Assistente de Projetos - Unidade de Gestão dos Projetos GEF/DIM

Background

O Global Environment Facility - GEF é uma parceria de cooperação internacional com 183 países trabalhando em conjunto com instituições internacionais, organizações da sociedade civil e o setor privado, para questões ambientais globais.

Desde 1991, o GEF forneceu USD 13,5 bilhões em subsídios e alavancou USD 65 bilhões em cofinanciamento para 3.900 projetos em mais de 165 países em vias de desenvolvimento. Por 23 anos, países desenvolvidos e em desenvolvimento trabalham em conjunto com esses fundos a fim de apoiar as atividades relacionadas à biodiversidade, mudança climática, águas internacionais, degradação da terra e produtos químicos e resíduos no contexto de programas e projetos de desenvolvimento.

Entre os principais resultados desses investimentos, o GEF prestou assistência em ações relacionadas à criação de áreas protegidas em todo o mundo, inclusive no Brasil; à redução de emissões de carbono em 2,3 bilhões de toneladas; à eliminação do uso de substâncias destruidoras da camada de ozônio na América Central,  Europa Oriental e Ásia Central; à melhoria da gestão de 33 grandes bacias e um terço dos grandes ecossistemas marinhos existentes no mundo;  à redução da desertificação na África por meio da melhoria das práticas agrícolas neste Continente. Todas ações realizadas também contribuíram para melhoraria dos meios de subsistência e segurança alimentar de milhões de pessoas.

O GEF serve como mecanismo financeiro para as seguintes convenções:

• Convenção sobre a Diversidade Biológica (CDB)

• Convenção das Nações Unidas sobre Mudança do Clima (UNFCCC)

• Convenção sobre Poluentes Orgânicos Persistentes - Estocolmo (POPs)

• Convenção de Combate à Desertificação (UNCCD)

• Convenção sobre Mercúrio - Minamata

• O GEF, embora não vinculado formalmente ao Protocolo de Montreal, apoia na implementação deste tratado internacional em alguns países com economias em transição.

A Unidade Gestora de Projetos (UGP – GEF/DIM) é responsável por acompanhar a execução das atividades de três projetos GEF aprovados pelo PNUD no Brasil:

1.       BRA14G31 – Produção de Carvão de Biomassa Renovável Sustentável para a Indústria Siderúrgica no Brasil;

2.       BRA14G32 – Manejo de Uso Sustentável de Terras no Semiárido do Nordeste Brasileiro (Sergipe);

3.       BRA14G33 – Integração de Conservação da Biodiversidade e do Uso Sustentável às Práticas de Produção PFNM e SAF em Paisagens Florestais de Uso Múltiplo com alto valor de Conservação (EMBRAPA)

De acordo com a solicitação dos órgãos coordenadores técnicos envolvidos, estes projetos estão sendo executados pelo PNUD na modalidade de execução direta.

A UGP tem responsabilidade, entre outras, de: (i) planeamento operacional, gerenciando e executando os projetos; (ii) coordenação da gestão dos recursos financeiros e dos contratos físicos/jurídicos; (iii) aplicação dos recursos e resultados obtidos; (iv) preparação de relatórios de gestão para os órgãos coordenadores técnicos,  GEF e o PNUD, incluindo relatórios anuais e as propostas para a gestão adaptativa dos projetos, se necessário, e com base nas contribuições do Plano M&E dos Projetos; (v) promover articulações interinstitucionais; e (vi) difundir os resultados dos projetos.

A UGP é composta por um gerente de projetos, assistentes administrativos, assessores e consultores técnicos.

Duties and Responsibilities

O presente Termo de Referência tem por objetivo contratar assistente de projetos para a Unidade de Gestão de Projetos – UGP/GEF-DIM. Este assistente de projetos será membro efetivo da UGP e trabalhará sob a liderança geral do Representante Residente do PNUD e sob a supervisão direta da Gerênte de Projetos da UGP.

Serão responsabilidades do(a) assistente de projetos: auxiliar na execução e monitoramento dos projetos e assistir nas atividades operacionais detalhadas nas atividades desse TOR. Assim, o assistente de projetos também deverá observar e garantir a adequada gestão administrativa e financeira, de acordo com os procedimentos do PNUD. Como resultado, espera-se que este posto venha contribuir na implementação exitosa das atividades previstas, bem como na execução e controle das ações comprometidas no escopo de cada projeto.

O (a) assistente será responsável por prestar assistência operacional aos projetos sob a responsabilidade da UGP/GEF-DIM, mas não limitadas, às seguintes atividades:

1.       Operacionais, tais como: manutenção dos arquivos eletrônicos e físicos atualizados, aquisição de material de escritório, monitoramento dos contratos do common service; controle de entradas e saídas de correspondências protocoladas e/ou registradas pelo registro ou ECT, reservas de sala de reunião, registros de entrada de consultores, representantes de empresa ou funcionários do MMA/outros no prédio do PNUD; elaborar rascunhos de correspondências e memorandos internos ou externos em português; entre outras tarefas correlatas;

2.       Termos de Referências: preparar rascunhos para processos licitatórios para realização de treinamentos, encontros técnicos, seminários, etc.; para processos licitatórios simplificados para serviços ou compras abaixo de USD 2.500,00; acompanhamento de processos licitatórios;

3.       Recrutamento de Recursos Humanos: acompanhar e monitorar o cronograma dos processos em andamento de contratos SCs e ICs;

4.       Relatórios: Assistência na elaboração de relatórios de progressos, planos de ação anuais e relatórios finais;

5.       Reuniões: Assistência na realização de reuniões tripartites e de reuniões técnicas locais ou externas;

6.       Eventos: Assistência na organização e realização de treinamentos, missões, encontros técnicos, seminários, entre outros. Nesta atividade, inclui providências relacionadas às viagens, transportes urbanos e hospedagens de convidados nacionais e internacionais;

7.       Parceiros: Manter atualizada a lista de contatos dos projetos e parceiros.

8.       Regras: Acompanhamento sobre as regras administrativas, financeiras e operacionais do PNUD: Programme and Operations Policy and Procedure (POPPs) e Internal Control Framework (ICF) a fim de alertar à equipe sobre atualizações ou realização de alguma atividade que não estejam de acordo com as mesmas.

9.       Sistema ATLAS:

9.1.    Providenciar ações necessárias para vendors novos ou atualizações e acompanhar a sua devida aprovação e efetivação no sistema.

9.2.    Criar requisições de compras. No caso de processos de licitação de pessoa física ou jurídica, acompanhar o processo de publicação do edital lançado por meio de uma requisição de compras aprovada e tomar as providências que forem requeridas pela Unidade de Compras a fim de agilizar o processo. Uma vez o processo finalizado, acompanhar aprovação da Ordem de Compra, emissão do contrato e assinatura do mesmo tanto por parte da empresa ou pessoa física ganhadora como também do Representante Residente do PNUD;

9.3.    Criar vouchers para pagamentos de faturas. No caso de contratação de serviços prestados, conduzir um processo de licitação simplificada de acordo com as regras do PNUD.

9.4.    Monitorar a efetivação do pagamento solicitado, inclusive providenciar documentação complementar ou submissão nova para solicitação de pagamento; sempre que necessário.

9.5.    Refletir no ATLAS: revisões orçamentárias de remanejamento de recursos, de realocação de recursos, substantivas, mandatárias e finais.

9.6.    Refletir documentação de suporte de acordo com a emissão de requisição de compras e vouchers emitidos no ATLAS para aprovação do Oficial de Programa e emissão à Unidade de Compras ou de Finanças.

Competencies

Competências Corporativas: Demonstrar integridade perante aos modelos e valores éticos da ONU; Promover a visão, missão e objetivos estratégicos do PNUD; Dispor da sensibilidade e adaptabilidade aos valores e diferenças culturais, de gênero, religião, raça, nacionalidade e idade; e Tratar a todos de forma justa e sem favoritismo. Competências Funcionais: Gerência do Conhecimento e da Aprendizagem Promover a gerência do conhecimento no PNUD, a cultura do aprendizado e o bom ambiente no escritório por meio da liderança e de exemplo pessoal; Conhecimento em assuntos de desenvolvimento, planejamento e interdisciplinaridade; Trabalhar continuamente e ativamente para o desenvolvimento do conhecimento pessoal em uma ou mais áreas práticas, agir neste plano de aprendizagem e aplicar os novos conhecimentos adquiridos; e Buscar e aplicar o conhecimento, informação e as melhores práticas dentro e fora do PNUD. Efetividade de Desenvolvimento e Operacional Habilidade em organizar coordenar o planejamento para resultados orientados, monitoramento e avaliações; Bom conhecimento em assuntos de desenvolvimento, particularmente aqueles pertinentes ao PNUD; Bons conhecimentos sobre técnicas de avaliação, incluindo as dimensões metodológicas e operacionais, e habilidade de conectar assuntos em diferente nível: corporativo e nacional; Habilidade em coordenar a formulação, implementação, monitoramento e avaliação de projetos e programas de desenvolvimento; Bom conhecimento das Guias do PNUD sobre Gerência de Resultados; e Boas habilidades conceituais, analíticas e de comunicação.

Required Skills and Experience

Educação:

• Nível superior completo.

Requisitos:

• Experiência profissional de ao menos 6 anos em assistência administrativa e financeira em projetos de cooperação internacional;
• Experiência em monitoramento de atividades decorrentes de contratos, projetos e acordos;
• Experiência na organização técnica e logística de reuniões, seminários, capacitações e treinamentos;
• Conhecimento em informática (pacote office) e sistematização de dados e informações;
• Desejável conhecimento do sistema operacional e financeiro utilizado pelo PNUD: ATLAS.

Outros:

• Nacionalidade brasileira ou legalmente autorizado a trabalhar no Brasil.

Importante:

• Somente as candidaturas feitas no formulário P11 do PNUD enviados dentro do prazo, serão examinadas. Não serão emitidos recibos individuais devido ao volume de candidaturas.