Admin/Finance Assistant

Les données disponibles en rapport avec les statistiques des violences sexuelles (GBVIMS) montrent la recrudescence de ce phénomène.  Plus de 30 000 cas ont été enregistrés entre 2014 et 2017 dont près de 30% cas de violences sexuelles y compris liées au conflit ainsi que des abus exploitations sexuels.

Les services étatiques ainsi que les organisations non gouvernementales (ONG) nationales et internationales offrent divers appuis (juridique et judiciaire, socio médical, psychologique) selon leur domaine de compétence.

Le Projet « Lutte contre l'Impunité des violences sexuelles et autres formes de violences basées sur le genre, appui à l’autonomisation des survivantes en République Centrafricaine » entend soutenir les pouvoirs publics et les acteurs de la société civile centrafricains dans leur volonté de lutter contre l’impunité des violences sexuelles et basées sur le genre.

C’est pourquoi le PNUD RCA recherche un(e) Assistant Administratif (ve) et financier(ère) au regard des attributions ci-dessous :

Sous la supervision générale du Chargé des Opérations et la supervision directe de la Spécialiste SGBV, l’Assistant Administratif (ve) et financier(ère) s’acquittera des fonctions suivantes :

1. Sur le plan administratif

Assurer une bonne gestion des fournitures et équipements du projet :

• Suivre l’exécution du plan d’approvisionnement et de gestion des fournitures et équipement du projet ;
• Faire le suivi des commandes des fournitures et des matériels ;
• Réceptionner les fournitures ;
• Gérer les fournitures et équipements du projet.

Gérer la correspondance administrative du Projet :

• Préparer et rédiger les correspondances relatives aux affaires courantes ;
• Assurer le traitement quotidien du courrier, la saisie des documents de travail, ainsi que la reproduction des documents.

Gérer les séminaires et ateliers et prendre des notes minutes des réunions :

• Préparer et organiser les ateliers et séminaires ;
• Prendre les notes et minutes des réunions.

Créer et gérer un fond documentaire et contrôler les matériels et équipement du programme :

• Archiver et classer les documents de travail ainsi que les documents de base du projet ;
• Préparer et conduire les inventaires trimestriel et étiquetage du matériel.
• Gérer les fournitures et équipements du projet ;
• Gérer la correspondance administrative du projet ;
• Gérer l’organisation des séminaires et ateliers et prendre des notes minutes des réunions ;
• Créer et gérer un fond documentaire.

2. Sur le plan financier

• En collaboration avec le chef du projet, préparer le budget du projet ;
• Installer et assurer le suivi du budget du projet dans Atlas ;
• Effectuer les révisions budgétaires dans Atlas et les soumettre à l’approbation et s’assurer que les révisions sont finalisées par le chef du projet après l’approbation
• Procéder aux révisions statutaires et toute autre révision nécessaire en collaboration avec le chef du projet ;
• Recevoir et analyser les requêtes de paiement ;
• Préparer les réquisitions dans Atlas et les demandes de paiement 
• Assurer le contrôle des pièces justificatives des demandes de paiement pour s’assurer qu’elles sont complètes et sont aux normes requises ;  
• Procéder à la création de receipts pour les biens et services dans Atlas à la réception des factures ou CoP des consultants ;
• Créer un système de suivi des dépenses dans Atlas pour s’assurer que les paiements sont complets par les finances dans Atlas et les virements ou chèques établis et payés pour les frais de mission, les remboursements de frais ou tout autre type de demande de paiement ;
• Diligenter la correction des erreurs sur les vouchers non postés, avec budget error, match exception ou non-approuvé ;
• Assurer la préparation de la partie financière des rapports périodiques et faire des présentations ou mise à jour sur le statut financier du projet si requis ;
• Sur présentation d’une autorisation de paiement, calculer et initier les paiements des perdiems, les DSA et autres ;
• Assurer le classement des documents financiers et des demandes de paiement.
• Point focal avec les opérations du Bureau pays sur les aspects relatifs à la gestion des coûts communs ou fourniture de lignes budgétaires pour les paiements ainsi que pour les requêtes du siège sur des actions liées aux finances.

Impact des résultats

Les résultats clés ont un impact sur le succès du projet. Plus particulièrement, les résultats clés suivants seront obtenus :

• Le projet dispose d’un plan d’approvisionnement à jour dont l’exécution est bien suivie ;
• Les correspondances et courriers du projet sont bien gérés et tenus ainsi que le fonds documentaire ;
• Les ateliers et séminaires sont organisés et les fournitures et matériels sont disponibles à temps ;
• Le budget du projet préparé, installé et suivi dans Atlas ;
• Les inventaires du projet sont tenus sur une base trimestrielle.

• Exécuter les tâches quotidiennes de façon efficace, systématique et fiable;
• Démontrer de bonnes aptitudes de communication écrite et orale;
• Etre motivé et démontrer une capacité à poursuivre son développement personnel et à apprendre;
• S’efforcer de pourvoir des services de qualité axés sur le client (à l’interne comme à l’externe);
• Grand sens des responsabilités, grande capacité d’analyse et d’organisation, et grande capacité d'user de la diplomatie dans le traitement des dossiers;
• Aptitude à communiquer et à travailler sous pression et en équipe dans un environnement multiculturel;
• Etre capable de travailler sur plusieurs tâches en même temps, sous pression et des fois sans préavis.

Education:

• Etre détenteur d’un diplôme universitaire (Bac + 2) en gestion financière et/ou administration ou tout autre domaine similaire.

Expérience:

• Avoir une expérience d’au moins trois ans dans la gestion administrative et financière des projets ;
• La connaissance des procédures administratives du PNUD est un atout.
• Capacité de travailler en anglais est un atout
• Avoir une certification reconnue en comptabilité serait un atout considérable.

Connaissances linguistiques:

• Une excellente maîtrise du français; avoir une bonne connaissance de l'anglais est un atout.

Important applicant information

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