Assistant(e) administratif (ve) du Projet

La crise déclenchée en 2015 au Burundi crée actuellement une fragilité institutionnelle qui entrave le leadership national et l'appropriation des projets / programmes. Cette crise a eu de graves répercussions sur le secteur de la justice, la cohésion sociale et a profondément affecté le tissu social et l'économie du pays, en particulier avec la suspension continue de l'aide budgétaire directe par les principaux donateurs. Le projet « Promouvoir la bonne gouvernance, le renforcement de l’Etat de Droit et la Consolidation de la Paix au Burundi » mis en œuvre par le PNUD et le Ministère de la Justice  représente une approche de proximité en vue de l’ amélioration de l'accès à la justice pour les populations vulnérables et le renforcement de la cohésion sociale au sein des communautés à travers l'aide juridique aux personnes vulnérables fournie par les bureaux de consultations juridiques gratuites des barreaux locaux.

Basé sur son expérience de travail avec les institutions de justice pour consolider la paix ainsi qu’avec les acteurs de la société civile et répondant aux besoins actuels définis par les stratégies nationales existantes , y compris la politique ministérielle de la Justice 2016-2020 dans ce domaine, le PNUD suit une approche générale qui cible à la fois les causes profondes et les conséquences de cette crise cyclique, non seulement au niveau macro-politique et économique, mais aussi au niveau de la communauté locale. A cet effet, dans ses moyens de réponse, le PNUD cible les structures qui fournissent des services directs aux communautés et vise à habiliter les communautés locales à résoudre les tensions / conflits pour renforcer la cohésion sociale.

A cet égard, le programme formulé par le PNUD dans le domaine de la justice et de renforcement de l’accès à l’aide légale, les interventions du PNUD au Burundi visent à (1) renforcer les mécanismes de responsabilisation et de transparence dans le secteur de la justice; (2) développer des mécanismes et des outils pour limiter l'impact des dysfonctionnements de la justice pénale sur les populations vulnérables; (3) améliorer l'accès à l’aide légale pour les populations vulnérables; (4) autonomiser les femmes victimes de VBG qui ont suivi le processus judiciaire pour réduire leur vulnérabilité à travers des activités génératrices de revenus; (5) renforcer la cohésion sociale au sein des communautés grâce à l'aide juridique aux personnes vulnérables fournie par les consultations juridiques gratuites par les barreaux de consultation gratuites locaux; (6) soutenir les espaces de dialogue dans la promotion des mécanismes de résolution des conflits communautaires; (7) Améliorer les conditions de détention légales et matérielles et promouvoir les activités de réinsertion des détenus.

Ainsi, pour accompagner ce processus les modalités de gestion  du projet,  prévoit le recrutement d’un(e)  Assistant(e) financier(ère) pour le projet.
 

Sous la coordination du Conseiller Technique Principal  l’Assistant(e) Administratif (ve) assume les responsabilités et fonctions suivantes :

• Assurer le suivi et l’application des procédures et réglementations financières du PNUD;
• Assurer le suivi financier des partenaires de mise en œuvre des activités,
• Gérer les véhicules et les fournitures de bureaux pour les trois provinces.

Dans ce cadre, le titulaire du poste assumera les responsabilités suivantes :

• S’assurer que les processus financiers, les enregistrements et rapports financiers sont conformes aux règles et à la règlementation du PNUD ;
• Collecter les données détaillées pour le Plan de Travail Annuel ; présenter des informations pertinentes en vue de l’élaboration des budgets en s’assurant de la conformité aux objectifs du Programme ;
• Préparer les demandes de paiement pour les avances consenties aux partenaires dans le cadre de la mise en œuvre des Projets, assurer le suivi de l’exécution financière des ressources allouées et procéder à la vérification des états financiers et en particulier des pièces justificatives soumises ;
• S’acquitter des tâches comptables diverses concernant les opérations quotidiennes et périodiques: préparation des demandes de paiement, établissement des éléments de rapports financiers périodiques, des rapports d’étapes et des rapports de fin des échéances financières qui sont présentés aux bailleurs de fonds ;
• S’assurer que les documents de support des paiements sont complets avant leur transmission aux Finances pour finalisation ;
• Maintenir un système de contrôle des dépenses internes pour s’assurer que les vouchers sont correctement saisis, que les transactions sont correctement enregistrées et saisies dans ATLAS, que tous les paiements sont effectués ;
• Vérifier dans Atlas l’exactitude des données bancaires du fournisseur, de la méthode de paiement, du COA et effectuer les contrôles nécessaires pour éviter une duplication dans les paiements ;
• S’assurer que les conditions et les modalités de paiement soient conformes aux Purchase Orders et aux contrats pour les paiements avec PO ;
• Initier les écritures de correction (régularisation dans le journal comptable) ainsi que les écritures de correction des paiements ;
• S’assurer du renouvellement de l’assurance des véhicules et de leur entretien régulier et procéder à la vérification de l’enregistrement des déplacements ;
• Gérer les approvisionnements de fournitures de bureau et du carburant comprenant la mise à jour des fiches de stocks ;
• Classer et archiver les documents administratifs et  financiers ;
• Assurer toute autre tâche selon les besoins et sur demande du coordinateur de programme.

Impact des Résultats :

• La diligence dans la préparation des budgets facilitera la planification financière du projet. L’application des procédures financières du PNUD assurera une gestion transparente des fonds du projet.
• Le respect des échéanciers pour le paiement des fournisseurs et dans la production des rapports financiers contribuera à l’atteinte des objectifs du projet.

Compétences fonctionnelles

Construction de partenariats

Niveau 1.1 : Partage et Maintien des informations

• Démontre la capacité à développer et à maintenir de bonnes relations avec les collègues et les partenaires
• Prépare et fournit les rapports financiers des ressources utilisées sur demande du superviseur dans l’optique de renforcer le partenariat ;
• Veille au renforcement des capacités en suivi et gestion financière des partenaires d’exécution.

Promotion de l'apprentissage organisationnel et du partage des connaissances

Niveau 1.1: Recherche fondamentale et analyse

• Identifie et communique les opportunités de promouvoir le partage des connaissances et l'apprentissage.

Promotion des changements et du développement organisationnels

Niveau 1.2: Présentation des informations sur les meilleures pratiques dans les changements organisationnels

• Est Apte à identifier les problèmes et à proposer des solutions.

Compétences professionnelles/Expertises techniques

Niveau 1.1: Connaissance fondamentale du processus, des méthodes et des procédures

• Comprend les processus et méthodes de travail par rapport au poste ;
• Possède les connaissances de base sur les politiques et procédures de l`organisation en rapport avec la gestion des ressources financières et les applique de façon constante dans le travail ;
• S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage ;
• Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans son travail quotidien ;
• Est apte à effectuer un travail de nature confidentielle et traiter un grand volume de travail ;
• Possède une bonne connaissance des règlements relatifs aux Finances  et du Guide de Gestion des Résultats, de la Comptabilité ;
• Maîtrise de l’outil informatique en général et d’Atlas en particulier ;
• Est apte à travailler en équipe : aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité ;
• A de bonnes capacités à développer ses compétences personnelles et professionnelles.

Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion

Niveau 1.1: Collecte des données et mise en œuvre de systèmes de gestion

• Exploite les informations / bases de données / autres systèmes de gestion ;  
• Fait des recommandations relatives à des procédures de travail et à la mise en œuvre de systèmes de gestion.

Orientation vers le Client

Niveau 1.1: Entretien de bonnes relations avec les clients

• Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et pour satisfaire les délais ;
• Fait des rapports aux clients internes et externes d`une manière correcte et en temps opportun ;
• Répond rapidement aux besoins des clients.   

Promotion de la recevabilité et de la gestion basée sur les résultats

Niveau 1.1 : Collecte et diffusion des informations

• Met en place et entretient les bases de données ;
• Assure la préparation à temps des informations pour l`élaboration des différents rapports financiers.

Compétences générales

• Démontre /préserve des valeurs d’éthique et d’intégrité ;
• Démontre une connaissance des entreprises et un bon jugement ;
• L’auto développement, la prise d’initiative ;
• Esprit d’équipe et facilite le travail d’équipe ;
• Une aptitude à travailler en équipe dans un environnement multiculturel et multi ethnique avec la sensibilité et le respect de la diversité;
• Une bonne capacité interpersonnelle ;
• Avoir une bonne capacité rédactionnelle.

Etudes :  

• Diplôme de niveau A2 en gestion, finances, comptabilité, commerce ou tout autre domaine apparenté ;

• La détention d’une licence dans ces mêmes domaines constitue un atout.

Expérience :    

• Un minimum de 5 ans d’expérience en administration et finances ou dans le domaine fonctionnement des programmes sont requis ;

• Expérience dans l’utilisation de l’Informatique (MS Word, Excel, Power point, Outlook, etc.) et une connaissance avancée des tableurs et bases de données, une expérience dans l’utilisation de sites WEB basés sur les systèmes de gestion ainsi qu’une bonne maitrise des logiciels de gestion financière, de préférence PeopleSoft ;

• Expérience dans une organisation internationale et/ou expérience des mécanismes de gestion du système des Nations Unies constitue(nt) un avantage certain ;

• Une connaissance de l’IPSAS est souhaitable.

Langues requises :  

• Maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais.  

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.