Asistente Operativo- 00089477

1

Realizar actividades que tengan como objetivo contribuir a que la contraparte cumpla con obligaciones en materia de transparencia y acceso a la información.

2

Cotizar y tramitar servicios para obtener las mejores opciones para la realización de reuniones o eventos que se requieran, así como para servicios de transportación para la participación de ciudadanos y autoridades involucradas en las reuniones a las que se convoque.

3

Apoyar en la organización, coordinación y gestión logística de eventos y reuniones del proyecto, para asegurar que los eventos programados se lleven a cabo con éxito.

4

Apoyar en la comprobación de viáticos, reembolsos, anticipos y pagos relacionados con las reuniones y eventos del proyecto.

5

Coadyuvar con la coordinación administrativa en las actividades financieras necesarias para el cumplimiento de los objetivos y programas de trabajo del proyecto, incluyendo la elaboración de presupuestos de gastos del Proyecto, solicitudes de recursos financieros para el pago de proveedores de servicios, elaboración y actualización del archivo cronológico de las solicitudes de pago y la realización de informes financieros y conciliaciones bancarias, de conformidad con los formatos, lineamientos y programas de gestión de proyectos establecidos por el PNUD.

6

Colaborar con la coordinación administrativa en el manejo de las plataformas digitales para la gestión administrativa del Proyecto.

7

Coadyuvar con la coordinación administrativa en la elaboración de contrataciones de personal y de servicios.

8

Colaborar con la coordinación administrativa en la revisión de inventario de materiales, equipo y artículos consumibles con el fin de atender a las necesidades del equipo.

9

Apoyar a la coordinación administrativa en el ejercicio de auditoria.

10

Asesorar al personal del proyecto en los tramites de reembolso de gastos médicos y de recursos humanos como credenciales y cursos mandatorios.

11

Fungir como Punto Focal de Seguridad entre PNUD y el Proyecto y realizar todas las tareas inertes al nombramiento.

12

A solicitud de la coordinación general, generar información estadística y la necesaria para integrar informes sobre los avances y cumplimiento de los objetivos del Proyecto.

Actividades

Resultados esperados

1

Coadyuvar con la UCPAST a través de la Dirección de Acceso a la Información en tareas relacionadas con la instrumentación de procesos que le permitan cumplir con las obligaciones en materia de transparencia y acceso a la información.

Informe sobre los procesos de acompañamiento y enlace de las diversas actividades relacionadas con la atención de solicitudes de transparencia y acceso a la información.

2

Elaborar las solicitudes de pago a los distintos proveedores de servicios por concepto de la realización de reuniones y eventos.

El funcionamiento puntual de las actividades del proyecto.

3

Solicitar las cotizaciones necesarias para definir a la brevedad las necesidades de hospedaje, transporte, alimentación, operación y logística de cada uno de los eventos del proyecto. Elaborar una tabla comparativa que incluya los precios de las cotizaciones recibidas.

Documentos comparativos en tiempo y forma, precios de hospedaje, transporte y alimentos, así como las condiciones de reserva y pago a proveedores.

4

Cotizar con la agencia de viajes y con los proveedores, precios y actualizar la información respecto a los mismos   para   la autorización de la compra de productos y servicios

Obtener con tiempo y de acuerdo a los itinerarios    solicitados, los pasajes aéreos de los participantes a las reuniones, ruteos de llegadas, evaluación de costos y optimización de recursos.

5

Durante las reuniones y eventos, proporcionar apoyo de   logística en los lugares. Elaborar los reembolsos necesarios y la comprobación de viáticos.

Cerciorarse que la reunión tenga óptimos resultados en cuanto a su organización. Contar con las comprobaciones de gastos en original para su envío a PNUD a través del informe de anticipo de fondos.

6

Elaborar las matrices de transporte, hospedaje y alimentación de reuniones y eventos. (vuelos, rooming list, etc).

Registro, contratación de los servicios y el pago y seguimiento de los mismos.

7

Coordinar con los proveedores los servicios solicitados y brindados y verificar la operación.

Estar al pendiente de cada reunión y evento para garantizar la entrega de los servicios contratados y que estén en orden.

8

Apoyar a la coordinación administrativa en las diversas tareas del área en materia de recursos financieros.

Llevar a cabo las tareas administrativas al día para estar en posibilidad de cumplir con las actividades del proyecto.

9

Apoyar en la elaboración de los informes de anticipo de fondos.

Contar con los documentos necesarios para la entrega de recursos.

10

Apoyar en la gestión de recursos humanos y seguimiento a proveedores del Proyecto (incluidas las solicitudes de pago y compras de equipo).

Envío de solicitudes de pago, que no sean cubiertas por el anticipo de fondos a PNUD para su pago directos. Seguimiento a proveedores y personal cuenten en los sistemas informativos de gestión del PNUD.

11

Elaboración y desglose del detalle de operaciones registradas en PNUD PTD (por sus siglas en ingles)

Contar con la información financiera actualizada.

12

Derivado de las actividades programadas elaborar en conjunto con la coordinación general la planeación de gastos trimestral para la solicitud de recursos.

Elaboración mensual de los formatos que solicita el PNUD para la entrega de recursos y comprobación de gasto de los mismos.

13

Apoyar al coordinador administrativo para llevar a cabo las contrataciones de personal y de productos y servicios.

Manejo del Sistema de gestión de la oficina (FOMS), compras y contrataciones realizadas en los tiempos establecidos.

14

Apoyar al coordinador Administrativo en la elaboración de documentos de comprobación de existencia de equipos y materiales de consumo.

Etiquetar los equipos nuevos como parte del inventario del PNUD y mantener los insumos en existencia.

15

Elaborar las solicitudes de pago directo para el pago de proveedores de servicios a través del pago directo

Mantener al día el Archivo consecutivo de las solicitudes de pago.

16

Mantener comunicación con el Sistema de seguridad como punto focal con el Departamento de seguridad de naciones unidas (UNDSS por sus siglas en ingles) y apoyar al quipo en los requerimientos de seguridad.

Brindar elementos de seguridad al personal del proyecto, tanto en reuniones programadas como no programadas.

17

Apoyar en el suministro de información requerida por los auditores.

Mantener los informes actualizados y sintetizar la información requerida.

18

Negociar las mejores condiciones con los distintos proveedores de servicios por concepto de la realización de reuniones y eventos.

El funcionamiento puntual de las actividades del proyecto.

19

Dar seguimiento a las comprobaciones de gastos de reembolso.

Dar seguimiento a los gastos de logística constantemente y apoyar en la comprobación y manejo del gasto.

20

Proporcionar al personal del proyecto cursos mandatorios, capacitaciones y demás tareas relacionadas con el sistema de seguridad.

Mantener informado al personal de proyecto sobre las actividades de riesgo y seguridad, programar cursos y capacitaciones de seguridad para la credencialización.

21

Elaboración de datos estadísticos que proporcionen información digerible entre los gastos y las actividades del proyecto.

Elaboración de gráficas, tablas recopilación e integración de información generada por los consejos para la presentación de objetivos que muestren la relación entre gasto y resultados.

Competencias

Nivel Requerido

Liderazgo

3.- Participa de manera incluyente en la toma de decisiones

Innovación

4.- Crea de manera independiente.

Gestión de personal

3.- Fomenta la colaboración y mejora al equipo

Comunicación.

3.- Desarrolla conciencia sobre las necesidades de los clientes

Entrega de resultados

3.- Adapta e implementa