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Asistente Administrativo/a y Financiero/a de desarrollo sostenible (SB3-PEG1) (R-000108)

Bogotá

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Bogotá
  • Grade: Consultancy - SB-3 (SC6/SC7), Service Contract, Local Contractors Agreement
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Development Cooperation and Sustainable Development Goals
    • Administrative support
    • Banking and Finance
    • Poverty Reduction
    • Sustainable Development and Poverty Reduction
    • SUSTAINABLE DEVELOPMENT
  • Closing Date: Closed

Background

El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD -  trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, con el fin de mantener resultados de desarrollo.

El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia y aporta al logro del Marco de Cooperación del Sistema de las Naciones Unidas (UNDAF por sus siglas en inglés), que para el periodo 2015-2019 se concentra en los retos de la construcción de la paz y el desarrollo sostenible, con el propósito de contribuir a la transición del conflicto armado hacia un escenario de paz, bienestar y desarrollo.

El actual Plan Estratégico del PNUD para el periodo 2014-2017 “Cambiando con el Mundo” establece como visión para la organización el ayudar a los países a lograr la simultánea erradicación de la pobreza y la reducción significativa de desigualdades y exclusión. Para alcanzar este propósito el plan propone tres líneas de trabajo: desarrollo humano sostenible, gobernabilidad democrática inclusiva y efectiva, y capacidad de resiliencia. El PNUD trabaja bajo la perspectiva de desarrollo humano con objetivos transversales que apoyan la intervención tales como el desarrollo de capacidades, la cooperación Sur – Sur y la promoción de la igualdad de género. A nivel global cuenta con una Estrategia de Género 2014-2017 para asegurar que la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres -  ejes del mandato de la Organización -  se integren en todos los aspectos de su labor de apoyo a los países, considerando las necesidades diferenciadas de hombres y mujeres.

Adicionalmente, el nuevo Documento Programa País (CPD por sus siglas en inglés) del PNUD 2015-2019 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición como país de renta media-alta con la membresía de la OCDE.  El CPD propone tres prioridades de trabajo: 1) Construcción de paz y transformación pacífica de conflictividades; 2) Crecimiento inclusivo y sostenible; y 3) Gobernabilidad inclusiva para el desarrollo urbano y rural.

En ese marco, la Oficina del PNUD Colombia con presencia en 25 territorios trabaja en alianza con el Gobierno - a nivel nacional y local – el sector privado y organizaciones sociales en priorizar acciones que permitan transformar las condiciones de vida de las poblaciones más vulnerables. Actualmente enfrenta desafíos de relevancia nacional, relacionados con su aporte al Gobierno Nacional, a otras Agencias del sistema de Naciones Unidas y a otras contrapartes, en asuntos que tienen que ver con un escenario de posconflicto en Colombia y otras iniciativas importantes para el país.

A nivel programático la oficina en Colombia está organizada en dos Clústeres y cuatro Portafolios que trabajan de manera articulada en diferentes iniciativas de desarrollo: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad y, el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática y Construcción de Paz.

Para cumplir con los compromisos referentes al tema de los ODS y contribuir al fortalecimiento institucional de las entidades del SINA, responsables de construir y reportar los ODS, así como el logro de las metas de corto y mediano plazo definidas para cada uno de los ODS nacionales, en forma tal que el Colombia cumpla con sus compromisos adquiridos en materia ambiental en la Agenda de Desarrollo 2030, se estableció una alianza entre el Ministerio de ambiente y el PNUD, alrededor del tema de ODS y su desarrollo a nivel nacional y regional, que permitirá el monitoreo y evaluación de los indicadores nacionales ODS con injerencia directa del sector ambiental.

El trabajo se centrará en la construcción de una hoja de ruta para la implementación de los indicadores ODS; Formular la línea base, metas intermedias (2018) y metas proyectadas (2030), asociadas a los indicadores nacionales ODS con injerencia directa del sector ambiental; y en el desarrollo de al menos 8 proyectos pilotos de monitoreo y seguimiento a las metas e indicadores regionales.

Adicionalmente el área de desarrollo sostenible de PNUD junto con la Oficina de Asuntos Ambientales y Sociales del Ministerio de Minas y Energía y el Programa de Medio Ambiente y Energía implementan el Proyecto “Apoyo a la implementación de la Estrategia de Gestión Ambiental del Sector Minero energético colombiano” con el objetivo de fortalecer las capacidades institucionales para la incorporación de la variable ambiental en la planificación y toma de decisiones del sector minero-energético, en el marco del crecimiento verde y la competitividad sectorial.

Desde esta perspectiva, el desarrollo del proyecto es esencial para poder alcanzar las metas ambientales y de sostenibilidad asociadas al sector minero energético, especialmente en lo que atañe a la generación de información clave para la sostenibilidad de las actividades productivas sectoriales; la incorporación de la variable minero energética en procesos de planificación ambiental y territorial, a fin de buscar una adecuada articulación entre los planes estratégicos del sector con los usos del suelo y las determinantes ambientales; y la consolidación de modelos de gestión que incorporen el recurso hídrico y la biodiversidad en la planificación del sector minero energético, propendan por el uso eficiente de las inversiones ambientales que se deben realizar en el territorio, y promuevan el desarrollo rural integral.

A la luz de estos importantes objetivos y metas programáticas en materia de sostenibilidad ambiental y crecimiento económico inclusivo, el PNUD requieren la contratación a un Asistente Administrativo y Financiero para el apoyo a los procesos de ejecución financiera y administrativa del proyecto, de tiempo completo, que trabajará bajo la orientación del asociado de programa del PNUD. 

*Para conocer las escalas salariales vigentes diríjase a: http://www.co.undp.org/content/dam/colombia/docs/convocatorias/Escala%20Salarial%20SC%202017.pdf

Duties and Responsibilities

Funciones:

De conformidad con las normas y procedimientos, el/la Asistente Administrativo/a y Financiero/a desempeña las siguientes funciones:

Gestionar las actividades financieras del Programa:

·       Llevar registro y control contable y financiero de cada una de las actividades realizadas en los proyectos y elaborar conciliaciones mensuales del gasto.

  • Asegurar el cumplimiento de las normas financieras del PNUD mediante la elaboración de informes contables y/o financieros, previo al visto bueno del/la Coordinador/a Nacional.
  • Preparar la documentación financiera pertinente para las auditorías.
  • Garantizar la correcta programación y manejo de los recursos de gastos operativos y adelantos asignados para la oficina.
  • Apoyar a la coordinación en el trámite ante el PNUD de todos los procesos contractuales pagos y reportes que se deriven de la ejecución del proyecto.
  • Participar en la medida que se requiera en el diseño e implementación de normas y procedimientos técnicos y administrativos orientados a mejorar la gestión administrativa del proyecto.

 Garantizar el funcionamiento administrativo del proyecto mediante:

  •      Asistir al equipo de coordinación en el desarrollo de las actividades administrativas teniendo en cuenta los procedimientos PNUD, garantizando la gestión y ejecución eficiente y efectiva de los proyectos a nivel nacional y en los respectivos territorios de implementación.
  •        Gestionar los viajes del equipo, eventos y reuniones, manejo de agendas de trabajo, elaboración de documentos y presentaciones, según sea requerido.
  • Elaborar los planes de adquisiciones y realizar los procesos de compras y adquisiciones realizados por el proyecto de acuerdo a las normas y procedimientos del PNUD.
  • Mantener al día y en orden el archivo físico y digital del proyecto.
  • Mantener actualizado el inventario de muebles, equipos y dotación en general tanto de la oficina nacional, como en las sedes territoriales. Elaborar el inventario oficial semestral para firmas del PNUD.
  • Llevar el registro de ausencias y vacaciones actualizado mensualmente (Monthly Leave Report) para el equipo del proyecto.
  • Preparar borradores de respuesta a correspondencia sobre cuestiones administrativas del proyecto para revisión y firma del coordinador (a).
  • Participar en las reuniones de coordinación del proyecto y efectuar las ayudas de memoria de las reuniones que tengan un objetivo técnico.
  • Dar respuesta a las solicitudes de información por parte de los ciudadanos que estén relacionadas con el proyecto.

Competencies

Competencias Organizacionales:

LIDERAZGO

Actitud inclusiva en la toma de decisiones

  • Busca y reconoce los aportes individuales
  • Motiva el diálogo y actúa en consecuencia con los aportes de los equipos
  • Anticipa y resuelve los conflictos
  • Acoge la diversidad de opiniones y las considera oportunidades de mejoramiento
  • Reconoce el crédito a los otros
  • Determina los recursos, métodos, socios, información y soluciones apropiados

INNOVACIÓN

Analiza y recomienda

  • Analiza materiales técnicos complejos (incluida información) y realiza recomendaciones concisas y pertinentes
  • Aporta a la producción confiable de servicios y transferencias de conocimientos
  • Identifica y aborda los posibles desafíos de manera rápida y desarrolla planes de acción
  • Considera oportunidades específicas de mejora inmediata en su propio campo

GESTIÓN DEL TALENTO

Busca oportunidades para aprender y compartir

  • Manifiesta conductas como trabajar en equipo, compartir conocimiento y mantener las relaciones
  • Identifica obstáculos que puedan afectar la realización de las tareas y busca orientación de los supervisores para tratar los asuntos.
  • Con base en la retroalimentación formal e informal recibida, adopta medidas para abordar áreas de mejora y crecimiento.
  • Incentiva el compromiso del equipo
  • Produce ideas y enfoques nuevos asociados a su función
  • Distingue objetivamente las personas con alto desempeño de aquellas con escaso desempeño.
  • Expresa su aliento a aquellos que se esfuerzan por desarrollarse o que muestran mejoras

COMUNICACIÓN

Escucha a fin de desarrollar sensibilidad hacia las necesidades del cliente

  • Respeta las diferencias de opinión
  • Encuentra elementos en común para resolver problemas
  • Se gana la confianza de colegas, socios y clientes
  • Presenta a las demás ideas conceptuales complejas en términos prácticos
  • Adapta las comunicaciones a cada público específico
  • Construye redes informales interna y externamente y las considera parte del proceso de construcción de valor
  • Desarrolla la comprensión detallada de las necesidades, problemas y prioridades del cliente mediante la solicitud permanente de su retroalimentación.
  • Conoce cómo se desempeña el equipo respecto a las expectativas del cliente
  • Reconoce y recompensa logros

ENTREGA DE RESULTADOS

Adapta e implementa

  • Asume la responsabilidad para enfrentar situaciones críticas
  • Demuestra compromiso hacia los clientes y calidad
  • Trabaja según las metas acordadas, enfrentando los desafíos de manera constructiva
  • Responde por la implementación de proyectos o resultados del equipo
  • Asume responsabilidades y se esfuerza por planificar metas, superar obstáculos, contratiempos e incertidumbres
  • Actúa siempre de manera cumplida y utiliza los recursos con responsabilidad

Competencias Funcionales:

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y APRENDIZAJE

  • Demuestra interés en continuar su aprendizaje profesional y en aplicar nuevas habilidades y mejores prácticas
  • Promueve la gestión del conocimiento y un ambiente de aprendizaje en la oficina a través de liderazgo y ejemplo personal.

ORIENTACIÓN A RESULTADO Y EFICACIA OPERACIONAL 

  • Demuestra capacidad para realizar una variedad de tareas especializadas relacionadas con la gestión de los resultados.
  • Capacidad de programación, planificación y trabajo por resultados.
  • Habilidad para recopilar información de monitoreo, elaborar informes y documentos técnicos
  • Utiliza las tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso, en particular Excel, Word y PowerPoint.

Required Skills and Experience

Educación:

  • Profesional en Ciencias económicas, administrativas, ingeniera industrial o administración de empresas y finanzas.

Experiencia:

  • Requerido: Mínimo cuatro (4) años de experiencia en la gestión administrativa y financiera de programas o proyectos con entidades públicas, privadas o internacionales.
  • Deseable: Eexperiencia en proyectos de cooperación internacional preferiblemente con el sistema de Naciones Unidas
  • Idiomas: Español. Deseabl: Inglés

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

Información Importante para el aplicante

Todos las vacantes en la categoría SC son sujetas al reclutamiento local. Las contrataciones Service Contract (SC) requieren exclusividad de tiempo completo (100%) con el PNUD.

Información del Aplicante acerca de los rosters del PNUD.

EL PNUD se reserva el derecho para seleccionar a uno o más candidatos a partir del anuncio de este puesto. También podemos retener aplicaciones y considerar candidatos aplicando a este puesto para otras posiciones similares en el PNUD en el mismo nivel salarial y con descripciones de puesto, así como, requisitos de experiencia y educación similares.

Diversidad de la fuerza laboral

PNUD está comprometido con alcanzar una adecuada diversidad dentro de su fuerza laboral, por lo tanto invitamos a todos los candidatos calificados a aplicar sin importar su género, nacionalidad, discapacidades, orientación sexual, cultura, religión y etnia. Todas las aplicaciones serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

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