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Gestionnaire de Projet en Maintenance Hospitalière.

Port-au-Prince (Haiti)

Functional Responsibilities

Dans le cadre du projet d’amélioration et renforcement du secteur de la santé en Haiti financé par le Ministère de la Santé du Brésil, et dans le but d'assister le MSPP dans la maintenance des trois Hopitaux Communauraires de Réfèrence (HCR) et de l’Institut Haitien de Rehabilitation (IHR), l'UNOPS entend mettre en œuvre un projet de renforcement des capacités liées à la maintenance et à l'exploitation de ces infrastructures. Les objectifs d'une telle approche seront (1) d'optimiser les opérations de ces établissements et actifs sanitaires, et (2) d'établir des capacités durables au sein des unités de maintenance du MSPP, (3) de garantir l'offre de services médicaux à la population locale et (4) mettre en place un plan de transfert progressif pour que les quatre institutions deviennent sous le contrôle total et le soutien financier du MSPP.

Gestion des parties prenantes :

  • Établir une excellente relation avec le comité de pilotage (directeur de projet, responsable des utilisateurs, responsable des fournisseurs), le client et les principales parties prenantes.
  • Gérer les communications, s’assurer que les parties prenantes sont informées des activités du projet, de sa progression et de ses situations d’exception et veiller à ce qu’elles soient aptes à recevoir les produits.
  • Conseiller le client sur des questions pouvant avoir une incidence sur la réalisation de ses objectifs (notamment les questions liées à la durabilité ou à des exigences survenant après la clôture du projet, telles que l’entretien des produits).
  • Gérer le flux d’informations entre le comité de pilotage/directeur du centre d’opérations et le personnel de projet.

Performance et résultats :

  • Développer et maintenir les plans des projets
  • Mettre en œuvre les plans de projet approuvés (notamment les échéanciers prévus) sans dépasser les seuils de tolérance établis par le comité de pilotage du (des) projet(s).
  • Prendre en compte la durabilité dans le cadre des projets, notamment les aspects sociaux, d’égalité hommes-femmes, environnementaux et économiques.
  • Gérer la production des produits requis, en assumant la responsabilité de la progression des activités, de l’utilisation des ressources et en adoptant, le cas échéant, des mesures correctives.
  • Être en relation constante avec les fournisseurs externes ou les gestionnaires de comptes.
  • Autoriser les lots de travaux.
  • Informer le comité de pilotage et le directeur du centre d’opérations de tout écart par rapport au plan.
  • Identifier et gérer les risques afin d’assurer aux clients et autres parties prenantes les meilleurs résultats possibles.
  • Gérer et évaluer la qualité des produits et s’assurer qu’ils sont acceptés par le client.
  • Surveiller et évaluer les performances des fournisseurs de services.
  • Identifier les opportunités d’activités de l’UNOPS et en informer son supérieur hiérarchique.
  • Identifier les risques liés au cas d'affaire interne de l’UNOPS et en informer son supérieur hiérarchique.

Procédures :

  • Respecter les instructions relatives à la gestion du cycle de vie du projet et s’assurer du respect de toutes les politiques organisationnelles (Directives organisationnelles [DO] et Instructions administratives [IA]).
  • Élaborer/adapter les plans suivants et les faire approuver par le comité de pilotage : i) documents d’initialisation du projet ; et ii) plans de séquence/plans d’exception et descriptions de produit pertinentes.
  • Rédiger les rapports suivants :

                                i.            Rapports des points clés

                              ii.            Rapports de fin de séquence 

                            iii.            Liste de vérification de clôture du projet

                            iv.            Rapport de fin de projet

                              v.            Rapport de livraison des produits

  • Gérer les dossiers suivants : i) dossier électronique (dossier bleu) ; ii) dossiers relatifs aux achats, aux ressources humaines et aux finances, conformément aux exigences des groupes respectifs et de la DO 12.
  • S’assurer que toutes les dépenses sont conformes au Règlement financier et aux règles de gestion financière de l’UNOPS.
  • Gérer les budgets, la trésorerie et les obligations afin d’assurer que les livrables sont respectés et que les paiements aux prestataires et au personnel sont effectués à temps.
  • Comprendre et gérer les coûts indirects, les coûts imputables et autres frais d’opération en lien avec le projet.
  • Comprendre la structure spécifique à l’ONU et planifier adéquatement le budget lié aux frais de personnel.
  • Gérer les dépenses inscrites au budget et en assumer la responsabilité (à l’aide de rapports financiers précis).
  • Si le chef de projet n'est pas investi d’une délégation de pouvoir lui permettant d’engager des ressources, il conserve ces mêmes responsabilités et doit charger d’autres personnes d’engager les ressources et d’effectuer les décaissements nécessaires, sous sa supervision.

Gestion des connaissances :

  • Intervenir au sein des Communautés de pratique concernées.
  • Collaborer activement avec d’autres chefs de projet et la communauté de la gestion de projets afin de partager des études de cas, des enseignements et des meilleures pratiques à l’aide de la base de connaissances.
  • Fournir des commentaires aux directeurs des différents groupes sur les politiques et favoriser ainsi l’amélioration continue des politiques de l’UNOPS.
  • Consigner les enseignements conformément au système de rapport.
  • Intégrer les enseignements tirés de tiers conformément au modèle de planification.

Gestion du personnel : le cas échéant

  • Diriger et motiver l’équipe de gestion de projet.
  • S’assurer que les attentes à l’égard du comportement des membres de l’équipe sont définies.
  • S’assurer que les performances des membres de l’équipe sont évaluées.
  • Identifier les membres très performants et faire part de leurs qualités au directeur du centre d’opérations.
  • Posséder une excellente connaissance des modalités contractuelles du personnel de l’UNOPS (notamment les prestataires individuels (ICA) et les membres du personnel nommé).
  • Procéder à la sélection, au recrutement et à la formation de l'équipe conformément aux plans du (des) projet(s).
  • Agir en tant que chef d’équipe, à moins qu’une ou plusieurs personnes aient été désignées pour remplir ces fonctions.
  • Fournir un appui au(x) projet(s), à moins qu’une personne ou un programme ait été désigné(e) pour remplir ces fonctions.
  • Assurer la sécurité de tous les membres du personnel, conformément aux normes du Département de la sûreté et de la sécurité de l’ONU (UNDSS).

Valeurs et principes fondamentaux :

  • Compréhension et respect des principes de durabilité de l'UNOPS

                               I.            Chercher comment intégrer les principes de durabilité de l'UNOPS dans la gestion quotidienne des projets.

                            II.            Veiller à instaurer l'égalité entre les sexes sur le lieu de travail.

                         III.            Défendre l’aspect « durabilité » des projets auprès des parties prenantes principales.

  • Compréhension et respect de l'appropriation et des capacités nationales :

                                i.            Comprendre les principes de la Déclaration de Paris sur l’efficacité de l’aide au développement, et les intégrer aux plans du (des) projet(s).

                              ii.            Chercher à recruter localement du personnel qualifié.

                            iii.            Chercher des façons de renforcer les capacités des partenaires locaux.

  • Partenariats et coordination :

                    i.            comprendre le Plan-cadre des Nations Unies pour l'aide au développement (PNUAD), l’UNOPS ainsi que la place du projet au sein du système de l’ONU.

                            iv.            S'efforcer de créer des partenariats solides et à assurer une coordination efficace entre les acteurs du projet concernés (ONU, gouvernements, organisations non gouvernementales, entre autres).

  • Responsabilité eu égard aux  résultats et à l’utilisation des ressources

                                i.            Les processus de gestion de projet sont conçus pour assurer le maximum de  responsabilité, de transparence et de résultats. Si un projet ou des processus ne respectent pas ces principes, le chef de projet doit en informer l’un de ses supérieurs hiérarchiques.

  • Excellence

                                i.            Contribuer à l'innovation et à l'adaptation des meilleures pratiques en termes de durabilité et de qualité.

Exigences supplémentaires 

  • Accompagner le Ministère de la santé et de la population (MSPP), la direction des opérations et des services sanitaires (DOSS) et les directions des quatre(4) institutions (HCR et IHR) dans la mise en place d’équipes techniques nationales responsables des activités de maintenance et des opérations; 
  • Diriger le processus de diagnostic des capacités et des besoins en services de maintenances et d’opérations au sein des trois (3) HCR et de l’IHR;
  • Définir, suite au processus de diagnostic, le programme de formation requis, les besoins en outils d’appui aux services de maintenance et d’opération ; les besoins en équipements et/ou tout autre activité à mettre ne place afin d’assurer le bon fonctionnement des services de maintenance des HCR et de l’IHR ;
  • Mettre en place une équipe de techniciens et/ou experts en charge d’assurer la formation, l’encadrement et le suivi des activités des équipes de maintenances nationales des quatre établissements ou assurer l’encadrement des activités d’une firme spécialisé en gestion hospitalière qui aura été mandatée suite à un processus d’appel d’offres à monter et exécuter le programme de formations ;
  • Assurer l’organisation et la méthodologie de travail des) équipes de techniciens et/ou experts de l’UNOPS affectées aux trois (3) HCR et a l’IHR dans le cadre du projet;
  • Définir les besoins en système de planification, suivi et contrôle de la qualité des activités de maintenance (tableau de bord, système informatique (GMAO), etc…)
  • Travailler en étroite collaboration avec les directions administratives des trois (HCR) et les dirigeants de la DOSS dans la préparation des plans annuels d’acquisition et d’approvisionnement en relation aux activités de maintenance et d’opération;
  • Assurer la gestion opérationnelle du projet;
  • Assurer la bonne gestion budgétaire du projet et garantir la bonne utilisation des ressources;
  • Planifier et superviser les différentes étapes de passation de marchés et garantir l’application des règles et procédures de l’UNOPS;
  • Surveiller l'avancement des travaux dudit projet et mettre en place des indicateurs pour analyser les déviations et prendre des mesures correctives si besoin;
  • Contrôler la qualité technique des services rendus par l’équipe de technicien et/ou experts de l’UNOPS auprès du client;
  • Travailler en étroite collaboration avec l’équipe de support administratif de l’unité santé afin d’optimiser les activités du projet;
  • Représenter l’UNOPS au sein des comités du projet (technique et directeur);  

Education/Experience/Language requirements

  • Maîtrise en gestion de projet, en ingénierie ou dans un autre domaine pertinent. L'éducation préférée est dans les domaines de l'ingénierie hospitalière, biomédicale, électromécanique, industrielle, électrique ou mécanique
  • Une combinaison pertinente d'attestations d'études et / ou de certifications de l'industrie et d'expérience pertinente peut être acceptée à la place de la maîtrise.
  • La certification de gestion de projet est un avantage.
  • Un minimum de 5 ans (ou plus selon les diplômes universitaires) d'expérience pertinente dans la gestion et l'entretien des hôpitaux ou des établissements de santé est requis.
  • Une expérience de la gestion d'équipes techniques dans divers secteurs de la maintenance hospitalière (par exemple bâtiments, équipements techniques et / ou biomédicaux) est requise
  • Une expérience en gestion de projet est requise
  • Une expérience dans la gestion / maintenance des hôpitaux de plus de 100 lits sera un atout.
  • L'expérience dans les pays en développement est un atout
  • Excellente maîtrise orale et écrite du français est requise.
  • Maîtrise de l’anglais et/ portugais est un avantage. 

Competencies FR

Élabore et met en œuvre des stratégies opérationnelles durables, pense à long terme et tient compte de perspectives externes de manière à façonner l’organisation de manière positive. Anticipe et perçoit les effets des activités et décisions futures sur les autres parties de l’organisation.
Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).
Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.
Établit efficacement une série de mesures pour soi-même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.
Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.
Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.
Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.
Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Functional competencies

Compétences contextuelles

  • Expérience au sein d’organisations internationales
  • Expérience en gestion

Compétences en gestion de projet

  • Gestion budgétaire
  • Renforcement des capacités
  • Gestion des clients
  • Négociation de contrats
  • Connaissance et respect du règlement financier et des règles de gestion financière
  • Gestion des connaissances
  • Suivi et évaluation
  • Rédaction de rapports aux différentes étapes du projet
  • Conception de projets
  • Élaboration de projets
  • Gestion de projets
  • Analyse des risques
  • Gestion des parties prenantes
  • Constitution de l'équipe de projet

Compétences clés

  • Capable d’utiliser les applications informatiques standards
  • Planification
  • Gestion du personnel
  • Résolution de problèmes et gestion des conflits
  • Excellentes compétences interpersonnelles et analytiques
  • Intégrité
  • Professionnalisme
  • Respect de la diversité
  • Créativité et innovation
  • Engagement pour un apprentissage continu
  • Excellentes compétences analytiques
  • Responsabilité
  • Compétences de planification et d’organisation
  • Orientation vers les résultats
  • Excellentes compétences de communication orale et écrite
  • Compétences de travail en équipe
  • Orientation vers le client
  • Sensibilisation technologique

Contract type, level and duration

Contract type:  Individual Contractor Agreement (ICA) International (Régulier / Mensuel) Ce contrat est établi sous la forme d'un contrat mensuel régulier, qui requiert un service continue pendant la durée du contrat et les paiements seront effectués à la fin de chaque mois.

Contract level: IICA 2
Contract duration: 12 mois renouvelable sous réserve de bonne performance

For more details about the ICA contractual modality, please follow this link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx 

Considérations supplémentaires

  • Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
  • Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
  • Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
  • Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
  • Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
  • Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Informations générales sur l’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle. 

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  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: Port-au-Prince (Haiti)
  • Grade: IICA-2, International Individual Contractors Agreement - Mid level
  • Occupational Groups:
    • Public Health and Health Service
    • Project and Programme Management
  • Closing Date: 2018-01-17

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