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Assistant(e) Administratif(ve)

Kananga (Congo Democratic) | Washington D.C.

Le (la) titulaire de ce poste devra exercer les fonctions principales suivantes :

  1. Aider à rassembler des informations dans le cadre d’enquêtes concernant le coût de la vie au lieu d’affectation, les critères de calcul de l’indemnité journalière de subsistance, et les salaires du personnel local du bureau ;

  2. Informer les agents recrutés sur le plan international et national des questions administratives concernant les visas, les permis et la sécurité et aider à interpréter certains textes du règlement du personnel du SNU;

  3. Fournir des conseils et une assistance à d’autres fonctionnaires pour des questions relatives à l’administration. Appuyer le chef de sous bureau dans l’organisation des réunions sur les problèmes administratifs qui se posent au jour le jour et éventuellement, prendre part aux discussions concernant les procédures et pratiques nouvelles et révisées ; interpréter et évaluer les incidences des changements et présenter des recommandations sur les mesures de suivi ;

  4. Assurer l’administration des bureaux du Kasaï, notamment en s’assurant que l’espace travail est pourvu en services et biens nécessaires au fonctionnement et, en collaboration avec les services techniques de OCHA/RDC, s’assurer que les équipements de travail fonctionnent convenablement.

  5. Gérer le partenariat avec les agences qui partagent les bureaux avec OCHA en s’assurant que les dispositions contractuelles sont respectées par les uns et les autres.

  6. De sa propre initiative ou à la demande de son superviseur, rédiger les correspondances, établir les rapports spéciaux et les évaluations et préparer les pièces justificatives demandées se rapportant aux tâches d’administration et aux tâches spécialisées qui peuvent revêtir un caractère confidentiel dans le cadre des responsabilités qui lui sont confiées ;

  7. Assurer la gestion du Petty cash du Sous bureau et des antennes selon les règles et procédures mises en place et répondre de toutes les questions y relatives : Procéder à l’encodage des transactions dans UMOJA suivant les règles financières des Nations-Unies, et en préparer, au moment opportun, la demande de réapprovisionnement pour la signature du chef du bureau ;

  8. Etre le point focal pour différentes demandes du bureau et antennes du Kasaï (Tshikapa et Mbuji-Mayi) : Réceptionner, centraliser et compiler les demandes d’approvisionnement (réquisitions) émanant des antennes OCHA du Kasaï avant de les transmettre au commis à la logistique Kinshasa pour traitement/ exécution.

  9. Assurer la gestion du stock du Hub Logistique en tenant à jour les fiches de stock et produire un rapport mensuel (le 5 du mois suivant) pour le compte de la section Administration-Finance à Kinshasa : inscrire les entrées et sorties sur les fiches de stock ainsi que dans la base de données prévue à cet effet, contrôler et distribuer les produits à usage collectif selon les besoins exprimés.

  10. Assurer l’approvisionnement en fournitures et autres équipements du sous bureaux et des antennes ayant exprimés le besoin en s’assurant que toutes les livraisons sont bien effectuées dans le délai. Produire un rapport de situation mensuel à cet effet pour le compte de l’unité logistique à Kinshasa ;

  11. Assurer la gestion du stock de carburant du Sous bureau et des antennes et produire un rapport mensuel du stock et de consommation par véhicule et tenir à jour un fichier d’inventaire ;

  12. Apporter un appui substantiel dans les tâches administratives au Sous bureau et Antennes notamment en faisant office de leave monitor ;

  13. Tenir un classement ordonné de tous les dossiers relevant de ses tâches ;

  14. Faire toutes autres tâches que confierait le superviseur hiérarchique.

Chaque candidat doit nous faire parvenir, à travers le lien https://jobs.undp.org/cj_view_job.cfm?cur_job_id=76208, un seul fichier (ZIP, PDF, JPEG ou WORD) comprenant :

  • Une lettre de candidature motivée pour le poste (maximum 1 page) ;
  • Un formulaire P11 à jour signé et daté. (Le formulaire peut être retiré aux Bureaux de OCHA ou téléchargé sur le site de la communauté humanitaire http://rdc.humanitarianresponse.info)
  • Un Curriculum Vitae à jour (maximum 3 pages) ;
  • Les attestations d’emploi / expériences professionnelles;
  • Les copies des diplômes ;
  • Une attestation de nationalité (ou carte d’électeur/ passeport etc.);
  • Copies des deux dernières évaluations;
  • A travers leur lettre de motivation, leur Curriculum Vitae et leurs attestations d’emploi, les candidats doivent démontrer qu’ils possèdent pour chacune des compétences et chacune des tâches les connaissances et les capacités nécessaires pour les assumer ;
  • Ils doivent, également, prouver à travers leurs expériences professionnelles qu’ils ont l’expertise nécessaire et adéquate pour remplir ces compétences et réaliser ces tâches.

Les candidatures féminines, conformes au profil recherché, sont fortement encouragées. Les Hard copies ne seront pas acceptées

Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessus ne sera pas considérée.

Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront sérieusement prises en considération.

OCHA ne perçoit aucun frais ou tout autre paiement, de quelle nature que ce soit, à aucun stade du processus d’un recrutement.

Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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  • Organization: OCHA
  • Location: Kananga (Congo Democratic) | Washington D.C.
  • Grade: Administrative Services and Support - Generally no need for Higher Education - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
  • Closing Date: 2017-12-25

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