Auxiliar Técnico/a y administrativo/a en gestión de la información y la comunicación para la Secretaría Técnica del Fondo Multidonante de las Naciones Unidas para el Posconflicto (SB2 PEG 3)

En febrero 2016, se establece el Fondo Multidonante de las Naciones Unidas para el Posconflicto para financiar una respuesta coordinada de estabilización, alistamiento e implementación temprana de los acuerdos de paz. Enmarcado en los lineamientos establecidos por el Documento CONPES 3850, el Fondo busca contribuir a los siguientes objetivos estratégicos:

1. Aumentar la confianza de las comunidades locales en el Estado y en las autoridades locales como garantes del Estado de Derecho, del imperio de la ley y como facilitadores de un marco de reglas de juego e instituciones para la construcción democrática y participativa de paz territorial.
2. Aumentar la confianza en el proceso de paz y su potencial transformador para mejorar la vida cotidiana de las personas y en particular de las víctimas y de los/las ciudadanas en los territorios más afectados por el conflicto armado y la violencia.
3. Evitar/mitigar y/o confrontar fenómenos de criminalidad y rebrotes de violencia asociada al conflicto armado y a la desmovilización, y reducir la afectación de la coerción y la violencia (real y percibida) en las personas.
4. Gestionar situaciones de conflicto comunitario o social a través de intervenciones tempranas que resuelvan o al menos canalicen las demandas sociales y comunitarias hacia procesos de diálogo democrático, evitando que se mine la credibilidad en el proceso de paz y su implementación.
5. Obtener logros tempranos en materia de seguridad, justicia y desarrollo que permitirían el manejo oportuno de eventos críticos que pudieran presentarse y poner en peligro la paz.

El Fondo está gobernado por un Comité de Dirección, co-presidido por el Alto Consejero para el Posconflicto y el Coordinador Residente de las Naciones Unidas, apoyado por una Secretaría Técnica y administrado por la Oficina de Fondos de Participación Múltiple (MPTFO).

El Fondo tendrá entidades implementadoras estatales, de las Naciones Unidas y de la sociedad civil/sector privado. Esto permitirá la coordinación y alineación de acciones nacionales e internacionales para responder a las prioridades establecidas por Colombia en Paz. El Fondo tiene tres ventanas operacionales para canalizar la asistencia, permitiendo una asignación directa de recursos a los actores clave que se requieran en cada momento determinado:

• Ventana Nacional: La financiación se canaliza directamente a las entidades de Gobierno
• Ventana de las Naciones Unidas: Agencias del Sistema de Naciones Unidas (SNU) son elegibles para recibir financiación del Fondo.
• Ventana No-Gubernamental: La financiación se canaliza a entidades implementadoras no- gubernamentales a través de un agente de gestión

La Secretaría Técnica es la entidad encargada del funcionamiento operativo del Fondo. La Secretaría proporciona apoyo técnico y administrativo al Comité de Dirección y a los Comités Técnicos y se encarga de organizar los procesos de evaluación de proyectos, del monitoreo, evaluación y reportes del Fondo, así como de la gestión de riesgos. La Secretaría está compuesta por un Gestor, un Coordinador, un Especialista y un Asistente, y con la puesta en marcha de los proyectos se requiere apoyo adicional para acciones de monitoreo, evaluación y reportes del Fondo.

Las funciones principales de la Secretaría son:

• Asesorar al Comité de Dirección sobre las prioridades estratégicas y las asignaciones programáticas y financieras.
• Acompañar la estructuración de los proyectos en los Comités Técnicos para asegurar coherencia, manejo de riesgo y calidad y supervisar la aplicación de los enfoques transversales del Fondo
• Facilitar la colaboración y la comunicación entre las entidades implementadoras.
• Solicitar la transferencia de fondos al Agente Administrativo, según las decisiones tomadas por el Comité de Dirección.
• Monitoreo del Fondo, con base en el monitoreo que realiza la Alta Consejería para el Posconflicto y utilizando la herramienta de seguimiento a los proyectos del fondo, y en la medida de lo posible el sistema RBM del Gateway.
• Análisis y gestión de conocimientos del Fondo, incluyendo sistematización de conocimientos, generación de buenas prácticas, historias de vida, lecciones aprendidas y propuestas de recomendaciones.
• Asegurar el monitoreo y control de los riesgos operativos.
• Consolidar los informes narrativos anuales y finales proporcionados por las entidades de ejecución y presentar el informe consolidado al Comité de Dirección para su aprobación.
• Consolidar los informes financieros presentados por las entidades implementadoras de la Ventana Nacional.
• Preparar y circular el calendario y agenda de las reuniones del Comité de Dirección.
• Documentar las decisiones del Comité de Dirección a través de actas de las reuniones.
• Desarrollar una estrategia de comunicación del Fondo.
• Desarrollar conjuntamente con el Gobierno Nacional la estrategia de movilización de recursos del Fondo, de acuerdo a lo estipulado en el Documento CONPES.

Objeto del contrato

De conformidad con los Términos de Referencia del Fondo, y bajo la supervisión del/a Coordinador/a del Fondo, el/la auxiliar técnico/a desarrollará las siguientes acciones de gestión de la información y comunicación, incluyendo el diseño de productos de información del Fondo y su Secretaría Técnica

1. Apoyo a la elaboración de informes de avances:

• En estrecha coordinación con el/la especialista de monitoreo y evaluación apoya la elaboración de informes periódicos y/o reportes de avance de los proyectos,
• A partir de las actividades y los resultados de proyectos, recolecta los insumos requeridos para la elaboración del Informe Anual del Fondo, tales como fotografías, historias de vida, testimonios y otros que visibilicen el impacto del Fondo en la vida de las personas)
• Propone y diseña los productos de información más adecuados, tales como infografías y mapas sobre la ubicación geográfica de los proyectos apoyados por el Fondo. 

2. Apoyo a la implementación de la estrategia de comunicaciones del Fondo:

• Apoya la realización de productos de comunicación interna y externa para los públicos objetivo definidos.   
• Apoya la cobertura de las actividades y la diseminación de resultados alcanzados por los proyectos financiados por el Fondo en el país, tales como visitas a terreno, eventos públicos, lanzamientos, etc. 
• Redacta materiales de información, diseña piezas gráficas y realiza productos audiovisuales para distintos formatos de medios tradicionales y no tradicionales, incluyendo radio y video.
• Apoya el diseño de eventos y productos, montaje, realización, diseminación y monitoreo de actividades del Fondo.
• Actualiza y disemina entre las contrapartes una agenda consolidada de eventos, talleres y actividades llevados a cabo por los diferentes proyectos financiados por el Fondo.
• Actualiza y maneja las bases de datos de medios de comunicación y de comunidades de práctica, y asegura la diseminación periódica de las noticias del Fondo.
• Diseña y diagrama productos de comunicación mediante el uso de herramientas de diseño InDesign, Photoshop o software similares.
• Asiste en la coordinación, impresión y publicación de los productos de comunicación.
• Organiza materiales de marca de uso recurrente en actividades públicas del Fondo.
• Asegura la trasmisión en tiempo real de las noticias y avances, a través de redes sociales y la diseminación a comunidades de práctica online.
• Generar reportes analíticos relacionados con el tráfico web y alcance de redes sociales.
• Asegura el uso apropiado de logos y manuales de imagen de los diferentes socios del Fondo en todos los productos comunicacionales.
• Apoya el monitoreo de la cobertura mediática y presencia de marca del Fondo en medios impresos y online, incluyendo las publicaciones y menciones por parte de instituciones gubernamentales, agencias del sistema, medios de comunicación, embajadas y otros actores relevantes.

3. Facilita la generación e intercambio de conocimientos y mejores prácticas del Fondo:

• Apoya la elaboración de productos de gestión de conocimiento tales como informes, infografías, ayudas de memoria, actas, presentaciones, fact sheets, preguntas frecuentes, Q&A, briefs, etc.
• Responde dudas y requerimientos, y da seguimiento a temas relacionados con asuntos de comunicación
• Promueve la sistematización de lecciones aprendidas y las mejores prácticas;
• Apoya y facilita el desarrollo del trabajo de la Secretaría Técnica del Fondo en lo relacionado con su ámbito de competencia. Desarrolla cualquier otra actividad o función relevante requerida por los supervisores en el ámbito de la competencia. 

Impacto de Resultados:

Los objetivos principales del Fondo son la movilización y canalización de recursos para la implementación del Acuerdo de Paz, la Estrategia de Respuesta Rápida para el posconflicto inmediato y la implementación temprana del Acuerdo de Paz. Auxiliar Técnico/a en gestión de la información y la comunicación para la Secretaría Técnica del Fondo Multidonante de las Naciones Unidas para el Posconflicto fortalecerá las capacidades de la Secretaría Técnica del Fondo, para socializar efectivamente los resultados del Fondo a las distintas audiencias y dar soporte eficiente a las determinaciones del Comité Directivo, dando cumplimiento en todo momento a los procedimientos del manual de operaciones.

Competencias Corporativas

LIDERAZGO

Toma la iniciativa

• Identifica las oportunidades y desafíos, y recomienda opciones
• Verifica las suposiciones a partir de los hechos
• Asume la responsabilidad de sus decisiones y resultados
• Comparte la información de manera proactiva, aun cuando no se le exija

INNOVACIÓN:

Analiza y recomienda

• Analiza materiales técnicos complejos (incluida información) y realiza recomendaciones concisas y pertinentes
• Aporta a la producción confiable de servicios y transferencias de conocimientos
• Identifica y aborda los posibles desafíos de manera rápida y desarrolla planes de acción
• Considera oportunidades específicas de mejora inmediata en su propio campo.

GESTIÓN DEL TALENTO:

Busca oportunidades para aprender y compartir

• Manifiesta conductas como trabajar en equipo, compartir conocimiento y mantener las relaciones
• Identifica obstáculos que puedan afectar la realización de las tareas y busca orientación de los supervisores para tratar los asuntos.
• Con base en la retroalimentación formal e informal recibida, adopta medidas para abordar áreas de mejora y crecimiento.
• Incentiva el compromiso del equipo
• Produce ideas y enfoques nuevos asociados a su función
• Distingue objetivamente las personas con alto desempeño de aquellas con escaso desempeño.
• Expresa su aliento a aquellos que se esfuerzan por desarrollarse o que muestran mejoras.

COMUNICACIÓN:

Escucha, está dispuesto a convertirse en vocero experto, comparte información

• Aprende a transmitir conocimiento constructivo a los demás
• Presenta análisis coherentes
• Añade rigor y conocimiento técnico experto a las discusiones
• Se representa a sí mismo y trabaja conforme a estándares profesionales adecuados
• Está dispuesto a expresar ideas nuevas
• Productivo ante situaciones exigentes
• Demuestra su deseo de apoyar a los colegas mediante la ayuda activa a los demás.

ENTREGA DE RESULTADOS

Lleva a cabo su trabajo conforme a métodos establecidos

• Cumple las metas y cronogramas de entrega de productos o servicios
• Acoge el aumento de responsabilidades y se desafía a sí mismo para sobresalir
• Asume la responsabilidad por los resultados de su propio trabajo
• Entrega resultados siempre que no haya obstáculos importantes; sigue reglas y procedimientos
• Busca oportunidades para mejorar el desempeño en su área específica de experiencia o ámbito de control.

Competencias Funcionales:

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y APRENDIZAJE

• Demuestra interés en continuar su aprendizaje profesional y en aplicar nuevas habilidades y mejores prácticas
• Promueve la gestión del conocimiento y un ambiente de aprendizaje en la oficina a través de liderazgo y ejemplo personal.

ORIENTACIÓN AL CLIENTE

• Establecimiento de relaciones efectivas con clientes
• Investiga las posibles soluciones a las necesidades y los informes de los clientes internos y externos y reporta de vuelta de forma concisa y adecuada
• Organiza y prioriza el cronograma de trabajo para satisfacer las necesidades del cliente y los plazos definidos
• Establece, construye y mantiene relaciones efectivas dentro de la unidad de trabajo y con los clientes internos y externos

ORIENTACIÓN A RESULTADO Y EFICACIA OPERACIONAL

• Demuestra capacidad para realizar una variedad de tareas especializadas relacionadas con la gestión de los resultados.
• Capacidad de programación, planificación y trabajo por resultados.
• Habilidad para recopilar información de monitoreo, elaborar informes y documentos técnicos
• Utiliza las tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso, en particular Excel, Word y PowerPoint.

Educación

• Tecnólogo/a o técnico/a en ciencias de la comunicación, comunicación audiovisual y/o digital, periodismo, ciencias administrativas o sociales. Deseable profesional,

Experiencia

• Al menos 3 años de experiencia en tareas de comunicación, y/o diseño gráfico y actividades afines.
• Deseable experiencia en comunicación social, construcción de paz y desarrollo.
• Deseable experiencia de trabajo con sociedad civil, cooperación internacional, el Gobierno y/o las Naciones Unidas.

Conocimiento

• Deseable conocimiento y uso de técnicas básicas de publicidad, promoción y alcance público.
• Requerido conocimiento y uso de redes sociales, aplicaciones electrónicas y herramientas informáticas de la comunicación.
• deseable conocimiento en comunicación audiovisual, multimedia, digital, diseño gráfico o fotografía.
• Deseable uso exitoso de herramientas de diseño gráfico, edición y publicación como Photoshop, InDesign, Illustrator, Mailchimp y otros programas de diseño y diseminación similares.
• Requeridos conocimientos de herramientas electrónicas para el análisis y difusión de la información: hojas de cálculo y/o herramientas de análisis estadísticos, software para publicaciones y presentaciones.
• Deseable entendimiento del enfoque de género y el enfoque de derechos, particularmente en relación con dinámicas de conflicto.
• Deseable conocimiento del Sistema de Naciones Unidas en Colombia, es una ventaja.

Otros Requisitos

• Disponibilidad para realizar viajes regulares al terreno en las zonas de implementación de los proyectos.

Idiomas

• Español fluido hablado y escrito.
• Inglés hablado y escrito (nivel avanzado).

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