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Assistant de Liaison- Republication

Kananga

  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: Kananga
  • Grade: Administrative support - LICA-5, Local Individual Contractors Agreement
  • Occupational Groups:
    • Human Resources
    • Administrative support
    • Administration
  • Closing Date: Closed

Informations générales sur l’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle. 

La République démocratique du Congo

Le bureau de l’UNOPS en République Démocratique du Congo couvre cinq pays : La République Démocratique du Congo, La République Centrafricaine, la République du Congo, le Gabon et la Guinée Equatoriale.

Le bureau travaille constamment à étendre ses activités afin d’appuyer ses partenaires dans la mise en œuvre de leurs programmes et projets de développement. Basé en RDC depuis 1999, le bureau a diversifié et renforcé ses domaines d’expertise, contribuant ainsi activement aux efforts de développement durable menés sur le terrain. Il possède une vaste expertise qui couvre la réhabilitation et la construction d’infrastructures de base (services sociaux et administratifs), de routes et de ponts, ainsi que l’achat de biens et de services, en plus de proposer des services de gestion et de soutien de projets

Background Information - Job-specific

En ce qui concerne le projet MONUSCO, l'UNOPS a été prié de fournir une assistance opérationnelle à la MONUSCO qui nécessite divers services d'appui technique dans différents domaines.

Dans le cadre de son initiative de promotion de l’excellence organisationnelle, l’UNOPS en RDC recherche activement un Assistant (e) de Liaison qui fera partie de l’équipe d’un projet visant à assurer la gestion administrative d’une catégorie précise du personnel de la MONUSCO

Functional Responsibilities

Sous l’autorité du Chef de projet, et de l’orientation du Chargée du Support de Project, l’Assistant (e) de Liaison, assumera les rôles et responsabilités suivants :

  • Assurer la gestion des absences et veiller à ce que les demandes d’absences soient conformes aux règlements.
  • Elaboration des bons des commandes (POs) sur base des listes ou payrolls receptionnées de la MONUSCO  et bien signées
  • Prendre des mesures correctives sur les bons de commande en verifiant si le budget y inserré est correct et si les montants y attribués correspondent à la durée des contrats et au budget disponible.
  • Gestion des rosters ou base des données et sa mise à jour des tous les contractants des services du projet MONUSCO
  • Classer les dossiers du personnel conformément aux procédures (contrats, fiches de presences, les évaluations de performance, payrolls, ordres de paiement  et autres).
  • Traitement et suivi, de toutes les transactions relatives aux recrutements, fin et amendement des contrats ICA et aux salaires dans le payroll.
  • Se rassurer de la reception des fiches des presences mensuelles (AS) du personnel geré par l’UNOPS pour les Contractants Individuels (IC).
  • Faire le suivi de la reception du payroll de tous les staffs MONUSCO payé par UNOPS pour faciliter le paiement des salaires mensuels dans le delai imparti.
  • Assurer le suivi des contrats ICA qui arrivent à echeance, receptionner et distribuer les contrats.
  • Se rassurer sur les calculs exacts des montants à payer pour les salaires mensuels des ICs.
  • Garantir la meilleure collaboration entre l’equipe UNOPS du Projet MONUSCO et les différentes sections de la MONUSCO pour atteindre le bon resultat du travail.
  • S’assurer que toutes les évaluations de performance ont été faites en concertation avec les superviseurs ;
  • Informer les ICs et les points focaux MONUSCO sur l’evolution des paiements des salaires dans la localite de son ressort ;
  • Etablir un plan d’action pour suivre et liquider les reclammations de paiement de salaire ainsi que les remboursements des frais divers. Representer l’UNOPS lors des reunions avec les ICs et les points focaux MONUSCO localement ;
  • Effectuer toute autre tache en rapport à ses fonctions qui lui serait demandée par le Chef de Projet. 

Education

  • Avoir un diplôme d’etude sécondaire en sciences commerciales et ou en techniques administratives, en sciences sociales, en litteraires ou dans un autre domaine similaire est exigé,
  • Avoir un diplôme de licence ou Bachelor en sciences sociales, administration, gestion des entreprises, Ressources Humaines ou dans un domaine similaire sera un avantage.
  • Avoir un diplôme de graduat (BAC + 3) ou graduat en sciences sociales, administration, gestion des entreprises, ressources humaines ou dans un domaine similaire sera un avantage.

Experience

  • Avoir au moins cinq (5) ans d’expérience professionnelle pertinente progressive dans l’administration, gestion ou ressources humaines pour les candidats ayant un diplome d’études sécondaire.
  • Les candidats ayant un Bachelor, Graduat ou une Licence doivent avoir au moins 1 année d’expérience professionnelle pertinente.
  • Avoir une expérience au sein des Nations Unies ou ONGs Internationales sera consideré un avantage.
  • Avoir une excellente capacité redactionnelle et une bonne technique de communiquer clairement.
  • Connaissance du système ERP oneUNOPS est un avantage.

Languages

  • Une excellente maîtrise de la langue française est exigée.
  •  La matrise de la langue Locale `Tshiluba` est exigée pour ce poste.
  • Avoir une bonne connaissance de l'anglais sera consideré comme un avantage.

Competencies FR

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).
Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.
Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.
Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.
Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.
Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.
Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Contract type, level and duration

Contract type: Local Individual Contractor Agreement (LICA)
Contract level: LICA 5

Contract duration: 3 mois avec possibilité de renouvellement en fonction de la disponibilité des fonds et de la performance.

For more details about the ICA contractual modality, please follow this link:

https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx 

Considérations supplémentaires

  • Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
  • Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
  • Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
  • Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
  • Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
  • Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité del’ONU.
  • Prière de noter que la connaissance de la langue TSHILUBA est exigé pour ce poste
  • Veuillez aussi noter que ce poste est reservé uniquement aux Congolais de la RDC.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

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