Asistente de Administración
Panamá
- Organization: UNDP - United Nations Development Programme
- Location: Panamá
- Grade: Administrative support - SB-2 (SC3/SC4), Service Contract, Local Contractors Agreement
-
Occupational Groups:
- Administrative support
- Democratic Governance
- Closing Date: Closed
Background
-
La elaboración y revisión de políticas integrales de seguridad ciudadana, con énfasis en la vinculación de las políticas nacionales con las prioridades regionales de la ESCA, la integralidad del enfoque para abordar la seguridad, así como el apoyo durante las transiciones de gobierno.
-
El desarrollo de planes y capacidades institucionales para mejorar la prevención social de la violencia que afecta a NNAJ y mujeres a nivel primario, secundario y terciario, con énfasis en las poblaciones en riesgo y territorios de mayor incidencia delictiva.
-
El Laboratorio de Innovación, que busca fomentar la generación, sistematización, cooperación sur-sur y triangular y adaptación de abordajes creativos e innovadores a la inseguridad ciudadana, con énfasis en los grupos vulnerables, como alternativa a los abordajes e intervenciones actuales.
-
Proyecto implementado, monitoreado y evaluado eficientemente.
Duties and Responsibilities
El objetivo del puesto es asistir administrativamente al área de programas y en especial al proyecto PREVJUVE- Capítulo Panamá.
- Apoyo al proyecto en la confección de requisiciones, solicitudes de pago.
- Obtener cotizaciones y elaborar cuadros comparativos según la normativa del PNUD para la contratación de consultores, adquisición de equipos y materiales.
- Organización de la documentación necesaria para la presentación de casos de contrataciones al Comité de Adquisiciones, cuando sea necesario.
- Llevar y mantener en orden los archivos físicos y electrónicos de pagos.
- Redacción y confección de notas e informes según requerimiento del supervisor.
- Asistir la al proyecto en la preparación de las actas y otros informes de las reuniones y eventos realizados.
- Apoyar en la gestión logística de los talleres, reuniones y capacitaciones (cotización de hoteles, reservas, catering, movilización de participantes entre otros).
- Apoyo logístico en las consultorías.
- Cualquier otra actividad requerida relacionada al puesto.
- Apoyo al proyecto en la realización de los pagos y archivo de los sus soportes documentales.
- Tramitar el registro de nuevos proveedores/consultores.
- Dar seguimiento a los procesos de pagos, desde su elaboración hasta el recibido conforme del proveedor/a consultor/a.
- Apoyar al proyecto en la conciliación mensual de los gastos, comparándolos con los reportes financieros que es utilizado en el PNUD cuando sea necesario.
- Cualquier otra actividad requerida relacionada al puesto.
Competencies
- Promueve la visión, misión, valores y metas estratégicas del PNUD
- Planea, prioriza y entrega las tareas a tiempo.
- Planea y produce resultados de calidad para obtener los objetivos establecidos.
- Determina las necesidades del cliente y adapta los productos y servicios del PNUD para satisfacerla.
- Capacidad de realizar gestión basada en los resultados y la presentación de informes.
- Capacidad para apoyar la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de programas y proyectos de desarrollo.
- Capacidad para llevar a cabo la aplicación de nuevos sistemas de la oficina.
- Demuestra habilidad de comunicación oral y escrita.
- Busca y aplica el conocimiento, información y mejores prácticas por dentro y fuera del PNUD.
Orientación al cliente:
- Se centra en el impacto y resultado para el cliente y responde positivamente a comentarios
- Construye relaciones sólidas con clientes y agentes externos.
Required Skills and Experience
- Estudios en alguna de las siguientes áreas: administración, finanzas, auditoría u otros relacionados con el área administrativa o financiera.
- Al menos 2 años de experiencia en puestos de responsabilidades administrativas y /o financiera.
- Manejo de procedimientos administrativos y financieros de programas de desarrollo.
- Experiencia en organizaciones de cooperación internacional será valorada.
- Excelente conocimiento y experiencia en el uso de computadoras y paquetes de programas computarizados (Word, Excel, Power Point, etc.). otros programas serán valorados.
- Español. Manejo del idioma inglés deseable.
Disclaimer
Important applicant information
All posts in the SC categories are subject to local recruitment.
Applicant information about UNDP rosters
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Workforce diversity
UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.
Scam warning
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
However, we have found similar vacancies for you: