Business Support Assistant G4 (HR)

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISATIONEL

Ces emplois se trouvent dans les bureaux de pays (COs), les Bureaux régionaux (RBs) et le Siège (HQ). Les titulaires de postes peuvent soit assumer des fonctions de soutien administratif au bureau de front et faire rapport à l'Associé de soutien aux affaires, soit fournir un soutien administratif aux équipes avec la ligne de reporting au chef d'unité concerné, au chef ou au désigné. Dans les cas où ces postes soutiennent un secteur d'activité particulier, la ligne de déclaration peut être adressée au chef d'unité concerné, au chef ou au représentant désigné.

À ce niveau, les travaux sont effectués sous un minimum de supervision. On s'attend à ce que les titulaires de titres produisent un travail organisé et précis, en entreprenant des activités spécifiques de soutien aux entreprises. Ils peuvent offrir des conseils sur les pratiques courantes à un personnel plus jeune dans leur domaine de travail.

RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)

L’employé/e travaillera sous la supervision directe de l’Officer RH et sous la supervision générale de la responsable RH :

1. Fournir de l'aide sur les questions générales sur les ressources humaines (RH) et les mesures de suivi afin de garantir la prestation de services cohérents et de grande qualité aux clients.
2. Toutes les étapes du recrutement de la publication des postes jusqu’à l’étape de la prise de références en utilisant la plateforme électronique.
3. Prendre des formations en cours d'emploi et soutenir son développement et améliorer les connaissances des systèmes et des procédures de RH nécessaires à l'accomplissement de ses tâches
4. Assurer la liaison avec d'autres unités / bureaux internes sur des questions liées aux ressources humaines, c'est-à-dire la paie, les contrats les recrutements etc. et fournir les informations nécessaires afin de contribuer à  l' efficacite des services  RH 
5.  Extraire et compiler des données RH sur le recrutement et la sélection du personnel, lees conditions contractuelles, les droits, les performances et les exigences de formation, afin de soutenir les besoins d'analyse et de rapport.
6.  Fournir un soutien administratif dans diverses activités des RH dans les domaines de travail attribués par le cadre professionnel, y compris l'intégration de nouveaux membres du personnel conformément aux processus et procédures pertinents.
7.  Tenir des dossiers confidentiels du personnel, des bases de données RH et des archives, afin de s'assurer que les données et les fichiers sont correctement stockés et mis à jour conformément aux normes établies

Responsabilites clés non exhaustives(suite)

8.  Élaborer divers documents relatifs aux RH requis pour le domaine d'activité spécifique (contrats de travail, lettres de transfert, documents relatifs à la formation, etc.) garantissant l'exactitude et le respect des délais fixés ;

9.  Utiliser des systèmes de gestion des RH pour saisir et mettre à jour diverses données RH, y compris une assistance pour le suivi des différentes échéances (expiration du contrat, etc.), pour respecter les délais et l'exactitude des données RH.

10. Soutenir le déploiement du personnel et les mesures administratives connexes, y compris la préparation de rapports de base, pour faciliter un service RH efficace

11.Gérer les situations médicales du personnel national et international en contact avec les structures médicales locales et les services du bien-être régionaux et du siège ;

12. Avoir une bonne connaissance des assurances médicales, ainsi que les droits et avantages afin de fournir une assistance efficace aux employés

FONCTIONS ADDITIONNELLES SPÉCIFIQUES

1. Répondre aux demandes des collègues sur leur droits et bénéfices d'une façon efficace et rapide dans l' esprit de l' excellence et en tenant compte des échéances.
2. Connaitre et se référer aus règles et régulations du PAM et au Manuel des ressources humaines et savoir en extraire les informations nécessaires
3. Avoir l' esprit d'équipe et travailler à obtenir des résulats d'équipe vers un même but.

4P CAPACITÉS PRINCIPALES D'ORGANISATION

Mission

• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Aide les coéquipiers à énoncer les objectifs stratégiques du WFP.
• Être une force pour un changement positif :Suggère des améliorations potentielles aux processus de travail de l'équipe au superviseur
• Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe : Explique l'impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires auprès des coéquipiers.
• Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de l'unité serviront à la mission du PAM.

Equipe

• Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Forme les coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités.
• Créer une culture inclusive : Cherchent des occasions de travailler avec des gens de différents horizons.
• Developper et fournir une rétroaction constructive : Sert de coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.
• Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» : Poursuit les progrès vers les objectifs et partage cette information de façon régulière avec le superviseur.

Performance    

• Encourager l'innovation et les solutions créatives : Explore les moyens d'être systématiquement plus efficaces et précis dans les domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues
• Se concentrer sur l'obtention de résultats: Se concentre sur l'obtention de résultats et suit les tendances des taux d'achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d'efficacité
• Prendre des engagements et les respecter : Prend la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements
• Être décisif :Décide indépendamment des mesures à prendre face aux choix critiques en milieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain

Partenariat        

• Connecter et partager entre les unités du PAM: Suggère des possibilités de partenariat avec d'autres unités au superviseur.
• Établir des partenariats externes solides : Identifie les occasions de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs
• Être politiquement agile et adaptable : Comprend la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l'équipe.
• Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires: Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

1.Avoir terminé les humanités complètes et avoir travaillé au moins quatre ans dans le secteur des ressources humaines ou de l' administration sur un poste d'un grade similaire.

2. Détenir un diplome ou un certificat post secondaire dans un domaine administratif, communication, developpement communautaire ou autre serait un atout

2. Avoir ujne bonne capacité de rédaction en français et parler couramment le Francais

3.Avoir une connaissance intermediaire de l' anglais ( Niveau B)

4. Avoir des  capacités d' apprentissage rapide et de bien travailler dans un milieu multiculturel, être honnête  et intègre

QUALIFICATIONS REQUISES POUR L'ENTRÉE DANS CE RÔLE

• Maîtrise de l'utilisation d'équipement de bureau et de progiciels informatiques, tels que Microsoft Word, excel, Wings
• Avoir une capacité d' apprentissage en informatique  pour  maitriser les  autres logiciles  utilisés aux ressources  humaines
• Connaissance des méthodes de travail et des routines de travail afin de terminer les processus sous une supervision minimale.
• Utilise le tact et la courtoisie pour donner et recevoir de l'information à un large éventail de personnes.
• Capacité d'identifier les écarts de données et de corriger les problèmes nécessitant une attention particulière.
• etre capable  de  travailler sous  supervision et respecter  le reglement , les procédures et le code  de  conduite du PAM et des Nations Unies.

MODALITÉS ET CONDITIONS D'EMPLOI

Les candidatures féminines qualifiées sont fortement encouragées.

• Les demandes seront reçues uniquement en ligne.
• Le PAM appliquera un processus de sélection rigoureux et transparent comprenant une évaluation approfondie des compétences techniques afin de s’assurer que les meilleurs candidats soient sélectionnés pour le poste.
• Assurez-vous que votre demande contient des informations précises et complètes sur les qualifications requises, les dossiers d’emploi et les compétences linguistiques.
• Seuls les candidats présélectionnés seront invités à une entrevue . Les dossiers ne comportant pas de diplômes ne seront pas considérés.
• Le PAM s’est engagé dans la diversité et l’ inclusion dans son effectif et encourage les candidatures féminines, masculines qualifiées de tous les milieux religieux et ethniques à faire leur demande.
• Aucune somme d’argent n’est demandée par le PAM pour le recrutement du Personnel.
• Le PAM applique la tolérance zéro à toute forme de discrimination et ne fait pas de discrimination sur base du satut sérologique au VIH SIDA.

  CE POSTE EST OUVERT UNIQUEMENT OUVERT EN INTERNE AU PAM ET AU SYSTEME DES NATIONS UNIES.

• LE SALAIRE EST FIXE AU GRADE G4/1 soit 1.482.083 FBU par mois

• SEULS  LES FONCTIONNAIRES EN FONCTION AU PAM OU DETENANT UN CONTRAT DANS UNE DES AGENCES DES NATIONS UNIES PEUVENT APPLIQUER

DATE DE FIN D'AFFICHAGE

Ce poste  est ouvert  jusqu'au 28 Avril 2018