Programme Assistant

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

Les Unite d'appui administratif du bureau de pays ont ete mis en place dans la structure organisationnelle pour fournir un soutien aux cadres et au personnel afin qu'ils assument pleinement leurs responsabilites dans l'environnement GSM et pour assurer la conformite avec les politiques organisationnelles, procedures, regles et reglements sur toutes les questions administratives, financieres et d'operations dans le cadre du systeme de planification des ressources d'entreprise (ERP).

DESCRIPTION OF DUTIES

GENERALReceptionner et distribuer tous courriers adresses aux programmes,Preparer le plan d'action hebdomadaire des programmes,Preparer les reunions internes de meme que les ateliers organises par les programmes,Assurer la gestion des fournitures de bureau destinees aux programmes (Suivi de l'utilisation et inventaire), Tenir le tableau de suivi des assistances techniques recues par les Clusters,Initier les correspondances administratives courantes destinees aux responsables des Programmes du Ministere de la Sante ainsi que les correspondances relatives aux transactions financieres et budgetaires,Rassembler la documentation requise et initier les DFCs dans le systeme (GSM); Faire le suivi approprie des DFCs\: Transfert de fonds au Ministere, execution des activites, soumission a temps des rapports d'activites (technique et financier), verification des depanses et journalisation dans le systeme (GSM);--> Superviser et controler le flux d'informations des programmes par la verification, le tri, l'analyse et l'identification des domaines necessitant une action par les responsables des Programmes;--> Assurer un suivi efficacite et opportun des demandes d'information, des seances d'information et d'autres actions, emanant du programme, en liaison avec les unites et les equipes, le cas echeant;--> Recevoir les visiteurs et les appels telephoniques avec tact et discretion, et agir en fonction de la nature et l'urgence de chacun, y compris la redirection, le cas echeant.--> Fournir des informations pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels et / ou membres du personnel.--> Maintenir l'agenda et le calendrier des responsables des Programmes par la planification de reunions et / ou de reechelonnement en raison d'une perturbation par des evenements imprevus, redirige les visiteurs et les appels si necessaire.--> Surveiller les demandes de biens et services, y compris les exigences de reception, de paiement et de l'inventaire;--> Coordonner et suivre les besoins en espace de bureaux en liaison avec les services competents selon les besoins.CORRESPONDANCE--> Rediger general ou la correspondance administrative de sa propre initiative ou sur la base d'instructions; finaliser la correspondance / des rapports a la signature / l'approbation.--> Verifiez que la correspondance a expedier est presentee en conformite avec l'OMS et les styles du departement et verifier la langue, la grammaire et l'exactitude avant de soumettre a la signature et l'approbation.--> Analyser courrier recu et demander sur la base des references, des instructions, des reglements et precedents, la recherche, l'obtention et les informations jointes en prevision des besoins de l'agent responsable, ou de les rediriger, le cas echeant, identifier et mettre en evidence les documents recus et joindre des references et identifier les domaines necessitant une action par le personnel professionnel, en attirant leur attention sur des points specifiques.--> S'assurer que les rapports et documents techniques sont conformes aux normes, regles, pratiques et procedures de l'OMS, editer et corriger si necessaire avant leur soumission a la signature ou l'approbation de l'autorite competente.--> Utilisation des outils de suivi appropries, suivre et s'assurer que les dates cibles et les echeances sont respectees, et que la correspondance et les requetes sont repondu en temps opportun.GESTION DE L'INFORMATION--> En collaboration etroite avec les autres membres du personnel d'appui, creer et / ou maintenir des systemes de classement; revision constante du systeme de classement pour s'assurer que l'information est a jour et utilise de facon efficace et efficiente.--> Obtenir des documents et des informations provenant de sources internes et externes au besoin, effectuer des recherches d'information (bibliotheque, internet) comme demande.--> Coordonner la compilation des documents techniques demandes et fournis par un personnel professionnel, afin de s'assurer qu'ils sont logiquement compile, le formater et pour faciliter le travail du directeur.REUNION DE L'ADMINISTRATION--> Administrative des reunions, seminaires, ateliers, y compris\: preparation des plans d'evenements en GSM / Oracle, des lettres d'invitation, les estimations de couts et les demandes de voyage; aider a la preparation --> des documents; envoi de materiaux et la liaison avec les participants et les autres impliques.--> Preparer des presentations en utilisant PowerPoint et d'autres logiciels de sa propre initiative ou sur la base d'instructions.--> Planifie des reunions d'equipe/ departement conformement aux calendriers et besoins; des proces-verbaux et le suivi des points d'action pour assurer une reponse a temps aux demandes de l'OMS et de la preparation du proces-verbal.--> Obtenir des briefings et documents de references pour les reunions, seminaires, ateliers, etc pour etre assiste par un personnel professionnel de l'equipe, verifier leur disponibilite et s'assurer qu'ils ont les dossiers d'information et documents appropries.VOYAGEUtiliser GSM / Oracle, pour etablir les demandes de voyage pour les voyages officiels de l'OMS. Faire des reservations de vol et l'hotel, preparer les dossiers de voyage et traiter avec d'autres sujets connexes comme demande ou de sa propre initiative.TRADUCTION, PRISE DE NOTES & REDACTION DES COMPTES RENDUSEffectuer la traduction, de l'Anglais vers le Francais, des messages et de documents d'information et des reunions destines a usage professionnel; Prendre de notes et rediger les Comptes Rendus et/ou Proces-Verbaux des reunions organisees par les Programmes Techniques et/ou par leurs responsables. AUTRES FONCTIONSS'acquitter d'autres taches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris fournir un appui a d'autres domaines du travail

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential\: Fin d'etudes secondaires ou equivalente formation technique ou commerciale.
Desirable\: La formation dans le domaine du secretariat ou dans un domaine administratif est souhaitable.

Experience

Essential\: 8 ans d'experience pertinente.
Desirable\: Experience dans des postes de soutien administratif ou a une autre Agence du SNU est un atout. Experience base sur Oracle ou d'autres systemes d'ERP est aussi un atout.

Skills

Le titulaire conserve et met a jour la competence dans l'utilisation de la technologie de bureau moderne par le biais de cours internes, en cours d'emploi formation ou auto-formation. Il tient au courant des changements dans les procedures et les pratiques, regles et reglements, structure organisationnelle, dans le departement, le cluster et l'OMS, dans le but de briefer les autres et d'expliquer les procedures.

WHO Competencies

1. Connaître et gérer vous-même

2.   Produisant des résultats 

3.   Favorise l'intégration et l'équipe de travail 

4. Avancer dans un environnement en pleine évolution

Use of Language Skills

Essential\: Excellente maitrise du français
Desirable\: Connaissance pratique de l'anglais

REMUNERATION

WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at XAF 12,294,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level

• Only candidates under serious consideration will be contacted.

• A written test may be used as a form of screening.

• In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link\: http\://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.

• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.

• For information on WHO's operations please visit\: http\://www.who.int.

• WHO is committed to workforce diversity.

• WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.

• This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.