Recrutement d’un(e) consultant(e) pour assurer l’archivage des dossiers du bureau d’ONU Femmes en Tunisie

Background

Le bureau de l’ONU Femmes en Tunisie lance un appel à consultation pour recruter un/une documentaliste dans le but d’organiser le classement des dossiers du bureau, d’assurer leurs archivages physique et électronique.

Les documents à classer et à numériser sont constitués principalement de dossiers d’achats, financiers et programmatiques.

Duties and Responsibilities

L’objectif de cette consultation est :

• La mise en place d’un système de classement et d’archivage physique efficace.
• La mise en place d’un système de classement électronique efficace.

• Mandat du/de la consultant/e  

Le/la consultant/e national/e travaillera en étroite collaboration avec l’équipe du bureau d’ONU Femmes en Tunisie et sur la base des orientations  proposées pour réaliser les tâches suivantes :

• Le tri des dossiers.
• La réorganisation des dossiers.
• La création d’un système d’archivage des dossiers.
• L’archivage des dossiers de l’année 2012 à l’année 2018.
• La proposition d’une structure et codification des dossiers.
• La numérisation des documents essentiels pour l’audit.

• Livrables prévus

Un rapport des activités réalisées pour la mise en place d’un plan de classement et d’un système de gestion des archives et de numérisation et retraçant la liste des documents archivés et classés.

• Paiement :

Le paiement se fera en deux tranches sur la base des livrables et la certification d’une performance satisfaisante « certification of satisfactory performance » par la Country Programme Coordinator, et ce, après la validation des livrables par l’ONU Femmes

Le/la consultant/e travaillera sous la supervision directe de la Country Programme Coordinator et sera responsable de compléter les tâches et livrables tels que mentionnés ci-dessus.

• Critères d’évaluation :

Évaluation de la proposition technique :

Analyse cumulative :

Une procédure en deux étapes sera utilisée pour évaluer les soumissions. La proposition technique sera évaluée avec une exigence minimale de passage de 70% du total des points pouvant être obtenus [note maximale : 70 points] pour la proposition technique.

Sera rejetée à ce stade toute proposition technique n’ayant pas atteint la note technique minimale de 49 points (correspondant à 70% du total des points) et ce, avant la comparaison des offres financières.

Seules les offres financières des consultants/es dont la proposition technique a atteint le seuil technique minimal de 49 et jugé conforme sera ouvertes. Les propositions non conformes ne seront pas admissibles aux phases ultérieures de l’examen.

Le nombre maximal de points qu'un/une consultant/e peut obtenir pour sa proposition est le suivant :

Proposition technique : 70

Proposition financière : 30

Nombre total de points : 100

Le comité technique évaluera et notera les propositions techniques selon les critères suivants (max 70 points) :

• Note méthodologique démontrant la démarche à adopter pour assurer l’archivage des dossiers : 35 points
• Expertise en gestion des achats et des paiements : 20 points
• Expertise en gestion de programmes : 15 points.

Seuls les offres qui obtiennent un minimum de 49 points dans l'évaluation technique seront pris en considération pour la 2ème phase d'évaluation.

Évaluation de la proposition financière :

La proposition financière la moins-disante obtient la note maximale des points attribués à l’offre financière. Toutes les autres propositions financières sont notées selon la formule suivante :

P = y (µ/z)

Où :

P = points attribués à l’offre financière faisant objet d’évaluation

Y = nombre maximum de points attribués à l’offre financière 

µ = prix de la proposition la moins disante

Z = prix de la proposition faisant objet d’évaluation

Le contrat est attribué au consultant/e ayant obtenu le score global le plus élevé, suite à l’addition des deux notes technique et financière.

• Dossier de soumission

Le dossier de soumission doit comprendre :

• Une note méthodologique détaillée décrivant l’approche et les outils préconisés pour la réalisation de la prestation et un calendrier d’exécution ;
• Un CV détaillant l’expérience professionnelle dans les domaines liés à la prestation demandée.
• Le formulaire P11 (UN Women Personal History form) actualisé. Il peut être téléchargé à : http://www.unwomen.org/about-us/employment/
• Une proposition financière détaillée en HT et TTC incluant tous les frais de déplacement liés à la mission, et déclinée par tranches en fonction des livrables détaillés ci-dessus.

Note : Veuillez scanner toutes les pièces demandées en un seul document étant donné que le système ne permet pas d’en télécharger plusieurs.

Competencies

Valeurs CORE

• Respect de la diversité
• Intégrité
• Professionnalisme

Compétences CORE

• Sensibilisation et sensibilité en matière de genre
• Responsabilité
• Résolution de problèmes créatifs
• Communication efficace
• Collaboration inclusive

Compétences fonctionnelles

• Capacité à consolider l’information de sources multiples ;
• Capacité à préparer et présenter des informations stratégiques pour les décideurs ;
• Capacité à travailler de manière indépendante aussi bien qu’en équipe ;
• Excellente gestion du temps et capacité à produire les livrables dans les délais convenus.

Required Skills and Experience

Formation académique :

Formation d’enseignement secondaire supérieur (Baccalauréat ou équivalent) en sciences économiques /sciences sociales/ sciences humaines ou équivalent

Expérience professionnelle :

• Expérience d’un minimum de 4 ans dans la gestion des archives, une expérience au sein du système des nations Unies serait un atout

Ou

• Expérience d’un minimum de 4 ans en gestion des dossiers d’achats et/ou paiement au sein du système des Nations Unies

Ou

• Expérience d’un minimum de 4 ans en gestion de programmes, une expérience au sein du système des nations Unies serait un atout

Langue :

• Excellente maîtrise de la langue arabe et française (oral et écrit) ; l’anglais serait un atout

Autres :

• Avoir une maitrise de l’outil informatique : Word, Excel, PowerPoint