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Assistant aux achats (être de nationalité malienne)

Bamako (Mali)

  • Organization: UN WOMEN - United Nations Entity for Gender Equality and the Empowerment of Women
  • Location: Bamako (Mali)
  • Grade: International Volunteer - Internationally recruited Volunteer
  • Occupational Groups:
    • Women's Empowerment and Gender Mainstreaming
    • Administrative support
    • Procurement
  • Closing Date: 2017-12-25

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Background

Préambule :

Le programme des Volontaires des Nations Unies (VNU) est au sein des Nations Unies l’organisation qui, au niveau mondial, est chargée de promouvoir le volontariat pour la Paix et le Développement. Le volontariat profite à la fois à l’ensemble de la société et à la personne qui se porte volontaire. Les Volontaires des Nations Unies contribuent à la paix et au développement en faisant du plaidoyer pour le volontariat en général, en encourageant les partenaires à intégrer le volontariat dans leurs programmes de développement et en mobilisant des volontaires. Dans la plupart des cultures, le volontariat est profondément ancré et établi dans les sociétés avec la tradition de partage et d’entraide au sein des communautés.

A cet égard, les Volontaires des Nations Unies prennent part aux différentes formes de volontariat et joue un rôle important pour le développement et la paix en collaboration avec les partenaires, les agences hôtes et les communautés locales. Durant toute leur affectation, les Volontaires des Nations Unies font la promotion du volontariat à travers leur action et leur conduite. S’engager dans les activités volontaires peut effectivement et positivement enrichir leur compréhension des réalités sociales et locales, aussi bien que créer un pont entre eux-mêmes et les personnes dans leur communauté d’accueil. Ceci rend le temps qu’ils dépensent en tant que volontaire plus valorisant et productif. 

Contexte organisationnel :

ONU Femmes, fondée sur la vision de l'égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, travaille pour l’élimination dela discrimination à l'égard des femmes et des filles, l'autonomisation des femmes, la réalisation de l'égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l'homme, de l'action humanitaire de la paix et de la sécurité. 

Sous la supervision générale du spécialiste des achats au Siège et la supervision quotidienne L’Associée aux Achats du bureau pays Mali, l'Assistant aux achats s’occupe de l'exécution des services et de processus d'approvisionnement transparents et efficaces conformément aux règles et règlements de l'ONU-Femmes. Il / elle travaille également en collaboration avec le personnel chargé des programmes et des opérations pour fournir avec succès les services d'approvisionnement.

Duties and Responsibilities

Sous la supervision générale du spécialiste des achats au Siège et la supervision quotidienne L’Associée aux Achats du bureau pays Mali, l'Assistant aux achats s’occupe de l'exécution des taches suivantes :

Mettre en œuvre des stratégies d'approvisionnement conformément aux règles, règlements, politiques et stratégies de l'ONU Femmes:

  • Chercher et ébaucher de réponses aux demandes de renseignements émises par le Directeur des opérations;
  • Apporter des contributions à la mise en œuvre de politiques et stratégies de gestion des achats sur les économies et la réduction des coûts;
  • Mettre en œuvre des politiques et des stratégies de gestion des achats;
  • Contribuer au développement de stratégies d'approvisionnement.

Coordonner les processus d'approvisionnement pour le bureau de pays:

  • Apporter des contributions à la préparation des plans d'approvisionnement pour les programmes / projets;
  • Examiner les demandes d'approvisionnement et initier des procédures de passation des marchés pour l'équipement, les fournitures et les services du bureau et des projets, au besoin;
  • Préparer des demandes de devis (RFQ), invitation à soumissionner (ITB) ou des demandes de propositions (RFP), réception des cotations, des offres ou des propositions, au besoin;
  • Effectuer le rôle de l'acheteur dans Atlas, préparer / procéder à la clôture des bons de commande et les contrats à l'intérieur et à l'extérieur de Atlas;
  • Organiser les voyages, notamment l'achat de billets, le calcul de l'indemnité journalière de subsistance (DSA);
  • Préparer des soumissions au Comité d'examen des acquisitions (PRC), au besoin.

Coordonner les processus de gestion des contrats du Bureau de pays:

  • Fournir un soutien administratif aux processus de gestion des contrats; maintenir les bases de données;
  • Élaborer et mettre à jour la liste des fournisseurs.

Faciliter l’acquisition et le partage des connaissances:

  • Participer à des formations du personnel des opérations / projets;
  • Fournir un appui à la synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques.

Assurer un contrôle approprié des biens :

  • Conserver les registres de la gestion des actifs et préparer les rapports;
  • Fournir une contribution aux rapports d'inventaire;
  • Mettre en œuvre l'inventaire et le contrôle de la vérification physique au niveau du bureau et les projets;
  • Mettre à jour les bases de données ou d'autres systèmes de gestion électronique pertinents avec les données sur les actifs, les ressources humaines et les approvisionnements à utiliser par le CO / MCO, le Bureau régional et le QG;
  • Organiser les transferts et les installations de conférence.

En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés :

  • Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre;
  • Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil;
  • Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles;
  • Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc;
  • Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation;
  • Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.

Résultats attendus :

  • Coordination, facilitation et mise en œuvre en temps opportun des activités d'approvisionnement en fonction des plans d'approvisionnement et du budget disponible;
  • Maintenance correcte et précise des fichiers et bases de données, les documents sont facilement récupérables ;
  • Organisation en temps opportun des activités de transport et de logistique.

Competencies

Compétences et valeurs :

  • Intégrité et professionnalisme: fait montre d’une expertise dans le domaine de spécialité et d’une capacité d’appliquer un bon jugement;
  • Niveau d'autonomie très élevé, de l'initiative personnelle et la capacité de prendre ses responsabilités;
  • La volonté d'accepter les responsabilités et capacité à travailler de façon autonome selon les procédures établies dans un environnement politiquement sensible, tout en exerçant largement son pouvoir discrétionnaire, l'impartialité et la neutralité;
  • Capacité à gérer l'information de façon objective, précise et confidentielle;
  • Spontané et ayant un sens de service.

Responsabilité :

  • Mature et responsable;
  • Capacité à fonctionner dans le respect des règles et règlements de l'organisation.

Engagement à l'apprentissage continu :

  • Fait montre d'initiative et de volonté d'apprendre de nouvelles compétences et se tenir au courant des nouveaux développements dans son domaine d’expertise;
  • capacité d'adaptation aux changements qui surviennent dans l'environnement de travail.

Planification et organisation :

  • Fait montre d’efficacité organisationnelle et des compétences et de la capacité à gérer un grand volume de travail d'une manière efficace et Contribue à la résolution des dans les délais;
  • Capacité d'établir des priorités et à planifier, coordonner et suivre son (propre) travail;
  • Capacité à travailler sous pression, avec des délais contraignants, et de gérer plusieurs projets / activités;
  • Avoir le contact facile et être en mesure de travailler en équipe;
  • Avoir de bonnes capacités de facilitation et de négociation;
  • Etre de bonne moralité.

Le travail d'équipe et le respect de la diversité :

  • Aptitude à travailler efficacement avec les autres secteurs/unités au sein de l’organisation;
  • Aptitude à établir et maintenir des rapports de travail harmonieux dans un environnement multiculturel, multi-ethnique avec Sensibilité et respect de la diversité et de l’égalité.

Communication:

  • Fait montre de compétences interpersonnelles;
  • De bonnes compétences en communication orale et écrite, y compris la capacité d’écrire des rapports clairs et concis;
  • Capacité d'effectuer des présentations, des options d'articuler et de positions de façon concise;
  • Capacité à prendre et défendre des recommandations;
  • Capacité à communiquer et faire preuve d'empathie avec le personnel (y compris le personnel national), le personnel militaire, les volontaires, les homologues et les interlocuteurs locaux issus de milieux très divers;
  • Capacité à garder son sang-froid et rester utile envers le personnel, tout en étant objectif, sans montrer l'intérêt personnel;
  • La capacité de transférer des informations et des connaissances à un large éventail de différents groupes cibles;
  • Flexibilité, adaptabilité et capacité et la volonté d'opérer dans les environnements difficiles, distants et potentiellement dangereux pour de longues périodes, impliquant des difficultés physiques et peu de confort, et notamment de fréquents déplacements au sein de la zone d’opérations;
  • La volonté d’être déployé/transféré à d'autres lieux d'affectation dans la zone d'opérations, si nécessaire;
  • Un engagement véritable envers les principes des affectations des volontaires, qui comprend la solidarité, la compassion, la réciprocité et L’autonomie ; et l'engagement envers les valeurs fondamentales de l'ONU.

Required Skills and Experience

Qualifications/compétences requises :

Niveau de qualifications : Diplome techniques:

Type de qualifications :

  • Diplôme d’études secondaires est exigé;
  • Formation spécialisée en approvisionnement; ou un diplôme de licence (ou équivalent) dans l'administration des entreprises ou un domaine connexe est un atout;
  • La certification d'approvisionnement d'un fournisseur internationalement reconnu tel que CIPS (niveau 2) est un atout;
  • La volonté de prendre les certifications d'approvisionnement interne des Nations Unies est requise.

Nombre d’année d’expérience :

  • Au moins 2 ans d'expérience progressive à plus grande responsabilité en matière d'approvisionnement, d'administration ou d'expérience connexe;
  • Expérience dans l’utilisation des applications informatiques et de logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.);
  • Expérience dans la gestion des systèmes de gestion basés sur le Web, tels que Atlas, est un atout.

Langue(s) :

  • L'Anglais et le Français sont des langues de travail au  Systeme des Nations Unies;
  • La maîtrise du français et une connaissance pratique de l’anglais  à l'oral et à l'écrit est exigée;
  • La connaissance d'une seconde langue officielle des Nations Unies serait souhaitable.

Capacité informatique :

  • La maîtrise du pack microsoft Office (MS Word, Excel, etc.).

Conditions de vie :

Le Mali est un pays sahélien situé en Afrique de l’ouest avec une superficie de 1 241 238 km². Sa population est évaluée à plus de 17 330 000 habitants en 2014 avec un taux de croissance démographique parmi les plus élevés au monde (3,6% selon le recensement général de la population et de l’habitat de 2009).

Le climat : est généralement très chaude et très sec dans une grande partie du pays (3/4 du territoire national), à l’exception de l’extrême sud. La partie du nord désertique est couverte par le grand désert du Sahara, tandis que les régions centrales sont semi-désertiques, couvertes par le sahel. Le température moyenne maximale du mois le plus chaud dépasse 40°C.

Conditions de Service : (National UNV COS_FRE

Le contrat couvre la periode ci-dessus indiquée, renouvelable selon la disponibilité des fonds, nécessités opérationnelles et performance satisfaisante. cependant il n’y a aucune guarantie soit prolongé au-delà du contrat initial.  Une indemnité mensuelle de subsistance de volontaire, censée couvrir le logement, les besoins de base ainsi que les charges utilitaires (eau, électricité, etc.) équivalent à 390 000 FCFA  vous sera versée. Vous aurez aussi droit à un voyage vers le lieu d’affectation et une Indemnité d’installation (SIG) (si applicable); une assurance médicale (avec dépendants, maximum trois), une assurance d’incapacité et une assurance vie. Un billet pour le voyage retour vers votre lieu de recrutement (si applicable) sera fourni et une indemnité de réinstallation (RSA) après service satisfaisant vous sera payée.

En plus de ce qui precede, pour les lieux d’affectation sans famille classifiés sous catégories D ou E selon la classification de ICSC, une indemnité de bien-être sera versée chaque mois ; à raison de 15% de VLA pour le bien-être niveau A et  30% de VLA pour le bien-être niveau B respectivement.

NB: les candidatures feminines sont fortement encouragées. 

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.
We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
Apply

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