Asistente Administrativo/a

Buenos Aires

Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
Location: Buenos Aires
Grade: Administrative support - LICA-5, Local Individual Contractors Agreement
Occupational Groups:
- Administrative support
- Administration
Closing Date: Closed

Background Information - Job-specific

Bajo la guía y supervisión del Jefe de Servicios de Soporte, Gerente de Operaciones o Asociado/a Administrativo/a, el/la Asistente Administrativo/a proporciona soporte a las operaciones de la oficina que realizan una variedad de procesos administrativos estándar que garantizan una alta calidad y precisión del trabajo. El/la Asistente Administrativo/a puede tomar decisiones de rutina sobre procesos administrativos basados en lineamientos claramente establecidos. Al realizar su trabajo, ell/a Asistente Administrativo/a promueve un enfoque de cliente, calidad y orientado a resultados.

El/la Asistente Administrativo/a trabaja en estrecha colaboración con el personal de Operaciones, Programas y Proyectos en la Oficina Regional. Operaciones o Centro de proyectos, así como con el personal de otras agencias de las Naciones Unidas para intercambiar información y garantizar la prestación constante de servicios.

Functional Responsibilities

Resumen de funciones clave:

Apoyo al funcionamiento efectivo y eficiente de la oficina / departamento / unidad
Soporte a servicios administrativos y logísticos
Soporte con respecto a problemas de protocolo y solicitudes de documentación oficial
Soporte para mantenimiento de oficinas y administración de activos
Apoyo para la construcción de conocimiento y el intercambio de conocimiento

1. Asegura el funcionamiento eficaz y eficiente de la oficina / departamento / unidad, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

Contactos con visitantes y personal, organización de citas y reuniones, actuando como intérprete cuando sea necesario y / o tomando minutas.
Recopilación y preparación de materiales de información y presentación, discursos, información de antecedentes y documentación para reuniones y misiones.
Mantenimiento de copias impresas y archivos electrónicos, materiales de referencia y registros confidenciales según sea necesario
Colaboración en la preparación del plan presupuestario administrativo para la oficina
Revisar y monitorear los gastos contra el presupuesto administrativo de la oficina, señalando a la atención del supervisor cualquier problema o discrepancia que amerite una revisión adicional.
Gestión de caja chica
Preparación de autorización de viaje para el personal
Traducción de correspondencias simples, cuando sea necesario.

2. Asegura un apoyo administrativo y logístico efectivo, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:

Organización de envíos, arreglos de despacho de aduanas, preparación de documentos para envíos de UNOPS (recibidos / enviados), preparación de toda la documentación necesaria, implementación de acciones de seguimiento
Desempeño de un rol de Comprador en OneUNOPS y preparación de órdenes de compra para actividades de viaje, pagos, contratos.
Apoyo a la organización de procesos de compras incluyendo la preparación de RFQs, documentos ITBs o RFPs, recibo de cotizaciones, ofertas o propuestas, su evaluación preliminar. Preparación de PO.
Arreglos de reservas de viajes y hoteles, preparación de autorizaciones, solicitudes de trámite de visados, documentos de identidad y otros documentos.
Apoyo administrativo para conferencias, talleres, retiros.
Recopilación de información para DSA, agencias de viajes y otras encuestas administrativas, apoyo a la organización de servicios comunes.
Disposición de transporte de vehículos, mantenimiento regular de vehículos y seguro.
Verificación y registro de registro diario de vehículos y consumo de gas, actualización y mantenimiento del informe de historial de vehículos.
Custodio para la gestión de suministros de papelería de oficina, incluido el mantenimiento de la lista de existencias de artículos de papelería, la distribución de artículos de papelería según lo requerido por el personal y el mantenimiento de un registro de distribución.
Mantenimiento del sistema de archivo que garantiza la custodia de los materiales confidenciales.
Extracción de datos de varias fuentes.
Investigación y recuperación de datos estadísticos de fuentes internas y externas; preparación de gráficos estadísticos, tablas e informes.
Seguimiento de los plazos, los compromisos asumidos, las acciones realizadas y la coordinación de la recopilación y presentación de los informes al jefe de la unidad.
Asistencia en la preparación del presupuesto, provisión de información para la auditoría.

3. Proporciona soporte con respecto a problemas de protocolo y solicitudes de documentación oficial, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

Entrega puntual de certificados de protocolo oficiales; arreglos con los departamentos de la ONU para todas las cuestiones relacionadas con la documentación oficial que se proporcionará al personal internacional, como los requisitos de visado, el permiso de trabajo, los requisitos de seguridad, salud, etc
Arreglos con los departamentos de la ONU para que se proporcione documentación oficial para la importación / exportación o transferencia de bienes
Establecimiento y mantenimiento de una relación de trabajo eficiente con los ministerios del gobierno.
Proporcionar información precisa y completa al personal sobre los documentos justificativos necesarios para el personal y sus dependientes, y la importación / exportación o transferencia de bienes; lista actualizada de los documentos requeridos puestos a disposición de cada miembro / unidad del personal
Hoja de monitoreo individual para rastrear el estado de la documentación presentada para cada miembro del personal y sus dependientes, asegurando que la documentación oficial coincida con el calendario anunciado
Información precisa proporcionada a individuos / unidades previa solicitud sobre los pasos administrativos requeridos y el estado de su archivo de proyecto.
Información precisa y oportuna sobre procesos y cuestiones pendientes para las personas / unidades interesadas

4. Proporciona soporte para mantenimiento de oficinas y gestión de activos, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

Mantenimiento de registros de gestión de activos, preparación de informes.
Mantenimiento de archivos y registros relevantes para el mantenimiento de la oficina
Prestación de apoyo para el mantenimiento de locales comunes y servicios comunes

5. Brinda apoyo para la construcción de conocimiento y el intercambio de conocimiento, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:

Participación en las capacitaciones para el personal de programa, operaciones y proyectos en administración
Contribuciones sólidas a redes de conocimiento y comunidades de práctica.

Los resultados clave tienen un impacto en la eficiencia de la unidad. La entrada precisa de datos, la presentación de información y el enfoque orientado al cliente mejoran la capacidad de UNOPS como proveedor de servicios eficiente y de primera clase y su contribución al desarrollo del país.

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones).

Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas.

Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios.

Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión.

Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas.

Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común.

Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Education/Experience/Language requirements

Educación

Se requiere Licenciatura universitaria superior, de preferencia en el área de administración o disciplinas relevantes afines al cargo.
Se aceptarán candidatos sin título de licenciatura y con formación mínima de Estudios de Educación Secundaria finalizados, siempre que aporten años adicionales de experiencia a la requerida

Experiencia

Se requieren de 1 a 5 años de experiencia relevante (dependiendo de las credenciales académicas) en administración o servicio de soporte de programa.
- Con Licenciatura se requerirá 1 año de experiencia.
- Con Diploma Técnico se requerirán 3 años de experiencia
- Con Estudios Secundarios se requerirán 5 años de experiencia.
Experiencia en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (MS Office) es altamente deseable.
Experiencia en manejo de sistemas de gestión basados en la web se considera un plus.

Language requirements

Se requiere fluidez en idioma español
Se valorará conocimiento de idioma inglés

Contract type, level and duration

Tipo de contrato: Acuerdo como Contratista Individual (ICA)
Nivel de contrato: Local ICA 5 - Soporte (LICA)
Duración de contrato: 12 meses con posiblidades de extensión de acuerdo a disponibilidad de fondos y desempeño.

Este contrato se establece en la modalidad de Contrato regular mensual, es decir se requiere una prestación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural.
Para mayor información sobre la modalidad contractual ICA, por favor siga el enlace:

https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Información adicional

Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET). 7 p.m. Argentina
Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.

Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales. La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.

Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.

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