expérimentés au sein du MCA-Niger, l'organisation du GdN responsable de la mise en oeuvre du Compact. Dans ce cadre, l’UNOPS est à la recherche d’un Associé aux Opérations basées qui sera à basé au Niger pour coordonner les activités administrative du projet .

• Élaborer un manuel d’opération en coordination étroite avec le Chef d’équipe/Chef du Bureau de Gestion du Programme – PMO et les services de l’Etat
• Assurer la gestion administrative des voyages (réservation d’hôtel, et autres appuis logistiques pour les missions)
• Préparer les plans d’achat et les plans de recrutement  pour le projet
• Assurer la gestion et le suivi des contrats de prestations de services : contrat de téléphone, internet, location
• Mettre en place un système de gestion de stocks de fournitures de bureau et effectuer les inventaires nécessaires
• Assurer la préparation des séminaires, ateliers, et formations  en coordination étroite avec le Chef d’équipe / Chef du Bureau de Gestion du Programme – PMO et le Chargé de Communication ainsi que le MCA-Niger
• Assurer  la supervision du Chauffeur et le contrôle logistique (bon de carburant, suivi entretien, assurance, log-book suivi du kilométrage)
• Préparer et organiser les différentes réunions institutionnelles : invitations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles, réception des participants en étroite collaboration avec le Chargé de Communication et le Chef de Projet
• Assurer la gestion des visites, en particulier celles des partenaires aux projets
• Organiser et gérer l’agenda du Chef d’équipe / Chef du Bureau de Gestion du Programme - PMO
• Assurer le planning des rendez-vous et des réunions de travail du Chef d’équipe / Chef du Bureau de Gestion du Programme - PMO
• Appuyer à la gestion des aspects administratifs du personnel de projet  (congés, feuille de présence, contrats)
• Faire le suivi  des plans d’achats d’acquisitions de biens et services en assurant leur exécution
• Faire le suivi de l’utilisation des matériels du projet et des fournitures consommables
• Créer et faire le suivi des bons de commandes, des demandes de paiements, et faire la mise à jour des données fournisseurs
• Assurer l’archivage et le classement  des courriers physiques et électroniques des documents administratifs et des documents du projet (autorisations, rapports pour les partenaires, communication interne au Gouvernement et avec les partenaires institutionnels et externes)
• Effectuer les opérations classiques de secrétariat : frappe, photocopie, archivage, ouverture et affectation du courrier, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondance, gestion des fournitures de bureau, reprographie
• Faire le suivi de la gestion comptable et financière du projet en collaboration  avec les services Finances de SNOH
• Etablir les plans de décaissement prévisionnels (plan et demande de décaissement, etc...)
• Suivre les dépenses encourues et les décaissements ; Assurer le suivi de la trésorerie du projet
• Suivre les besoins en approvisionnement
• Assurer le suivi budgétaire du projet (analyser les marges entre les réalisations et les prévisions, contrôle des imputations budgétaires) ainsi que l’élaboration des avenants budgétaires dans le cadre de révision budgétaire
• Informer sur la situation financière du projet 
• Effectuer toute autre tâche demandée par le superviseur qui entre dans le cadre de ses compétences

• Assurer le traitement des dossiers sous sa responsabilité en offrant des alternatives et suivant les bonnes pratiques
• Assurer le suivi mensuel des revues de contrôle qualité sous la supervision du Chef d’équipe / Chef du Bureau de Gestion du Programme – PMO en collaboration avec les Services de SNOH (ex : Assurance de la qualité des données enregistrées dans le système UNOPS)
• S'assurer que les tâches sous sa responsabilité sont effectuées avec promptitude tout en alertant le Chef d’équipe / Chef du Bureau de Gestion du Programme – PMO en cas de non-conformité aux procédures et au budget

Compétences principales 

Incarner et promouvoir l’intégrité, les valeurs des Nations Unies et les normes éthiques.

Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques de l'UNOPS

Faire preuve d´ouverture et de respect à l’égard de tous, indépendamment de leur appartenance culturelle, ethnique ou religieuse, de leur sexe, de leur nationalité ou de leur âge

Traiter toutes les personnes de manière équitable

Compétences liées au poste

Excellentes qualités de communication orale et écrite

Bonnes capacités relationnelles et organisationnelles (gestion du temps et des taches)

Bonne capacité d'analyse et d’autonomie

Bonne capacité de résolution de problème et créativité

Travail avec une énergie et une attitude positive, constructive et flexible

Esprit d’initiative et aptitude à travailler en harmonie dans des milieux multiculturels

Avoir une forte personnalité et une grande capacité d'user de la diplomatie dans le traitement de certains dossiers

Grand sens de responsabilités et de discrétion, grandes capacités d’analyse, d’organisation et de rédaction 

Education
Avoir un diplôme secondaire est exigé

Avoir un diplôme universitaire  dans les domaines de l’Administration, de la gestion, des achats, des ressources humaines ou de toute autre discipline similaire est un avantage

Expérience professionnelle

Au moins 6 ans d’expérience professionnelle dans la gestion administrative et/ou financière 

Connaissance des procédures de gestion  des nations unies est un avantage considérable  

Expertise acquise auprès de tout autre bailleur et/ou d’organisations internationales serait un atout 

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.