Asistente Administrativo del Fondo de Apoyo a la Observación Electoral

Mexico City

Organization: UNDP - United Nations Development Programme
Location: Mexico City
Grade: Consultancy - SB-3 (SC6/SC7), Service Contract, Local Contractors Agreement
Occupational Groups:
- International Relations
- Legal - Broad
- Administrative support
- Legal - International Law
- Democratic Governance
- External Relations, Partnerships and Resource mobilization
- Elections
- Governance and Peacebuilding
Closing Date: Closed

Background

ANTECEDENTES DEL PROYECTO

El Fondo de Apoyo a la Observación Electoral (FAOE) se creó en 1994 para auxiliar técnica y financieramente a las organizaciones nacionales de la sociedad civil (OSC) a fin de dar seguimiento a las actividades realizadas en torno a los comicios electorales bajo la premisa de que la labor de estas organizaciones mejora la credibilidad y la transparencia en las instituciones y procedimientos electorales de México.

La ONU ha brindado apoyo electoral a México durante más de dos décadas. En cada una de las elecciones federales entre 1994 y 2012, así como en tres procesos electorales intermedios (1997, 2003 y 2008), el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) ha colaborado con las autoridades electorales mexicanas en la provisión de asistencia técnica y financiera a grupos nacionales de observación.

Para el proceso electoral 2017-2018, el Instituto Nacional Electoral (INE), el Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación (TEPJF) y la Fiscalía Especializada para la Atención de Delitos Electorales (FEPADE), solicitaron nuevamente el apoyo de la ONU para la implementación del FAOE. Ésta será la elección concurrente más grande de la historia del país, ya que además de las tres elecciones ordinarias federales, se realizarán 30 elecciones locales en igual número de entidades federativas, en las se elegirán 3,406 cargos públicos a nivel municipal, estatal y federal.

Los proyectos de observación electoral tendrán que considerar este complejo proceso electoral y un nuevo modelo de organización y distribución de competencias en la materia, así plasmado en una extensa normativa que abarca la creación de nuevas leyes como la Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales, la Ley General de Partidos Políticos, la Ley General en Materia de Delitos Electorales o la Ley Federal de Consulta Popular, así como reformas a la ya existente Ley General del Sistema de Medios de Impugnación en Materia Electoral.

El objetivo general de este proyecto es fortalecer la pertinencia y los resultados de la observación electoral en el proceso electoral 2017-2018 en México. Se busca fortalecer las capacidades de las organizaciones observadoras nacionales que participarán en el FAOE, para lo cual se facilitará asistencia técnica y capacitación, así como se asignarán recursos financieros para la ejecución de proyectos de observación. Adicionalmente, se promoverá un mejor conocimiento y comprensión sobre aspectos cruciales en temas administrativos, jurisdiccionales y de delitos electorales en las distintas etapas del proceso electoral 2017-2018. Los resultados de los informes y documentos se presentarán en foros dirigidos a actores políticos y sociales, y sus contenidos servirán de insumo para la creación de mensajes que se difundirán de manera amplia entre la población.

CONTEXTO ORGANIZACIONAL

Bajo la supervisión de la Coordinación Administrativa del Fondo de Apoyo a la Observación Electoral, el/la Asistente Administrativo/a dará seguimiento a los procesos y requerimientos en la oficina del PNUD con la finalidad de agilizar los tiempos de respuesta.

Duties and Responsibilities

RESPONSABILIDADES:

1.	Apoyar a la Coordinación Administrativa en las actividades que desempeña.
2.	Asistir en la ejecución del proyecto por medio de la participación en las oficinas del PNUD para la integración de documentación administrativa.
3.	Coadyuvar con la Coordinación Administrativa en el aseguramiento de la transparencia y eficacia en el manejo de los recursos financieros y humanos del proyecto.
4.	Cooperar en la ejecución eficaz de las tareas para el mejor uso de los recursos.
5.	Hacer recomendaciones oportunas relacionadas al seguimiento procesal.
6.	Apoyar en actividades de logística, incluidas la organización de reuniones de trabajo, convocatorias, minutas de reuniones, seguimiento de acuerdos tomados en las reuniones, elaboración y requisición de formatos, informes, entre otras.
7.	Asistir en los procesos de licitación, adquisición de bienes, así como el reclutamiento, contratación, monitoreo y cierre del personal y consultorías que requiera la implementación del proyecto.
8.	Asistir en las solicitudes de vuelos, elaboración de autorizaciones, solicitudes de viáticos, informes de misión, reclamos de viáticos y cierre de viajes.
9.	Dar seguimiento constante a las contrataciones realizadas, entregables y pagos.
10.	Participar en las actividades de capacitación impartidas por el PNUD a las que sea convocado y acreditar las evaluaciones y cursos a los que haya lugar para garantizar el dominio de los temas y normativas en la implementación del proyecto.

TAREAS:

1.	Apoyo en actividades administrativas varias que apoyen la ejecución del proyecto.
2.	Asistir en la gestión del sistema contable establecido en el proyecto.
3.	Dar seguimiento a los comprobantes contables de los gastos de oficina, talleres y viáticos.
4.	Elaborar solicitudes de pago y reembolsos de gastos a través del sistema contable.
5.	Atender las solicitudes de contratación para eventos, talleres y reuniones.
6.	Mantener contacto con proveedores y comprar material de oficina.
7.	Realizar cotizaciones.
8.	Elaborar y dar seguimiento a la firma de contratos.
9.	Ayudar en la elaboración de los informes financieros del proyecto (trimestrales, anuales y final).
10.	Coadyuvar en la buena gestión de las auditorías.
11.	Apoyar al proyecto para trámites en general.

Competencies

Competencias esenciales	Nivel Requerido
Liderazgo	2 – Identifica oportunidades y retos y recomienda alternativas
Innovación	2 – Capacidad de análisis y recomendaciones
Gestión de personal	2 – Encuentra oportunidades para aprender y compartir conocimiento
Comunicación	2 – Escucha activa para el desarrollo de una voz profesional
Enfoque en resultados	3 – Capacidad de adaptación e implementación para el logro de resultados

Required Skills and Experience

Requisitos indispensables

Licenciatura en administración, finanzas y/o áreas afines.
Al menos 3 años de experiencia en administración.
Experiencia en el manejo de paquetería de Office (Word, Excel, Powerpoint).

Requisitos deseables

· Experiencia en la administración en el sistema de las Naciones Unidas en México.

· Capacidad para entregar en tiempo.

· Habilidad para trabajar en equipo.

· Capacidad de comunicación oral y escrita.

Disclaimer

Important applicant information

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