Assistant, Travel %26 Procurement

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OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

Les unités d’appui administratif des bureaux de pays (CSU) ont été mises en place dans l’organigramme pour un certain nombre de raisons, notamment \: fournir un appui aux responsables et aux membres du personnel afin de leur permettre d’exercer pleinement leurs responsabilités dans l’environnement du GSM; garantir la conformité aux politiques, procédures, règles et règlements de l’OMS dans toutes les transactions ou pour toutes les questions administratives et financières, dans le contexte d’un système de planification des ressources institutionnelles (ERP).

 

Contexte et justification 1 (Logistique/Achats/Voyages)

 

Fournir aux responsables d’unités et membres du personnel du Bureau de Représentation de l’OMS dans le pays (WCO) des services et un appui administratifs en matière de gestion des achats, des stocks, des voyages et des réunions; préparer et exécuter dans le GSM des transactions relatives aux achats, voyages et réunions, conformément aux règles, règlements et politiques de l’OMS.

DESCRIPTION OF DUTIES (Logistique/Achats/Voyage)

Sous la supervision de l’Assistant Chargé des Opérations, l’Assistant Logistique, achats et voyages fournit un appui technique aux responsables de programmes et aux membres du personnel dans l’exécution de transactions dans le GSM, dans les domaines suivants \:

 

Logistique. Le/la titulaire du poste \:

 

1. Assiste les membres du personnel international en ce qui concerne l’importation, l’acquisition et l’enregistrement de leurs véhicules et effets personnels;
2. Suit les demandes de biens et services \: reçus, paiements et besoins en matière de stock;
3. Examine régulièrement les fournitures du bureau de pays et soumet à l’administration les besoins en matière de renouvellement du stock;
4. Coordonne et suit les besoins des bureaux, en liaison avec les unités concernées;
5. Assure le suivi du processus d’inspection annuelle et des polices d’assurance de tous les véhicules du bureau.

 

Gestion des achats et des stocks. Le/la titulaire du poste \:

 

1.      Assiste à la prévision des achats;

           Assiste le bureau de pays dans l’élaboration des prévisions

           d’achats. Sur la base du plan de prévision des achats, l’Assistant

           fournit un appui à l’exécution des activités d’achat connexes et

           peut participer avec ou en lieu et place du supérieur 

           hiérarchique aux réunions avec des fournisseurs ou des           

           unites de programmes;

       2.      Gère le processus d’enregistrement des entrepreneurs;

  3.  Formule des demandes d’estimation de prix pour des articles/services ne figurant pas  dans la nomenclature;

-             Si les prix des articles ne sont pas disponibles, ou si l’article ne figure pas dans la nomenclature du GSM, le demandeur initie une demande d’estimation de prix dans le GSM et l’Assistant la soumet au gestionnaire de programme et assiste au processus de RPE qui s’ensuit; enregistre et archive les demandes d’estimation de prix de biens et services qui ne sont pas encore inclus comme articles dans la nomenclature; aide le gestionnaire de programme à rechercher des fournisseurs pour les biens ou les services requis et s’assure que tous les détails sont disponibles et enregistrés dans le GSM. En cas de demande de service, les estimations de prix sont exigées pour les services et comportent des détails tels que les services sollicités, le budget nécessaire et les dates auxquelles les services devront être fournis.

        4.      Initie ou révise des demandes d’achat de biens et services;

-             S’assure que la liste des entrepreneurs/fournisseurs sélectionnés est envoyée en vue de leur enregistrement; propose au bureau de pays ou l’aide à accepter les offres les plus économiques, justificatifs à l’appui. Au cas où des services externes sont réquisitionnés, l’Assistant des Opérations aide le gestionnaire de programme ou d’unité à étudier la demande de service sur la base des politiques de l’OMS.

        5. Accuse réception des biens et services dans le GSM;

        6. Tient/met à jour des données de tous les articles

             «inventoriables» du bureau de pays;

        7. Gère l’allocation des espaces et du matériel de bureau aux

            membres du personnel en collaboration avec l’équipe des

            services administratifs;

  8. Le/la titulaire du poste servira de solution de recours en cas d’absence d’un membre de l’équipe occupant un poste similaire ou un autre poste au sein du bureau de pays.

 

Gestion des voyages et des réunions. Le/la titulaire du poste \:

 

1.      Enregistre et gère les plans de réunions dans le GSM;

2.     Enregistre et gère les demandes de voyage au titre de réunions   et de missions officielles;

3.      Assure la conformité à la politique en matière de voyages;

4.     Prend toutes les dispositions administratives relatives aux réunions et aux missions officielles du bureau de pays et gère les plans de voyage;

5.     Assure le suivi de la mise en œuvre des recommandations formulées au cours des missions;

6.     Aide à la production de rapports, de statistiques et/ou de matériels d’information, en cas de besoin;

7.     Le/la titulaire du poste servira de solution de recours en cas d’absence d’un membre de l’équipe occupant un poste similaire ou un autre poste au sein du bureau de pays.

 

Contexte et justification 2 (RH)

 

Au sein de l'Unité d’appui administratif du bureau de pays (CSU), fournir un appui et des services dans la préparation des conditions préalables et initier dans le GSM, des transactions sur les ressources humaines (classification des postes, recrutements, nominations et actions liées aux changement de statut, utilisation du libre-service des cadres et des employés, tenir des séances d'information sur les questions relatives aux ressources humaines) au profit des gestionnaires et des membres du personnel afin d'exécuter des transactions dans le GSM conformément aux règles, règlements et politiques de l'OMS.

 

 

 DESCRIPTION OF DUTIES (RH)

 

L'Assistant(e) Ressources Humaines est placé(e) sous l'autorité de l'Assistant Chargé des opérations, et exécute les tâches suivantes dans le GSM \:-

 

1.      Il/elle aide à fournir des informations pertinentes sur les RH et à initier de nouvelles transactions dans le GSM dans les domaines suivants\:

 

·         Initier des actions relatives aux postes (Actions de classement et de reclassement des postes);

·         Initier des actions pour le recrutement et la dotation en personnel, y compris demander des avis de vacance de postes, engager des consultants et les APW aux individus par le biais du module des achats;

·         Gestion des contrats (nominations, prolongation des nominations, actions de cessation de service) actions liées aux changements de statut;

·         Fournir des conseils sur les raisons possibles des rejets du HRAP;

·         Fournir un appui au personnel dans la formulation des demandes de voyage pour les voyages statutaires (Traitement des droits du personnel);

·         Fournir un appui au personnel dans l'utilisation du module de libre-service du personnel (utilisateurs finaux du GSM).

 

2.       Suivi et communication de rapports sur les actions relatives aux RH\:

·         À travers des rapports réguliers, il/elle assurera le suivi des transactions initiées, des nominations touchant à leur fin et devant être prolongées, des actions de cessation de service pour une action rapide de la part des responsables et du personnel.

 

3.       Il/elle assurera la liaison avec les homologues des RH au niveau de HRM/AFRO et GHR afin de veiller au bon suivi des actions engagées au sein du RSU;

 

4.       Administration des congés

 

5.    Le/la titulaire du poste servira de solution de recours pour les membres de l’équipe occupant des postes similaires ou d'autres postes au sein du RSU.

 

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential\: Cycle secondaire complet plus une formation dans le domaine de l’administration générale, avec un accent sur les pratiques, théories et procédures en matière de logistique, d’achats et de voyages. Une formation dans les domaines de la logistique et des approvisionnements serait un atout.

Desirable\: Une formation dans les systèmes de ressources humaines des Nations Unies serait un avantage. Des compétences avérées en matière de rédaction et d’édition sont également souhaitées.

Experience

Essential\: 8 ans d’expérience à des postes administratifs, de préférence plusieurs années d’expérience au sein du système des Nations Unies et une bonne connaissance de ses règles, règlements, procédures et pratiques qui s’appliquent aux tâches à accomplir.

Desirable\: Une expérience dans d’autres domaines tels que la gestion de programme serait un atout.

Skills

Le poste requiert des connaissances actualisées de tous les changements survenus dans les modes opératoires normalisés. Le/la titulaire doit également être doté de solides connaissances en informatique conformes aux normes de l’Organisation, acquises par l’autoformation ou dans le tas, y compris en ce qui concerne le Système mondial de gestion (GSM). La connaissance des règles, règlements et pratiques de l’OMS serait un atout.

 

 

WHO Competencies

1. Communiquer de manière crédible et efficace;

2. Favoriser l’intégration et le travail d’équipe;

3. Produire des résultats;

4. Avancer dans un environnement en pleine évolution;

5. Veiller à l'utilisation efficace des ressources.

Use of Language Skills

Essential\: Très bonne connaissance du Français.
Desirable\: Bonne connaissance de l'Anglais.

REMUNERATION

 

Grade\: G6 du barème du système des Nations Unies.

La rémunération de l'OMS pour le personnel de la catégorie des Services généraux consiste en un salaire de base, des allocations familiales, un plan de pension et une assurance-maladie, 30 jours de congé annuel.

 

ADDITIONAL INFORMATION

 

• Les qualifications énumérées dans le présent avis constituent des exigences minimales. Seules les personnes dont la candidature est sérieusement prise en considération seront contactées pour le test écrit et l'interview.

 

       Vérification du niveau d’instruction 

 

• « Dans le cas où votre candidature est retenue pour un entretien, il vous sera demandé de produire à l’avance une copie numérisée de l’attestation, du diplôme ou du certificat requis pour le poste. L’OMS considère uniquement les diplômes d’enseignement supérieur obtenus dans une institution accréditée ou reconnue dans la base de données mondiale des institutions d’enseignement supérieur (WHED), la liste des institutions reconnues étant actualisée par l’Association internationale des universités (IAU) ou par l’Organisation des Nations Unies pour l’Éducation, la Science et la Culture (UNESCO). La liste en question est accessible sur le lien http\://www.whed.net/. Certaines attestations ou des brevets professionnels pourraient ne pas figurer dans la WHED, et seront de ce fait examinés au cas par cas. Â»

•  Merci de visiter les sites Web ci-après pour des informations plus détaillées sur les conditions de travail à l’OMS \: 

http\://www.who.int Cliquez sur ce lien pour en apprendre davantage sur les opérations de l’OMS

http\://icsc.un.org Cliquez sur Quick Links > Salary Scales > by date

• La présente publication est sujette à un recrutement local.

• L'OMS est un espace non-fumeur.