Procurement Associate
Bamako
- Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
- Location: Bamako
- Grade: Administrative support - LICA-7, Local Individual Contractors Agreement
-
Occupational Groups:
- Administrative support
- Procurement
- Closing Date: Closed
Informations générales sur l’UNOPS
Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.
L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.
Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.
Background Information - Senegal
Situé à Dakar, le bureau de l’UNOPS au Sénégal a établi au cours des années une relation professionnelle solide avec les gouvernements d’Afrique de l’Ouest et des partenaires internationaux. Il leur fournit un soutien technique pour leurs activités de développement stratégique comme des élections, d’achats et de renforcement des capacités en matière d’achats, de protection de l’environnement ainsi que la construction et la réhabilitation d’infrastructures.
Background Information - Job-specific
La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.
Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec les gouvernements et communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.
L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et vise à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.
Le personnel de l’UNOPS compte plus de 7’000 membres pour un chiffre d’affaires annuel de plus de 1.3 milliards de dollars US. L’’organisation a créé, pour le compte de ses partenaires, des milliers de possibilités d’emploi supplémentaires au sein de communautés locales. De son siège situé à Copenhague, au Danemark, et grâce à un réseau de bureaux régionaux et nationaux, l’UNOPS supervise des activités dans plus de 80 pays. L’organisation respecte et encourage la diversité au sein de son personnel.
UNOPS Mali soutient nos partenaires dans leurs efforts de stabilisation et de développement du Nord Mali à travers le processus de paix et a mis en œuvre divers projets au cours des dernières années dans le nord. Ce rôle pour l’UNOPS requiert une démarche programmatique forte et un contrôle pour aider à développer et identifier un nouveau concept de projet. Ces rôles exigeront de la flexibilité et de la mobilité avec de grandes qualités en termes de gestion et de savoir-faire opérationnel.
Functional Responsibilities
Sous l’autorité du Chef de Projet, l’Associé aux Achats assumera les tâches suivantes:
Assurer le respect intégral des règles et procédures de l’UNOPS en matière de passation de marchésPréparer les plans d'achats du bureau et/ou projets et suivre leur exécution
Organiser le processus de passation des marchés, y compris la préparation et la conduite des appels d'offres, les demandes de propositions ou demandes de prix, la réception des offres/soumissions/propositions, leur évaluation, la négociation de certaines conditions des contrats en pleine conformité avec les règles et les règlements de l’UNOPS
Préparer les lettres, notes de services relatives aux activités d'achat
Surveiller les progrès et assurer la liaison avec les fournisseurs au cours du cycle de passation des marchés publics
Enquêter et résoudre les problèmes post commande relatifs à la préparation des rapports d'avancement sur les questions de passation de marché
Préparer les bons de commande et les contrats dans OneUNOPS et en dehors de OneUNOPS et entrer les données fournisseurs (Vendors) dans le système OneUNOPS
Développer une base de données des fournisseurs et mettre à jour la liste des processus concernant leur sélection et leur évaluation
Mettre en place un système de contrôle interne pour s’assurer que les bons de commande (POs) sont dûment préparés, approuvés et expédiés
Prendre des mesures correctives sur les PO, vérifier les erreurs de budget et d'autres problèmes
Assurer la liaison entre le projet et l'unité logistique lors de la réception des marchandises ou équipements et obtenir l'accusé de réception correcte, RIR, ou un certificat approprié attestant que l'inventaire a été fait
Assurer un bon classement des dossiers relatifs aux achats et mettre en place un système de maintien des fichiers de travail des activités d'approvisionnement pour en faciliter la vérification et le contrôle
Fournir des réponses orales / écrites aux demandes des clients internes et externes concernant les questions d'approvisionnement
Assurer le partage des connaissances au sein du Bureau/projet pour atteindre les résultats suivants:
- Synthèses des leçons apprises et des meilleures pratiques en matière d'achats
- Contribution aux réseaux de connaissances et communautés de pratique
Competencies FR
| Élabore et met en œuvre des stratégies opérationnelles durables, pense à long terme et tient compte de perspectives externes de manière à façonner l’organisation de manière positive. Anticipe et perçoit les effets des activités et décisions futures sur les autres parties de l’organisation. |
| Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle). |
| Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes. |
| Établit efficacement une série de mesures pour soi-même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires. |
| Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion. |
| Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration. |
| Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente. |
| Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés. |
Functional competencies
Excellente communication et capacité à travailler en équipe pour atteindre les objectifs organisationnels.
Aptitude à établir et maintenir des relations de travail efficaces avec les collègues, partenaires et autres clients.
Excellente capacité d'analyse et d’attention aux détails.
Maturité de jugement et de comportement, capacité à se concentrer sur les résultats pour les clients et répondre positivement aux questions posées.
Possibilité d'effectuer des travaux de nature confidentielle, traiter un grand volume de travail et respecter les délais.
Capacité de mettre l'accent sur les objectifs à atteindre et les résultats et réagir positivement aux commentaires.
Maitrise de soi et aptitude à travailler de manière constructive, même sous pression.
Avoir la capacité d'examiner des données, parfois d’une certaine complexité et d’identifier et résoudre les problèmes opérationnels
Education/Experience/Language requirements
Avoir au minimum un diplôme secondaire est exigé ( Baccalauréat)
Etre titulaire d'un diplôme universitaire spécialisé dans les domaines de l'Administration, des achats ou toute autre discipline serait un avantage.
Expérience professionnelle
Avoir 7 ans d'expérience pertinente dans la gestion des achats et le soutien des services administratifs est requis
Avoir une expérience de travail aux Nations Unies ou dans une organisation internationale est un avantage
Avoir au moins une année d'expérience dans la planification et de la gestion des marchés publics ou prives est exigé
Avoir au moins une année de pratique des principes de passation des marchés publics ou privés est un atout
Avoir une expérience en Achats dans les projets d’infrastructure est un atout
Avoir de solides compétences informatiques et une connaissance de oU est un avantage considerable
Langue
Une parfaite maîtrise du français est exigée (lu, écrit et parlé)
La connaissance de l’anglais serait un atout
Contract type, level and duration
Contract level: LICA 7
Contract duration: 1 an
For more details about the ICA contractual modality, please follow this link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx
Considérations supplémentaires
- Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
- Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
- Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
- Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
- Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
- Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.
La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.
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