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Asistente Administrativo

Bogotá

  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: Bogotá
  • Grade: Administrative support - LICA-5, Local Individual Contractors Agreement
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • Administration
  • Closing Date: Closed

Background Information - Job-specific

El Centro de Paz y Seguridad (PSC por sus siglas en inglés) de UNOPS, es el principal proveedor de servicios en el campo de acción contra las minas antipersonal con el Servicio de Acción contra las Minas de las Naciones Unidas (UNMAS), PNUD, UNICEF, los gobiernos de los países afectados por las minas y otros socios del sector. El PSC es responsable de administrar, proporcionar apoyo y supervisar la gestión diaria de la oficina del Proyecto, verificando tanto los requisitos de los socios, como las normas y reglamentos de UNOPS. Está dirigido por el director del centro que tiene la autoridad y responsabilidad general de la ejecución del Centro para la Paz y Seguridad en nombre de sus socios.

Programa en Colombia

En Colombia, UNOPS ejecuta el programa UNMAS con el objetivo de brindar asistencia técnica y apoyo a la Dirección Descontamina Colombia, y al sector de acción contra las minas más amplio en Colombia con el fin de responder de forma integral a las necesidades de las comunidades afectadas y contribuir a objetivos más amplios de protección, seguridad y de consolidación de la paz. En este ámbito, UNOPS está implementando un proyecto de capacitación organizacional y técnica de una organización de desminado humanitario (ODH) en Colombia.

Functional Responsibilities

Bajo la supervisión general del Director de Programa (PM, por sus siglas en inglés) y la supervisión directa del Asociado de Servicios de Apoyo de UNMAS, el Asistente Administrativo será responsable de apoyar administrativamente a los proyectos del programa de UNMAS, con enfoque orientado al cliente, compatibles con las normas y reglamentos vigentes en Colombia y de UNOPS. El cargo se centrará en los siguientes resultados que se describen a continuación:

  • Apoyar la gestión administrativa general y la coordinación logística de las actividades del programa;
  • Apoyar en la administración de gestión de viajes (procesamiento de autorizaciones de viaje, reserva de tiquetes aereos, reservas de hoteles, etc.).
  • Apoyar la adquisición de suministros de oficina necesarios para el funcionamiento de la misma.
  • Proporcionar apoyo en los procesos de adquisición mediante la realización de estudios de mercado, la solicitud de ofertas, la recepción y apertura de ofertas, la evaluación de presupuestas a proveedores, redacción de informes de evaluación y contratación de proveedores.
  • Apoyar la preparación de documentos y realización de las transacciones en el sistema OneUNOPS
  •  Mantener la documentación y registros organizados, listos para realizar las correspondientes transacciones, esto para apoyar el procesamiento eficiente de los pagos y cumplir con los requisitos de auditoría.
  • Apoyar la administracion de la caja menor de acuerdo con las políticas de UNOPS.
  • Proponer proactivamente ideas, sugerencias y recomendaciones para hacer que la administración de la oficina sea más eficiente
  • Apoyar en la redacción de los procedimientos e informes solicitados por el Asociado de Servicios de Apoyo
  • Asistir en la gestión de las subvenciones, preparando enmiendas de subvenciones, asitir en la firma, en la administración de las subvenciones y en los pagos pertinentes a los socios implementadores de acuerdo con las reglas, regulaciones, políticas y estrategias de UNOPS.
  • Redactar correspondencia a las organizaciones beneficiarias y actas de reuniones cuando sea necesario
  • Verificar y mantener un inventario de activos / equipos / vehículos adquiridos con fondos de la ONU
  • Asistir en la preparación de informes de ejecución de UNMAS según sea necesario
  • Asistencia en el mantenimiento de los archivos de las subvenciones
  • Cualquiera otra tarea asignada por el Asociado de Servicios de Apoyo de UNMAS

Education/Experience/Language requirements

 Titulo de un Diploma de estudios secundarios con 5 años de experiencia profesional pertinente ; u
Título especialización/maestría u Título universitario (profesional/pregrado) en áreas relacionadas con gestión de proyectos, ciencias sociales, administración de empresas u otra disciplina pertinente con 1 año de experiencia professional pertinente.

Minimum 1año de experiencia en apoyo administrativo a proyectos y / o a la gestión de subvenciones

Experiencia en la acción contra las minas es deseable

Experiencia en trabajar con las Naciones Unidas es deseable

Experiencia laboral en entornos de trabajo en equipo es deseable
Buena capacidad de comunicación oral y escrita en idioma español.

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones).
Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas.
Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios.
Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión.
Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas.
Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común.
Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Información adicional

  • Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET).
  • Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
  • Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
  • Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
  • Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
  • El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.
 Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales. La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.

Contract type, level and duration

Tipo de Contrato: Acuerdo de Contratista Individual Local
Nivel de Contrato: LICA 5 
Duración de Contrato: 12 meses

Para más información del contrato ICA puede ingresar al siguiente link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx 

Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala. 

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