Procurement Assistant

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

Les Country Management Support Units (CSU) ont ete mis en place dans la structure organisationnelle pour fournir un soutien aux cadres et au personnel afin qu'ils assument pleinement leurs responsabilites dans l'environnement GSM et pour assurer la conformite avec les politiques organisationnelles, procedures, regles et reglements sur toutes les questions administratives, financieres et d'operations dans le cadre du systeme de planification des ressources d'entreprise (ERP).

DESCRIPTION OF DUTIES

L'Assistant  aux achats/logistique rend compte  au Chargé des Operations, et fournit un appui aux gestionnaires et aux membres du personnel dans la realisation de transactions GSM dans les domaines suivants\: -Gestion des achats 1. Aider le Bureau Pays dans la preparation de leurs previsions d'achat. Base sur le plan previsionnel d'approvisionnement, l'Assistant fournit un appui dans l'execution des activites connexes d'approvisionnement et peut etre invite a participer, avec ou a la place du superviseur lors des reunions avec les fournisseurs ou les unites de programme;2. Elaborer les documents d'appel d'offres et cahiers des charges conformement aux besoins exprimes par les Programmes; 3. Assurer le fonctionnement du secretariat du Comite d'Achats des biens et services par la convocation des fournisseurs selectionnes, la prise des notes pendant les sessions organisees par la Comite d'Achats des biens et services et la redaction du rapport de selection;4. Proceder a la publication des appels d'offres de biens et services du Bureau;5. Effectuer les briefings reguliers aux membres du Comite d'Achats de biens et Services;6. Proceder a la creation des fournisseurs dans le systeme;7. Initier les requisitions dans GSM;8. Effectuer le suivi de toutes les requisitions initiees dans le systeme;9. Initier RPE dans GSM;10. Effectuer les revisions requises sur les transactions et/ou requisitions dans GSM;11. Effectuer l'evaluation annuelle des fournisseurs12. Initier les correspondances aux fournisseurs selectionnes et non-selectionnes;13. Accuser reception des biens et services en GSM;14. Suivre avec les services des finances concernant le reglement des factures des fournisseurs;15. Tenir a jour et correctement classees les archives des tous les achats du Bureau16. Tenir a jour la listes et les donnees des fournisseurs;17. Produire les statistiques des achats des biens et services du Bureau de maniere Trimestrielle;18. Produire un rapport annuel sur les Achats des biens et services du Bureau. LogistiqueAider le personnel international a l'importation, l'achat et l'enregistrement de leurs vehicules prives et des effets personnels;Suivre les requetes de biens et de services, y compris les exigences de recue, de paiement et de l'inventaire.Examiner regulierement les fournitures du bureau pays et prendre les mesures necessaires pour le renouvellement du stock;Coordonner et suivre les conditions des locaux du bureau, en liaison avec les services competents selon les besoinsCoordonner, avec l'appui du chauffeur superieur, le mouvement de tous les chauffeurs du Bureau Pays et assigner un chauffeur pour un voyage officiel;Assurer le suivi du processus d'inspection annuelle et de la politique d'assurance pour tous les vehicules du Bureau PaysGestion des reunions et des voyages 1. Mettre et gerer des plans de reunion dans le GSM;2. Mettre et gerer les demandes de voyage pour les reunions et missions officielles;3. Assurer la conformite avec le reglement sur les voyages; 4. Prendre les dispositions administratives pour toutes les reunions du Bureau Pays et les missions officielles et les plans de voyage;5. Suivre la mise en œuvre des recommandations des missions;6. Aider a la production de rapports, statistiques, et / ou materiel d'information en cas de besoin;7. Le titulaire du poste servira de back up aux membres de l'equipe dans des positions similaires ou differents au sein du Bureau Pays.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential\: Cycle secondaire complet plus une formation dans le domaine de l'administration générale, avec un accent sur les pratiques, théoriques et procédures en matière des achats, de logistique.

Desirable\: Formation sur les systèmes des Nations Unies/HR est un avantage.  Compétences éprouvées   dans la rédaction et l'édition requis.

Experience

Essential\: 10-15 ans d'experience à des postes administratifs, de preference avec plusieurs annees d'experience dans les Nations Unies et  une bonne connaissance de ses règles, règlement,  procedures et pratiques liees au travail de procurement.
Desirable\: Experience dans d'autres domaines tels que la gestion de Programme serait un atout.

Skills

Capacite a planifier, organiser, coordonner et mettre en place des intrants provenant de plusieurs sources pour exprimer des idees de facon claire et concise.Conception et realisation des taches avec peu de supervision. Tres bonnes connaissances de l'application Oracle ou des applications similaires (ERP);Bonne maitrise des politiques et pratiques de l'OMS, en l'occurrence les principes de gestion et leur application au sein de l'OMS ;Bonne capacite a agir independamment et a juger les faits ;Tres bonne aptitude organisationnelle et d'analyse, combinée avec des competences en communication orale et ecrite ;Savoir creer et maintenir des relations de travail saines avec des personnes de nationalites et de cultures differentes

WHO Competencies

1).    Communiquer de manière crédible et efficace

2).    Produire des résultats

3).    Favoriser l’intégration et le travail en équipe

4).    Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles

5).    Veiller à l’utilisation efficace des ressources

Use of Language Skills

Essential\: Excellente maitrise du français .
Desirable\: Connaissance pratique de l'anglais

REMUNERATION

WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at XAF 14,993,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level

• Only candidates under serious consideration will be contacted.

• A written test may be used as a form of screening.

• In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link\: http\://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.

• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.

• For information on WHO's operations please visit\: http\://www.who.int.

• WHO is committed to workforce diversity.

• WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.

• This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.